档案检查工作简报

主办：档案检查工作领导小组办公室（档案馆）

第3期 2017年6月14日

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5月3日，西安工程大学党委宣传部部长王志、档案馆馆长高建会、档案馆专家馆员许今燕等一行来到武汉纺织大学学习调研。该校党委副书记刘在洲与大家亲切会谈。武汉纺织大学宣传部、档案馆、主体办负责人参加了座谈会。双方就大学精神表述语凝练、高校宣传思想文化、校史文本整理、档案管理等工作进行了深入交流探讨。

档案馆馆长汪静详细介绍了该校档案馆资料收集整理、电子化、湖北省档案局对高校档案检查情况及其该校的具体做法。高建会介绍了我校档案馆基本情况、数字化建设、志鉴编纂和今年陕西省高校档案检查工作进展的有关情况。双方表示，要加强交流学习，相互借鉴提高，共同做好档案工作。

会前，全体参会人员集体观看了《武汉纺织大学宣传思想文化纪实》专题宣传片。

副校长吴轩第调研指导档案馆工作情况

5月5日下午，副校长吴轩第来到金花校区教学主楼一楼档案馆办公室，与专家馆员席天良和档案馆馆长高建会一起，讨论2016年年鉴编纂和档案检查工作。

吴轩第听取了高建会关于我校年鉴编辑工作情况，指出要精简年鉴内容，突出重点事件，提高可读性。吴轩第同时询问了图书馆楼体施工进度，以及档案馆目前办公场地存在的困难。

为方便各部门立卷归档，档案馆已经在临潼校区提供了装订机、卷皮等装订材料，地点位于大学生活动中心一楼校史馆接待室，妥善的解决了金花校区因图书馆楼施工带来的工作不便。

高建会表示，大家一定会团结一致，克服困难，保证档案工作顺利进行。

档案馆开展“5.18国际博物日”宣传展览活动

为庆祝第41个“5.18国际博物馆日”，积极响应上级和学校关于开展第41个“5.18国际博物馆日”宣传活动的要求，进一步扩大博物馆和博物馆工作的社会知晓度和影响力，提高博物馆工作服务社会、宣传学校和提升文化的能力，档案馆同时在两校区举办形式多样的博物馆知识展览与宣传活动。今年“5.18国际博物馆日”的主题为“博物馆与有争议的历史：博物馆讲述难以言说的历史”。

展出的主要内容为：西安工程大学校史馆简介、校史馆、纺织服装博物馆社会服务与文化传承概况、纺织科普馆简介、现代服饰馆简介和西部民族民间服饰馆简介。本次展出向师生及公众宣传展示了博物馆工作和校园文化与服务民生的关系，充分发挥博物馆工作“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的重要作用。

同时，档案馆刘清老师、王飞燕老师参加“国际博物馆日-----西安博物院建院10周年纪念会”。

实验室管理处圆满完成立卷归档工作

5月8、9日两天，实验室管理处李萌、雷长林、关晓琳三位老师，来到临潼大学生活动中心档案加工点，在档案馆李瑛老师的耐心指导下，对该部门应归档案装订立卷。三位老师发扬不怕苦、不怕累的精神，严格按照《西安工程大学档案工作规范》，认真高效地完成了1385件文件的组卷、立卷、装订、装盒、归档工作任务，经档案馆人员核对后顺利移交至我校档案馆。至此，实验室管理处圆满完成了2016年及以前资料的立卷归档任务。

我校档案馆参加“陕西省教育系统纪念《档案法》颁布30周年演讲比赛”

2017年5月22-23日，陕西省教育厅组织举了“远洋杯”全省教育系统纪念《档案法》颁布30周年演讲比赛。陕西省教育厅副厅长王紫贵出席决赛并致辞。本次比赛由陕西省教育厅人事处处长权秋虎和陕西师范大学档案馆副馆长问宪莉主持。陕西省档案局法规处处长王小正，陕西省教育厅办公室主任申雪峰、副主任李臻，陕西高教系统档案学会理事长吴连书及档案学会理事成员参加活动。

王紫贵副厅长在致辞中强调了档案工作的重要作用，对长期以来默默工作在全省教育系统档案工作一线的同志们表示敬意和慰问，对采用演讲比赛方式讲述档案人的故事、传播档案好声音给予充分肯定。他希望全省教育系统广大档案工作者以《中华人民共和国档案法》颁布30周年为契机，提升档案管理工作水平，在平凡的工作岗位上作出不平凡的业绩，并预祝参赛选手取得好成绩、祝愿本次比赛取得圆满成功。

此次比赛旨在纪念《中华人民共和国档案法》颁布30周年，增强全省教育系统档案工作者依法治档的法制意识，弘扬陕西教育系统档案工作者主动服务工作大局、积极进取的奉献精神，展现档案工作者的精神面貌和良好形象，激发档案工作者积极投身教育事业“追赶超越”的热情。共有来自省教育厅机关、西安交通大学、西北工业大学、陕西师范大学等高校以及部分中职学校的36名选手参加了比赛。经过激烈的比赛，我校档案馆张海轩同志荣获优秀奖。

