档案检查工作简报

主办：档案检查工作领导小组办公室（档案馆）

第2期                       2017年4月28日

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目  录

◆档案馆完成我校2017年各部门档案工作负责人和兼职档案员登记工作

◆2017年各单位和部门档案工作负责人和兼职档案员一览表

◆档案馆成员对接各类档案立卷归档一览表

◆陕西高教系统档案学会第七届八次常务理事会会议纪要（摘录）

◆档案馆积极组织参加档案法律法规知识竞赛活动

◆档案馆成员参加宣传工作专题培训会

◆档案馆征求对学校《2016年荣誉集》补充意见

◆档案馆征求对学校《教学质量工程编研材料（1978-2015年）》补充意见

◆档案馆征求对学校《2016年大事记》补充修改意见

◆档案馆成员深入各单位协调检查指导做好立卷归档工作

◆档案馆召开档案检查工作进展情况工作会议

◆档案馆积极协调各单位和部门档案立卷归档工作

◆高岭校长就做好档案工作提出要求和指导性建议

◆档案馆召开档案检查工作进展情况推进会

◆档案馆职工赴西安交通大学档案馆调研工作

◆材料次序和层次

◆立卷归档制度

档案馆完成我校2017年

各部门档案工作负责人和兼职档案员登记工作

为了扎实做好我校2017年接受陕西省教育厅对我校的档案工作检查，3月上旬，档案馆向学校各单位和部门发出《关于做好学校2013-2016年档案材料自查和补充完善工作通知》和《关于开展2017年兼职档案人员登记工作的通知》，对我校2017年各单位、各部门档案工作负责人和兼职档案人员进行明确和登记。要求在3月20日前将登记表交金花校区档案馆办公室。

目前，我校所有部门和学院完成登记填报工作，同时，与之相关的各项工作也在进行之中。

2017年各单位和部门档案工作负责人和兼职档案员一览表

（各部门填报，档案馆整理）

单位、部门	档案工作负责人	兼职档案员姓名
纺织与材料学院	阚  佩	雷  杰
	孙润军	岳鹏飞
		赵勇进
机电工程学院	胥光申	张文磊
		李新林
		王程熙
电子信息学院	王延年	郭家桢
		孙  宁
		冯莉敏
		赵立涛
环境与化学工程学院	狄育慧	何  华
		全朝晖
管理学院	邢瑞芳	黄鹏飞
		张  婧
		张  妍
服装与艺术设计学院	戴  鸿	周  芸
	李筱胜	杨  柳
人文社会科学学院	徐利兰	李艳英
		秦辰钰
		冯丽娟
理学院	薛  红	李  萍
		张紫鹃
计算机科学学院	薛  涛	吴艳杰
		任慧娟
		张  乐
艺术工程学院	熊继光	徐晓敏
		蔡  洋
		王立婕
应用技术学院（继续教育学院、中澳国际学院）	马保科	姚  桦
		丁  浩
		马宏斌
体育部	薛海虹	王明云
马克思主义学院	王志刚	曹  青
	宁立功	杨  柳
党政办公室	殷永建	王冬冬
		向雅玲
纪委办公室(监察处)	郑卫东	王爱华
		闫小兵
党委组织部(党校)	孙晓宁	刘俊富
党委宣传部	王  志	罗新武
党委统战部	马莉萍	杜晓刚
党委学生工作部（处）	黄海峙	杨  光
校工会	王雅慧	黄  晶
校团委	王晓先	程  程
		谢  霈
院士办公室	李立乔	李立乔
人事处	宁  涛	常  华
教务处	万  明	封  彦
		周  丹
		王建峰
实验室管理处	陈永当	李  萌
工程训练中心	王崇楼	刘宇程
科技处	朱耀麟	鱼  园
		王志刚
		王  卫
		田  莉
审计处	徐焕章	谷淑婷
招生就业工作处	巩雪松	车  骏
财务处	褚  琳	李金辉
国有资产管理处	赵雪曼	刘蓓蓓
		李其晔
		李智斌
研究生部	刘晓喆	蔡信斌
发展规划处（政策研究室）	仝攀瑞	郝向举
国际合作与交流处	陈莉霞	杨  寒
		侯梦来
保卫处	杨恩科	闫红洁
后勤管理处   （后勤发展集团）	陈  宣	夏  鲲
		王玲娟
基建处	周光新	张  黎
		王拓新
离退休工作办公室	薛翠萍	黄娟茹
网络与信息化管理处	胡西民	宋爱香
陕西省2011产业用 纺织品协同创新中心	王耀武	周莹莹
图书馆	武海良	尹方屏
		吴卓西
资产经营有限公司	王  宇	吴友勤
校医院	刘蔓茹	于开会
		董亚红