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我校印发《档案馆组织专题会议安排我校档案工

作自查和集中检查工作》

西安工程大学档案工作集中检查分组表

分组和集中检查地点	组长	检查单位
第一组：高建会、殷永建、张海轩、吴微；各检查单位负责档案工作的处级干部和兼职档案员集中检查地点：金花校区图书馆楼东头一楼档案馆，104室	高建会	党政办公室、纪委办公室(监察处)、党委组织部(党校)、党委宣传部、党委统战部、学生工作部（处）、校工会、校团委、院士办公室、保卫处、国际合作与交流处、研究生部、人事处（教师发展中心）、发展规划处（政策研究室）、国有资产管理处
第二组：席天良、杨锋、王飞燕；各检查单位负责档案工作的处级干部和兼职档案员集中检查地点：金花校区图书馆楼东头一楼档案馆，103室	席天良	基建处、离退休工作办公室、网络与信息化管理处、陕西省2011产业用纺织品协同创新中心、档案馆、图书馆、校医院、资产经营有限公司、后勤管理处
第三组：许今燕、薛斌、李瑛；各检查单位负责档案工作的处级干部和兼职档案员集中检查地点：金花校区图书馆楼东头一楼档案馆，203室	许今燕	纺织与材料学院、机电工程学院、电子信息学院、环境与化学工程学院、管理学院、服装与艺术设计学院、人文社会科学学院、理学院、计算机科学学院、艺术工程学院、应用技术（继续教育、中澳国际）学院、马克思主义学院、体育部。（13个教学单位）
第四组：梁维国、刘清、王程程；各检查单位负责档案工作的处级干部和兼职档案员集中检查地点：金花校区图书馆楼东头一楼档案馆，204室	梁维国	教务处（高教研究室）、实验室管理处、工程训练中心、科技处、审计处、招生就业工作处、财务处

备注：1.组长主持检查；2.档案馆成员负责通知和检查的组织工作；3.档案馆成员收集检查记录表。4.集中检查地点：金花校区图书馆楼东头，一楼和二楼，档案馆；5.各组联系人、组织人和记录员：第一组：张海轩、吴微；第二组：杨锋、王飞燕；第三组：薛斌、李瑛；第四组：刘清、王程程。办公室电话：82330030

西安工程大学档案工作集中检查安排表（教学单位）

序号	组长	教学单位	组员	检查时间
1	许今燕	纺织与材料学院	第三组：许今燕、薛斌、李瑛；各检查单位负责档案工作的处级干部和兼职档案员	5月31日下午2:30
2		服装与艺术设计学院		5月31日下午4:30
3		人文社会科学学院		6月1日上午8：30
4		马克思主义学院		6月1日上午10：30
5		电子信息学院		6月1日下午2：30
6		机电工程学院		6月1日下午4:30
7		理学院		6月2日上午8:30
8		计算机科学学院		6月2日上午10:30
9		管理学院		6月2日下午2:30
10		环境与化学工程学院		6月2日下午4:30
11		艺术工程学院		6月5日上午8:30
12		应用技术学院		6月5日下午2:30
13		体育部		6月5日上午10:30

备注：1.组长主持检查；2.档案馆成员负责通知和检查的组织工作；3.档案馆成员收集检查记录表。4.集中检查地点：金花校区图书馆楼东头，一楼和二楼，档案馆。5.各组联系人、组织人和记录员：第一组：张海轩、吴微；第二组：杨锋、王飞燕；第三组：薛斌、李瑛；第四组：刘清、王程程。办公室电话：82330030

表一：西安工程大学档案工作集中检查安排表（机关单位）

序号	组长	机关单位	组员	检查时间
1	高建会	党政办公室	第一组：高建会、殷永建、张海轩、吴微；各检查单位负责档案工作的处级干部和兼职档案员	5月31日下午2:30
2		纪委办公室(监察处)		5月31日下午4:30
3		党委组织部(党校)		6月1日上午8:30
4		党委宣传部		6月1日上午10:30
5		党委统战部		6月1日下午2:30
6		党委学生工作部（学生工作处）		6月1日下午4:30
7		校工会		6月2日上午8:00
8		校团委		6月2日上午10:00
9		院士办公室		6月2日下午3:00
10		保卫处		6月2日下午5:00
11		国际合作与交流处		6月5日上午8:30
12	高建会	国有资产管理处	第一组：高建会、殷永建、张海轩、吴微；各检查单位负责档案工作的处级干部和兼职档案员	6月5日上午10:00
13		研究生部		6月5日下午4:00
14		发展规划处（政策研究室）		6月5日下午2:30
15		教师发展中心		6月6日上午9：00
16		人事处		6月6日上午9：00

备注：1.组长主持检查；2.档案馆成员负责通知和检查的组织工作；3.档案馆成员收集检查记录表。4.集中检查地点：金花校区图书馆楼东头，一楼和二楼，档案馆。 5.各组联系人、组织人和记录员：第一组：张海轩；第二组：杨锋；第三组：薛斌、李瑛；第四组：刘清、王程程。办公室电话：82330030

表二：西安工程大学档案工作集中检查安排表（机关单位）

序号	组长	机关单位	组员	检查时间
1	梁维国	教务处（高教研究室）	第四组：梁维国、刘清、王程程；各检查单位负责档案工作的处级干部和兼职档案员	6月2日上午8:30
2		实验室管理处		6月2日上午10：30
3		工程训练中心		6月2日下午2:30
4		科技处		6月2日下午4：00
5		审计处		6月3日上午8:30
6		招生就业工作处		6月3日上午10:30
7		财务处		6月3日下午2:30

表三：西安工程大学档案工作集中检查安排表（机关单位）

序号	组长	机关单位	组员	检查时间
1	席天良	后勤管理处（后勤发展集团）	第二组：席天良、杨锋、王飞燕；各检查单位负责档案工作的处级干部和兼职档案员	6月2日上午8:30
2		基建处		6月2日上午10：00
3		离退休工作办公室		6月3日上午8:30
4		网络与信息化管理处		6月5日上午8:30
5		陕西省2011产业用纺织品协同创新中心		6月3日上午10:30
6		档案馆		6月5日下午2:30
7		图书馆		6月5日下午4:30
8		资产经营有限公司		6月6日上午9:00
9		校医院		6月6日下午3：00

西安工程大学档案检查结果记录表

检查单位（名称）:-------- 组长（签名）：——————————

序号	检查内容	结果	建议意见
1	部门自查情况和结果汇报情况
2	核查2016年及以前的立卷归档的档案目录是不是完整
3	总目录和大宗目录是否齐全、完整。目录和立卷内容是否一致。无不完整、错别字等相关情况
4	对照目录，检查抽查档案实物是不是完整归档；计算机系统（档案检索查询系统）检索结果和实物档案、目录等保持一致
5	实际归档的档案资料，是否存在不合格的现象
6	数字化档案建设情况：目录册、目录和电子化实物的核实结果是否一致。实时随机检索验证其真实性和工作服务效率
7	实际检查、抽查验证的情况
8	接受询问、质询、建议和意见的情况
9	档案库房集中保存情况；总目录和大宗目录纸质版和电子版；档案库温度计、湿度计使用记录及其温湿度调整记录；消防设施（干粉灭火器）配备情况；档案查询记录；档案利用记录等原始材料（此项目只适用对档案馆的检查）
10	其他检查内容（可以另外续页）

备注：1.组长主持检查；2.档案馆成员负责通知和检查的组织工作；3.档案馆成员收集检查记录表。4.集中检查地点：金花校区图书馆楼东头，一楼和二楼，档案馆。 5.各组联系人、组织人和记录员：第一组：张海轩、吴微；第二组：杨锋、王飞燕；第三组：薛斌、李瑛；第四组：刘清、王程程。办公室电话：82330030

档案馆组织专题会议安排我校档案

工作自查和集中检查工作

5月31日，档案馆在金花校区主楼办公室召开专题会议,安排我校档案工作自查和集中检查工作,档案馆专家馆员、档案馆全体成员参加，档案馆馆长高建会主持会议。

高建会首先介绍了我校现阶段档案大检查工作的进展情况，传达了学校和上级领导对档案馆的相关要求，提出档案工作也要与学校追赶超越工作同步，要“撸起袖子”加油干，充分发挥档案工作者不怕辛苦，砥砺奋进的精神，把陕西省教育厅对我校档案大检查的准备工作做好、做细、做实。

会上，高建会对《对我校档案工作进行自查和集中检查的安排》（西工程大档字〔2017〕2号）进行了解读，安排了自查和集中检查的具体工作。指出，一是要抓紧时间，把检查工作的准备工作做好；二是要积极行动起来，组织全校各单位和各部门，共同做好检查工作；三是要严格按照学校文件的安排，逐条进行检查，查漏补缺，重点对近5年的档案进行检查，做到不遗漏、全方位、多层面的进行检查；四是要做好档案抽查和检查的记录工作；五是把握好时间节点，边查边改，力争在6月上旬全面完成我校档案自查和集中检查工作。

根据《对我校档案工作进行自查和集中检查的安排》、西安工程大学档案工作集中检查安排表（教学单位）、西安工程大学档案工作集中检查安排表（机关单位）、西安工程大学档案检查结果记录表的安排，学校成立以主管档案工作的副校长吴轩第为组长的检查组，由档案馆专家馆员、党政办公室和档案馆负责人分别为四个检查小组组长，学校各单位、部门负责档案工作的处级干部、兼职档案员、档案馆全体成员参加，开展集中检查。重点检查各单位、部门立卷归档的完整性，核查2016年以前的档案是否全部立卷归档。根据安排，集中检查在5月31日至6月7日之间进行，6月10日之前完成相关完善工作任务，具体由各组所在的档案馆成员通知和组织，各检查组组长主持检查工作。

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我校对档案工作进行集中检查

根据学校《对我校档案工作进行自查和集中检查的安排》（西工程大档字〔2017〕2号），5月31日下午开始，以主管档案工作的副校长吴轩第为组长的四个检查组，陆续开展我校档案集中检查工作。检查工作集中在金花校区档案馆一、二楼进行，四个检查组组长分别由档案馆专家馆员席天良、梁维国、许今燕，党政办公室主任殷永建和档案馆馆长高建会担任，检查组成员分别由档案馆成员和各检查单位负责档案工作的处级干部及兼职档案员组成，集中共同开展检查工作。

检查工作由各组组长主持，档案馆成员负责通知和检查的组织工作，档案馆成员做好记录、负责收集检查记录表并梳理汇总存在的问题。

检查的主要内容，一是核查2016年及以前的立卷归档档案卷内目录是否完整。二是检查馆藏档案案卷目录和全引目录的完整性。三是对照目录，检查抽查档案实体是否完整归档；档案管理系统（南大之星档案管理系统）检索结果和档案实体、目录等保持一致。四是检查实际归档的档案资料，是否存在不合格、不清晰、不规范、无落款、无日期、无印章、破损的现象。五是检查数字化档案建设情况：包括目录和数字化档案信息的核实结果。检查组现场实时随机检索验证其真实性和工作服务效率。六是检查档案馆的档案集中保存情况、馆藏档案案卷目录和全引目录纸质版和电子版、档案库房温湿度计使用记录及其温湿度调整记录、消防设施（干粉灭火器）配备情况、档案查询记录、档案利用记录等原始材料。七是检查《任务书》中涉及的其他内容。

检查中，一是听取相关单位和部门自查情况和结果汇报。二是实际检查、抽查。按照检查的主要内容，进行实际查看、检查、验证。三是接受询问、质询、建议和意见。检查过程中，检查组成员进行询问和质询，所检查部门负责人、兼职档案员都认真回答，对发现的问题，检查组指出要立行立改。四是填写检查结果记录表。检查结束时，检查组都分部门认真填写了检查结果记录表，组长签名。检查结果将做为整改的重要依据。