档案馆成员对接各类档案立卷归档一览表

序号	档案类别	负责人
1	教学	薛  斌
2	研究生教育	薛  斌
3	党群	吴  微
4	行政	吴  微
5	财会	王程程
6	人事	王程程
7	基建	李  瑛
8	设备	李  瑛
9	声像	张海轩
10	实物	吴  微
11	人物	张海轩
12	出版	张海轩
13	校史	张海轩
14	科研	张海轩
15	教学评估	薛  斌
16	外事	李  瑛

陕西高教系统档案学会第七届八次常务理事会会议纪要（摘录）

2017年3月20日，陕西高教系统档案学会第七届八次常务理事会议在教育厅第四会议室召开。本次会议由吴连书理事长主持。会议议题主要有四点，长安大学档案馆馆长吕建辉、陕西师范大学档案馆馆长苟亚峰和教育厅档案室主任王瑛宣分别宣读了有关2016年大事记、档案法律法规有奖知识竞赛等文件，并讨论了今年档案专项检查的相关问题。

关于今年档案专项检查的相关问题。一是决定上半年在不同层次高校各选一所进行试点检查；二是预定普通本科类高校由陕西理工大学（或延安大学），职业技术学院由陕西交通职业技术学院（或西安航空职业技术学院），民办高校由西安翻译学院分别先接受试点检查；三是按照一套检查标准，但不同层次要有差异的区别对待。四是决定检查评优中对于存在下列问题的实行一票否决制，即所有档案没有实现集中统一管理的；没有相应的档案管理软件及一定量的案卷级档案数据量的；其他特别突出的问题。

档案馆积极组织参加档案法律法规知识竞赛活动

今年是《中华人民共和国档案法》颁布30周年，为深入贯彻落实《中共中央关于全面推进依法治国若干重大问题的决定》，进一步学习、宣传、贯彻档案法律法规，提高全社会档案法治意识，提高档案依法行政能力和行政执法水平，日前，国家档案局决定今年举办全国性档案法律法规知识有奖竞赛活动。

我校档案馆接到陕西高教系统档案学会理事会关于组织参加档案法律法规竞赛活动的通知后，立即行动，开会动员、购买竞赛答（题）卷，准备应答。

目前，答卷开始前的学习活动正在有条不紊进行中。大家表示，要以学习竞赛为契机，学好掌握好档案基础知识和法律法规，为提升自身素质和管理服务水平，以实际行动为依法治档打好坚实基础。

档案馆成员参加宣传工作专题培训会

为进一步提高我校意识形态工作水平，提升学校新闻宣传队伍的理论素养与业务能力，学校宣传部于3月30日下午在金花校区7号楼610会议室举办宣传工作专题培训会。校党委副书记李博飞、各院（部）级书记、副书记等参加会议，宣传部部长王志主持。档案馆5位职工参加了专题培训会，听取了西安石油大学宣传部（统战部）部长李国武、西安工业大学宣传部程丹的报告。随后李博飞副书记强调要高度重视高校意识形态工作，培养信息安全意识。王志部长通报了宣传部2017年工作要点。

通过培训，大家认识到要切实提高自身素质，谨言慎行，客观冷静面对公众媒体，做正能量的传播者。

档案馆征求对学校《2016年荣誉集》补充意见

4月6日，档案馆发出征求对学校《2016年荣誉集》补充意见的通知，《通知》指出，经过大家的共同努力，档案馆初步完成了《西安工程大学2016年荣誉集》的编纂，并在一定范围内和部门征求了修改和补充意见。为了保障荣誉的真实性、准确性、全面性，再次公开征求补充意见建议。

《通知》要求，依照文中已有的格式，把需要补充和修改的内容，单独发来电子版。有多项获奖的内容，请列出一览表，详细记录。同时，可以书面提出意见建议，也可以电话告知编辑组成员。截止时间到4月15日。《通知》同时附有联系人、电话、电子邮箱和材料（征求意见稿）。

档案馆征求对学校

《教学质量工程编研材料（1978-2015年）》补充意见

4月11日，档案馆发出征求对学校《教学质量工程编研材料（1978-2015年）》补充意见的通知。

《通知》指出，经过大家的共同努力，档案馆初步完成了《西安工程大学教学质量工程编研材料（1978-2015年）》的编纂。为了保障材料的真实性、准确性、全面性，公开征求补充意见建议。《通知》要求，依照文中已有的格式，把需要补充和修改的内容，单独发来电子版。对其中有多个项目和获奖的内容，请列出一览表，便于详细记录。也可以书面提出意见建议，也可以电话告知编辑组成员。截止时间为4月30日。《通知》同时附有联系人、电话、电子邮箱和材料（征求意见稿）。

档案馆征求对学校《2016年大事记》补充修改意见

4月17日，档案馆发出对学校《2016年大事记》补充修改意见的通知。《通知》指出，经过大家的共同努力，档案馆初步完成了《西安工程大学2016年大事记》的编纂。为了保障大事记的真实性、准确性、全面性，公开征求补充修改意见建议。《通知》要求依照文中已有的格式，把需要补充和修改的内容，单独发来电子版。