检查结果表明，一是各单位和部门高度重视，部门主要负责人和负责档案工作的处级干部、兼职档案员都积极参加档案检查工作。二是认真准备，在前期自查阶段，重点对立卷归档的完整性进行了检查，查缺补漏，补齐短板，保证了本部门档案的完整性。三是提交了部门自查报告，从总体情况、自查情况、效果、存在问题和建议意见，需要解决的问题等方面进行了全面总结。四是团结一致，协调工作，坚持问题导向，促进档案工作迈上新台阶。大家表示，对发现的问题，将在短期内整改到位。

根据安排，集中检查将在5月31日至6月7日之间进行，6月10日之前完成相关完善工作任务。

第三组纺织与材料学院参加档案工作检查

第三组电子信息学院参加档案工作检查

第三组环境与化学工程学院参加档案工作检查

第二组协同创新中心参加档案工作检查

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第四组工程训练中心参加档案工作检查

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第一组国有资产管理处参加档案工作检查

第一组人事处（教师发展中心）参加档案工作检查

档案检查第一组对部分机关单位档案工作进行集中检查

根据我校《对我校档案工作进行自查和集中检查的安排》（西工程大档字〔2017〕2号），5月31日下午开始，四个检查组相继开展我校档案集中检查工作。现就第一组开始对部分机关单位档案工作进行集中检查的情况报道如下，供大家借鉴学习交流，进一步提高我校档案工作的质量和效率。文中报道由检查组成员组稿。

党政办公室接受现场检查

5月31日14:30，学校档案检查第一组在档案馆104室对党政办档案工作进行了集中检查，兼职档案员王冬冬接受了检查。检查工作由组长高建会主持，吴微、张海轩参加检查。王冬冬对党政办档案自查情况进行了说明。党政办高度重视此次档案检查工作，按照学校要求成立了学院检查组，明确了责任人，并组织人员对2012年以来党政办档案立卷归档是否完整进行了自查，确认党政办档案材料做到了应归尽归, （2012（或2013）部分文件未归、2016年档案库数据未输完整齐全）。之后，档案馆吴微、张海轩对党政办部分档案进行了现场抽查（2014-XZ11-7、2014-XZ11-16；2013-DQ11-10、2013-DQ11-6），抽查结果全部合格。检查组对党政办的自查工作给与充分认可，希望在此次省档案大检查和以后的立卷归档中，党政办可以一日既往的支持学校的档案馆工作。

纪委办（监察处）接受现场检查

5月31日16:30，学校档案检查第一组在档案馆104室对党政办档案工作进行了集中检查，兼职档案员王爱华接受了检查。检查工作由组长高建会主持，吴微、张海轩参加检查。王爱华对纪委办（监察处）档案自查工作进行了汇报，表示纪委办（监察处）已按照要求完成了档案自查工作，2012年以来档案归档完整。档案馆吴微、张海轩对纪委办（监察处）部分档案进行了现场抽查（2013-DQ12-4、2014-DQ12-6、2015-DQ12-2）,所查完整无缺。

党委宣传部接受现场检查

6月1日10:30，学校档案检查第一组在档案馆104室对党委宣传部档案工作进行了集中检查，兼职档案员罗新武接受了检查。检查工作由组长高建会主持，吴微、张海轩参加检查。罗新武对党政办档案自查情况进行了说明。党委宣传部高度重视此次档案检查工作，积极组织、精心谋划，并组织人员对2012年以来党委宣传部档案立卷归档是否完整进行了自查，确认党委宣传部档案材料全部完整归档，做到了应归尽归。

党委统战部接受现场检查

6月1日14:00，学校档案检查第一组在档案馆104室对党委统战部档案工作进行了集中检查，兼职档案员杜小刚接受了检查。检查工作组吴微、张海轩参加检查。杜小刚对党委统战部档案自查情况进行了说明。党委统战部高度重视此次档案检查工作，积极组织、精心谋划，并组织人员对2012年以来党委统战部档案立卷归档是否完整进行了自查，确认党委统战部档案材料做到了应归尽归（2016年正在进行中）

学生工作处（部）接受现场检查

6月1日16:30，学校档案检查第一组在档案馆104室对学生工作处（部）档案工作进行了集中检查，学生工作处（部）副处长张慧，兼职档案员杨光接受了检查。检查工作组吴微、张海轩参加检查。杨光对学生工作处（部）档案自查工作进行了汇报，表示学生工作处（部）已按照要求完成了档案自查工作，2012年以来档案归档完整。档案馆吴微、张海轩对学生工作处（部）部分档案进行了现场抽查（2013-JX11-3、2014-JX11-8、2014-DQ14-9、2014-DQ14-10）,所查完整无缺。

校工会接受现场检查

6月2日8:00，学校档案检查第一组在档案馆104室对校工会档案工作进行了集中检查，兼职档案员黄晶接受了检查。检查工作组吴微、张海轩参加检查。黄晶对校工会档案自查情况进行了说明。校工会高度重视此次档案检查工作，积极组织、精心谋划，并组织人员对2012年以来校工会档案立卷归档是否完整进行了自查，确认校工会档案材料全部完整归档，做到了应归尽归。档案馆吴微、张海轩对学生工作处（部）部分档案进行了现场抽查（2013-DQ16-7、2014-DQ16-5、2015-DQ16-8）,所查完整无缺。

校团委接受现场检查

6月2日10:00，学校档案检查第一组在档案馆104室对校团委档案工作进行了集中检查，兼职档案员程程接受了检查。检查工作组吴微、张海轩参加检查。程程对校团委档案自查工作进行了汇报，表示校团委已按照要求完成了档案自查工作，2012年以来档案归档完整（2016年正在进行中）。档案馆吴微、张海轩对校团委部分档案进行了现场抽查（2013-DQ17-5、2014-DQ17-6、2015-DQ17-9）,所查完整无缺。

保卫处接受现场检查

6月2日11:15，学校档案检查第一组在档案馆104室对保卫处档案工作进行了集中检查，兼职档案员闫红洁接受了检查。检查工作组吴微、张海轩参加检查。闫红洁对保卫处档案自查情况进行了说明。保卫处高度重视此次档案检查工作，积极组织、精心谋划，并组织人员对2012年以来保卫处档案立卷归档是否完整进行了自查，确认保卫处档案材料全部完整归档，做到了应归尽归。档案馆吴微、张海轩对保卫处部分档案进行了现场抽查（2013-XZ14-6、2014-XZ14-1）,所查完整无缺。

人事处（教师发展中心）接受现场检查

6月6日8:00，学校档案检查第一组在档案馆104室对人事处（教师发展中心）档案工作进行了集中检查，人事处副处长宁涛、张卫东接受了检查。检查工作由组长高建会主持，吴微、张海轩参加检查。宁涛、张卫东对人事处（教师发展中心）档案自查工作进行了汇报，表示人事处（教师发展中心）已按照要求完成了档案自查工作，2012年以来档案已基本归档完整, 其中缺2013年以来未归新进人员档案。档案馆吴微、张海轩对人事处（教师发展中心）部分档案进行了现场抽查（2012-XZ12-6、2014-XZ12-12）,所查完整无缺。

发展规划处（政策研究室）接受现场检查

6月2日11:15，学校档案检查第一组在档案馆104室对发展规划处（政策研究室）档案工作进行了集中检查，兼职档案员郝向举接受了检查。检查工作组吴微、张海轩参加检查。郝向举对发展规划处（政策研究室）档案自查情况进行了说明。发展规划处（政策研究室）高度重视此次档案检查工作，积极组织、精心谋划，并组织人员对2012年以来保卫处档案立卷归档是否完整进行了自查，确认发展规划处（政策研究室）档案材料全部完整归档，做到了应归尽归。档案馆吴微、张海轩对保卫处部分档案进行了现场抽查（2013-XZ11-4、2014-XZ11-5）,所查完整无缺。

党委组织部接受现场检查

6月8日8:00，学校档案检查第一组在档案馆104室对党委组织部档案工作进行了集中检查，兼职档案员刘俊福接受了检查。检查工作组吴微、张海轩参加检查。刘俊福对党委组织部档案自查工作进行了汇报，表示党委组织部已按照要求完成了档案自查工作，2012年以来档案归档完整（2016年正在进行中）。档案馆吴微、张海轩对党委组织部部分档案进行了现场抽查（2013-DQ13-14、2014-DQ13-18、2015-DQ13-14）,所查完整无缺。

第二组档案集中检查情况汇报

6月1日至5日，根据学校档案工作集中检查安排，我们第二检查小组对基建处、离退休工作办公室、网络与信息化管理处、陕西省2011产业用纺织品协同创新中心、图书馆、校医院、资产经营有限公司、后勤管理处等8个部门逐个进行了集中检查。按照检查程序和要求，一是听取了各部门自查工作汇报；二是进行了充分的询问、交流与沟通；三是进行了抽检；四是对完成归档或未递交自查总结与归档目录的提出了要求，明确了完成限期；五是进行立面电话回访与督促。现将检查情况具体汇报如下：

一、各部门自查工作情况。从各部门汇报情况看，在自查阶段，各部门领导都十分重视这次自查工作，均明确了兼职档案员和分管领导，成立了自查小组，并在部门相关会议上就开展档案工作自查进行了动员安排，明确了要求，落实了责任，按要求开展了认真的自查。

二、各部门完成归档情况。从各部门汇报和抽查情况看，三个时间节点，即2012年以前，2013年至2015年，2016年，绝大部分部门都完成了归档任务，归档材料也符合归档要求。

三、存在的突出问题。从集中检查情况看，主要存在以下几个突出问题：

1. 后勤部门负责的全校大型维修项目，部门档案员讲从未归档。我们认为应该归档，档案管理规定也要求10万元以上的维修项目在项目完成后要归档。

2. 基本建设项目，虽已竣工，也已通过了审计，但付款未结束，致使归档工作滞后。

3. 电子档案，包括声像档案，各部门归档意识不强，致使一些应归档材料滞留在部门或个人手中。

四、对今后工作的建议。从这次档案工作自查与集中检查来看，我们有以下几点建议：

1.关于工作重点。省教育厅对学校档案工作检查，重点是检查学校对档案工作重视与否、档案保管条件是否符合要求、档案归档是否完整、归档材料是否符合质量要求、档案开发利用是否好。前期自查与集中检查这些必要的程序要有。后边，我们工作的重点，就是要紧紧抓住以上五点，在此狠下功夫，力争在这次档案检查中取得好成绩。

2.关于兼职档案员。各部门的兼职档案员要相对固定，对档案工作有利。但难免部门人员有变化。加之档案工作的系统性、科学性、时间性都很强，这样我们就要重视兼职档案员，当然也应包括专职档案人员的培训与学习。建议每两年对兼职档案员培训一次。专职档案人员除学中干、干中学外，也要每两年外出学习培训或参加档案专业会议一次。

6月1日至5日，根据学校档案工作集中检查安排，第二检查小组对基建处、离退休工作办公室等8个部门逐个进行了集中检查。

按照检查程序和要求，一是听取了各部门自查工作汇报；二是进行了充分的询问、交流与沟通；三是进行了抽检；四是对完成归档或未递交自查总结与归档目录的提出了要求，明确了完成限期；五是进行立面电话回访与督促。

此次档案检查各部门领导都十分重视这次自查工作，绝大部分部门都完成了归档任务，归档材料也符合归档要求。

今后，我们就是要紧紧抓住档案工作重点狠下功夫，力争在省高校档案检查中取得好成绩。

档案检查第三组对全校各学院档案工作进行集中检查

【编者按】根据我校《对我校档案工作进行自查和集中检查的安排》（西工程大档字〔2017〕2号），5月31日下午开始，四个检查组相继开展我校档案集中检查工作。通过检查，增强各单位对档案工作重要性的认识，督促、深化、核实各单位的档案工作，完善责任制，推进学校档案建设和管理。现就第三组开始对教学单位档案工作进行集中检查的情况报道如下，供大家借鉴学习交流，进一步提高我校档案工作的质量和效率。文中报道由检查组成员组稿。

——纺织与材料学院阚佩书记带队接受现场检查

5月31日下午2:30分，学校档案检查第三组在档案馆203室对纺织与材料学院档案工作进行集中检查，学院党总支书记阚佩、兼职档案员办公室主任岳鹏飞、兼职档案员雷杰、赵永进4人接受了检查。检查工作由组长许今燕主持，薛斌、李瑛参加检查。阚佩对学院档案自查情况进行了说明。他强调，档案工作是学院一项重要的基础性工作,学院领导高度重视，按照学校要求在3月间成立了学院检查组，明确了责任人，并组织人员对2012年以来学院档案立卷归档是否完整进行了自查，确认学院档案材料全部完整归档，做到了应归尽归。之后，档案馆薛斌对学院纺织工程专业两届学生学籍档案进行了现场抽查（纺织学院：2014-JX1412-105,109,113,117,120；2015-JX1412-88,92,96,100）抽查结果全部合格。检查组对学院的自查工作给与充分认可，同时建议对学院特色档案归好归全。（附图片）

——服装与艺术设计学院接受档案检查并将建立“艺工结合”专项档案

5月31日下午4点30分，兼职档案员、服装学院办公室主任周芸、兼职档案员杨柳在档案馆103室接受了现场检查。许今燕、薛斌、李瑛参加检查。周芸对服装学院档案自查工作进行了汇报，表示学院已按照学校要求完成了档案自查工作，2012年以来学籍档案归档完整。薛斌对学院服装设计专业两个年度学生学籍档案进行了现场抽查（服装与艺术设计学院：2013-JX1412-30,35,40,45,2015-JX1412-1,5,10,20,30）,所查档案完整无缺。此外，周芸还表示，服装学院在做好日常档案归档工作的同时，将结合服装学院专业特色，对学生艺术设计大赛、学生国内外作品获奖和“艺工结合”实践方面的资料进行立卷归档，彰显特色，与时俱进，做好传承。6月5日，周芸、杨柳又专程来档案馆就学院行政档案归档和学院年鉴工作进行了交流。

——人文学院接受第三组档案检查

6月1日上午8点10分，人文学院兼职档案员李艳英、秦辰钰一大早就赶到档案馆203室，认真接受档案工作检查。组长许今燕询问了人文学院档案自查工作的进展情况，了解了2012年以来行政档案归档情况，建议查缺补漏，边查边改。随后，薛斌抽查了法学专业两届学籍档案（人文社会科学学院：2012-JX1412-48,50,51,53；2015-JX1412-45,47,49,50），所抽查档案完整。

——马克思主义学院接受学校档案工作检查

6月1日上午，马克思主义学院办公室主任张奎、兼职档案员杨柳提前来到档案馆203室，认真接受第三组档案工作检查。许今燕、薛斌、李瑛参加检查。张奎对学院档案自查工作进行了汇报，表示学院领导重视档案工作，要求学院档案员认真对待这次档案检查工作，按照学校要求完成好档案自查工作，在人员调整后做好档案整理归档工作。许今燕了解了相关自查工作后，薛斌对学院行政档案进行了抽查（马克思主义学院：2013-XZ11-14）。张奎表示，在做好常规档案工作的同时，学院将归整好特色档案和重要教学活动档案（如上级专项教学评估资料档案等）。

——电子信息学院副院长王延年带队接受档案工作检查

6月1日下午，烈日炎炎，电子信息学院副院长带领办公室主任孙宁、兼职档案员郭家祯准时来到档案馆103室，接受档案工作检查。许今燕、薛斌、张海轩参加检查。王延年简要介绍了学院档案自查工作的总体情况，他表示，档案工作是一项非常重要又异常繁琐的基础性工作，学院高度重视，经常鼓励兼职档案员认真做好工作。同时，他还建议学校加强档案工作队伍建设，多激励多支持学院和基层兼职档案员的工作，给学院提供归档工作场所和更加优良的工作条件。孙宁还就学院行政档案、教学档案归档提出了合理建议。此前，薛斌和学院兼职档案员冯莉敏在上午就学籍档案归档工作进行了交流，现场抽查了电子信息工程专业学籍档案（电子信息学院：2014-JX1412-190,192,196； 2015-JX1412-147,149,151），所查档案完整。

——机电工程学院接受学校档案工作检查

6月1日下午，机电学院兼职档案员、办公室主任张文磊、兼职档案员李新林、王程熙如约来到档案馆203室接受档案工作检查。许今燕、薛斌参加检查。张文磊认真介绍了学院档案自查工作进展情况，表示胥光申院长非常重视档案工作和年鉴撰稿工作。李新林介绍了学院年鉴撰稿情况，许今燕对学院档案自评工作提出了相应要求。检查过程中，大家还交流了如何做好学院档案工作和年鉴工作。最后，薛斌抽查了机械工程及自动化专业学籍归档情况（机电工程学院：2013-JX1412-172,175,179,181），所查档案完整。

——理学院接收第三组档案工作检查

6月2日上午8点10分，理学院兼职档案员张紫鹃早早赶到档案馆202室，接收档案工作检查，潘敏专程及时报送了2016年度等应归的学院行政档案。许今燕、薛斌、李瑛参加检查。许今燕了解询问了学院档案自查工作情况，并就做好档案自查工作进行了简要交流。薛斌现场抽查了应用物理专业和微电子学专业学籍档案（理学院：2014-JX1412-144,145；2014-JX1412-149,150），所查档案完整。

——管理学院接收档案工作检查

6月2日下午，管理学院兼职档案员张婧和黄鹏飞提前来到档案馆103室，接收档案工作检查。许今燕、薛斌、李瑛参加检查。两位兼职档案员分别汇报了学院领导高度重视档案工作，认真开展档案工作自查的情况，并表示一定按照学校要求进行学籍档案和行政档案的归档工作。随后，薛斌现场抽查了会计专业学籍档案（管理学院：2015-JX1412-70,71,72），所查档案完整。

——计算机科学学院接收档案工作检查

6月2日下午3点，高温酷热。计算机学院办公室主任吴艳杰、兼职档案员任慧娟、张乐准时来到档案馆103室，接收档案工作检查。许今燕、薛斌、李瑛参加检查。吴艳杰简要汇报了学院领导重视档案工作，开展档案工作自查的基本情况。吴艳杰还专门汇报了学院分年度分类别对所归档案逐一核对的情况，并现场出示了核对的档案清单。任慧娟、张乐还交流了毕业生照片归档的工作情况。许今燕对学院档案工作认真自查的工作态度给予肯定，并就2016年学院年鉴的核对工作进行了说明，薛斌就学院如何自查行政数字档案进行了现场指导。随后，薛斌现场抽查了计算机科学与技术专业（计算机科学：2016-JX1412-101~104）。

——环境与化学工程学院院长狄育慧等接受档案工作检查

6月2日下午4点，烈日当头，酷热难耐，气温已达37°以上。环化学院院长狄育慧、兼职档案员、办公室主任何华准时来到档案馆103室，接收档案工作检查。许今燕、薛斌、李瑛参加检查。何华简要汇报了学院开展档案工作自查的基本情况，并说明学院兼职档案员全朝辉因监考不能前来。她说，学院重视档案工作，成立了以院长、书记为双组长的学院档案工作检查组，并按照学校要求，认真开展了自查。狄育慧表示，学院近几年非常重视档案工作，学院兼职档案员工作非常认真，工作也非常辛苦，因此学院也注意肯定和鼓励兼职档案员的工作。学院对年鉴工作也比较重视，何华同志文字功底好，6年的年鉴撰稿工作出色完成。在毕业生集体照资料归档方面，学院将进一步协调各方，做到及时拍照及时归档。她还表示，学院一定积极配合，按照学校要求做好档案自查和归档工作。薛斌现场抽查了应用化学专业和化学工程与工艺专业的学籍档案（环境与化学工程学院：2015-JX1412-165,166；2015-JX1412-175,176,177），所查档案完整。

——体育部接受档案工作检查

6月2日下午5点30分，兼职档案员王明云来到档案馆103室，接收档案工作检查（因体育评估工作,档案检查时间临时调整）。许今燕、薛斌、李瑛参加检查。许今燕就做好档案自查工作和2016年体育部年鉴文稿核对工作提出了相应要求，薛斌就学院如何自查行政数字档案进行了现场指导，王明云就体育部档案归档特殊性和体育竞赛、获奖证书的归档工作进行了说明。

——应用技术学院（中澳国际学院、继续教育学院）接受档案工作自查

6月5日上午8点10分应用技术学院（中澳国际学院、继续教育学院）兼职档案员姚桦和丁浩来到档案馆103室，接收档案工作检查。许今燕就做好学院档案自查工作和2016年学院年鉴文稿核对工作提出了相应要求，薛斌现场抽查了中澳国际学院计算机应用技术专业学籍档案（中澳国际学院：2016-JX1412-231-234），服装设计专业学籍档（中澳国际学院：2016-JX1412-221，222）和继续教育学院2014届四川服院机电一体化11级专科学籍档案（继续教育学院：2014-JX1412-6）。所查档案完整。

——艺术工程学院接受档案工作检查

6月5日上午,艺术工程学院兼职档案员、办公室主任徐晓敏和兼职档案员王立婕来到档案馆103室，接收档案工作检查。徐晓敏介绍了学院档案自查情况和自评报告撰写情况。许今燕就做好学院档案自查工作和2016年学院年鉴文稿核对工作提出了相应要求，薛斌现场抽查了环境艺术设计专业学籍档案（艺术工程学院：2014-JX1412-105~108）,所查档案完整。

截至2017年6月5日，第三检查组对13个教学单位进行了共计14个单元的档案工作集中检查。目前，各教学单位正在继续核查本单位的归档资料，部分教学单位已提交了本单位档案工作自评报告，另有部分教学单位的自评报告正在修改之中。各教学单位表示，对于少量未归档案资料将按要求在学期末补齐。检查结束时，检查组成员薛斌按照要求认真填写了检查结果记录表，检查结果将做为下一阶段整改的重要依据。

档案检查第四组对部分机关单位档案工作进行集中检查

关于教务处档案检查的报道

时间：2017年6月2日

地点：金华校区图书楼档案馆203办公室

兼职档案员：封彦、周丹、

专职档案检查人员：梁维国、刘清、王程程

检查内容：1、教务处综合类文件归档情况

2、教学评估材料归档情况

3、教学成果、证书归档情况

4、档案检索查询系统中，教学类档案数据完整性

检查过程：对照目录，在档案查询系统查

GCD-2013JX11-4;GCD-2015JX11-1、2015JX11-5;GCD2016-JXPG1-27卷号，在1号档案库房查到实际卷宗，核对目录、内容、页码、标签、装订格式。

检查结果：部门立卷归档完整，档案管理系统检索结果与实体档案吻合；卷宗装订格式规范、标准，印章清晰，无破损现象。档案馆检查结果与教务处自查报告相符。

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关于工程训练中心档案检查的报道

时间:2017年6月2日

地点: 金华校区图书楼档案馆203办公室

兼职档案员：刘宇程

参加检查人员：王崇楼、傅学强

专职档案检查人员：梁维国、刘清、王程程

检查内容：综合类文件,计划总结

检查结果:通过档案管理查询系统查询工程训练中心综合类卷宗,机检结果与实体卷宗吻合,装订规范,内容完整，无破损现象。

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关于财务处档案检查的报道

时间:2017年6月6日

地点: 金华校区图书楼档案馆203办公室

兼职档案员：李金辉

参加检查人员：孟刚民、罗兰

专职档案检查人员：梁维国、刘清、王程程

检查内容：综合类文件，计划总结，财务类凭证、账本；抽调会计凭证2012-ck11-2、2013-ck1311-5、2012-ck1311-11、2013-ck1411-67.

检查结果：通过档案管理查询系统查询财会类卷宗,机检结果与实体卷宗吻合,装订规范,内容完整，无破损现象。

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档案馆关于下载使用《西安工程大学2016年大事记》

近日，档案馆编辑完成了《西安工程大学2016年大事记》，在档案馆网站及校内档案群中发出通知请相关部门和师生员工下载使用。

有关的意见建议，可以书面或者电话反馈。

联系电话：82330403 82330020

地点：金花校区图书馆楼东头二楼204室

电子邮箱：867551367@qq.com

档案馆开展“6.9国际档案日”宣传展览活动

为贯彻落实国家档案局《关于开展2017年“国际档案日”宣传活动的通知》及陕西省高校档案学会提倡的全省高校档案馆（室）开展“国际档案日”宣传活动精神，为进一步扩大档案和档案工作的社会知晓度和影响力，提高档案工作服务社会的能力。档案馆在6月9日国际档案日来临之际，以“档案我们共同的记忆”为主题，同时在两校区开展了档案知识展览与宣传活动。

展出的主要内容为：6月9日国际档案日的来源、高等学校的档案、我校档案管理与服务工作、档案工作的主要荣誉。“档案我们共同的记忆”内容为：走进档案世界、追寻历史长河、纵观社会变迁和回味家的温馨。

本次展出向师生及公众宣传展示了档案工作联系和服务国家、社会和学校发展的方方面面的内容，充分发挥了档案工作“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的重要作用。

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我校完成并向省教育厅提交《西安工程大学档案

工作自查报告》

根据陕西省教育厅《关于对全省普通高校档案工作进行检查的通知》（陕教秘办[2016]12号），我校积极部署落实档案检查工作，先后出台了《西安工程大学档案工作检查实施方案》（西工程大档字〔2017〕1号）和《对我校档案工作进行自查和集中检查的安排》（西工程大档字〔2017〕2号）等文件，在认真全面做好经常性常态化正规化档案立卷归档工作的同时，对2012年以来全校档案工作进行了自查和集中全面检查，达到了促进建设管理、促进服务整改的目的，使档案工作为服务学校发展、服务民生、服务社会提供了有力支撑。

在各单位和部门自查、学校专家组集中检查的基础上，学校档案检查工作领导小组办公室撰写了《自查报告》初稿，副校长吴轩第提出指导性意见并多次进行修改，检查组和专家组成员多次讨论修改，补充完善，几易其稿，形成最终的上报材料。6月20日，学校向省教育厅提交了《西安工程大学档案工作自查报告》（西工程大档字〔2017〕3号），报告材料涵盖《自查报告表》、《自查报告》和《自查评分表》三大部分。其中，自查报告分别从开展档案工作自查情况、档案工作基本保障情况、档案工作重点内容完善情况、存在的主要问题与对策措施共四个方面，对我校开展档案工作自查情况进行了全面总结，客观公正和全面地反映了近年来我校档案工作建设情况。

档案馆召开档案检查整改工作推进会

7月3日，档案馆在金花校区召开档案检查整改工作推进会，档案馆全体成员参加会议，档案馆馆长高建会主持。

全体会议上，高建会首先就我校开展档案检查工作及其进展情况作了通报，要求大家认真学习领会《西安工程大学档案工作检查实施方案》、《对我校档案工作进行自查和集中检查的安排》和我校《档案工作自查报告》三个文件，以校党委、校行政印发《西安工程大学关于加强和改进新时期档案工作的实施意见》（西工程大党字〔2016〕70号）为指导，坚持问题导向，细化整改方案，积极对接相关单位和部门，集中开展检查发现问题的整改和完善工作，促进档案工作取得好成绩。

集中会议结束后，主要针对以下内容，档案馆成员逐人逐项进行材料检查核对和具体落实。

一是核查每个检查组检查后的各部门存在问题汇总，反馈和完成情况。覆盖全校各单位和部门。

二是核查对接各部门的档案馆成员对所负责部门档案立卷归档情况的报告完成情况。

三是核查专家组检查表、各单位和部门档案工作自查报告、档案馆成员对各单位和部门立卷归档情况报告三份材料完成和汇编准备情况。

四是把握规律，总结经验，安排立卷归档常态化、制度化统计工作。

五是对照档案检查任务分解表和个人分工，检查支撑材料的准备情况。

六是核查安排档案全引目录、案卷目录的完成成册工作和校对等任务。

七是加快信息化建设，完善档案查询服务中“互联网+”平台建立与使用的若干规定。

八是加强档案资料的发掘利用，加快进行校史馆展示成果的更新。

九是补充完善档案馆网站内容。

十是丰富档案检查简报的内容。

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