对电子版里面彩色内容的部分，请相关部门重点核实。对有多项获奖的内容，请列出一览表，详细记录。也可以书面提出意见建议，也可以电话告知编辑组成员。截止时间4月30日。《通知》同时附有联系人、电话、电子邮箱和材料（征求意见稿）。

档案馆成员深入各单位协调检查指导做好立卷归档工作

4月中旬以来，档案馆成员分别深入到学校各职能部门、教学单位，协调检查指导，共同做好档案立卷归档工作。

档案馆王程程老师于4月18日到人事处与宁涛副处长、郭丽娜、王丹莉老师联系商定接收人事档案事宜；19至20日，到财务处与罗兰老师沟通解决财会数据库里发现的数据问题，与孟钢民老师沟通交接2015年财会档案；21日与罗兰老师一起核查2015年财会档案，并封箱做好运往金花校区档案馆的准备工作。薛斌老师先后到教务处、研究生部等部门，就做好学生成绩立卷资料检查、保存、归档等事项开展工作。

档案馆薛斌老师于4月13日到教务处指导封彦老师整理2016年教务处教学类档案；4月14日到研究生部与张娟老师商议2016届毕业研究生归档工作；4月19日到教务处指导周丹老师进行档案数据的录入；4月13日到继续教育学院指导姚桦老师进行2016届成教毕业生的归档工作。

4月18日，档案馆档案馆刘清老师和张海轩老师到组织部与刘俊富老师联系商定2016年组织部的立卷归档工作；到审计处与谷淑婷老师联系商定2015年遗留审计资料及2016年审计材料归档立卷工作；到科技处与王卫、王志刚、界璐老师联系商定2015年、2016年科研材料立卷归档工作。4月20日，张海轩老师到科技处与鱼圆老师联系商定2016年科研资料立卷归档工作；到审计处提供立卷归档的装具。

档案馆刘清老师和李瑛老师于4月7日、12日、26日和27日到国有资产管理处指导李其晔老师归档立卷；4月7日、4月27到实验室管理处指导关晓琳老师归档立卷；4月19日到科技处学报编辑部指导田莉老师归档立卷，随后到协同创新中心指导周莹莹老师归档立卷。同时和基建处张黎老师等一起，进行实物核对、数据录入指导、组卷整理等工作。

档案馆杨锋老师进行了档案系统数据的导入、移库、修改和整理，加强案卷目录、总卷目录的系统核查和部门对接，为完成档案全总目录、档案系统数据的完整性打好了基础。

档案馆馆长高建会深入到相关职能处室，和部门负责人共同研究解决立卷归档的实际问题。在党政办公室和殷永建主任就做好文件类资料归档工作进行了探讨。在科技处和朱耀麟副处长、兼职档案员田莉老师共同商议立卷归档情况。在国有资产管理处，和王劲伟处长、赵雪曼副处长就资料多、人员少、时间紧等情况商议解决办法。在人事处和副处长陈安妮就做好部分人事档案归档进行探讨和安排。在教务处，和副处长赵小惠及各科负责人就归口归档进一步明确了任务和时间表。在实验室管理处，和李萌老师进一步明确了目录建立、编号等具体问题。在其他相关处室，和兼职档案员和科室负责人进行了交谈，了解部门资料整理、目录建立、材料检查核查、对接交卷等情况。

通过深入各单位协调检查指导做好立卷归档工作，提高了大家对做好档案工作重要性的认识，进一步明确了立卷归档的思路和方式方法，开拓了工作新途径，提高了工作质量和效率。大家表示，要积极按照学校统一安排部署，全面完成好本部门档案检查的各项任务，为学校档案检查事业增光添彩。

档案馆召开档案检查工作进展情况工作会议

4月17日上午，档案馆在金花校区档案馆办公室召开档案检查工作进展情况工作会议，档案馆馆长高建会主持会议。

会上，档案馆成员各自汇报了近一段时间以来开展的立卷归档情况，梳理了存在的问题，就做好后续工作，进行了讨论。馆长高建会安排了相关工作，提出了解决问题的思路和办法。

通过汇总发现，目前存在的主要问题，一是对部门立卷归档的要求认识不清，对归档环节和归档过程中的要求、任务存在一定差距。二是部分单位立卷归档迟滞，过去的档案归档仍然有欠账。三是存在部分归档材料不规范的情况。

针对存在问题，档案馆要求大家，一是重心下移，深入基层各单位和部门，加强指导培训和检查，规范立卷归档环节。二是坚持问题导向，发现问题，及时解决问题。三是总结推广好经验、好做法，指导工作实际。四是和兼职档案员团结协作，共同做好各个环节的工作。

档案馆积极协调各单位和部门档案立卷归档工作

4月18日，档案馆向学校各单位和各部门主管本部门档案工作处级干部和兼职档案员，通报各单位档案立卷归档情况，督促各单位按照陕西省教育厅对我校进行档案检查的工作要求，抓紧有利时机，组织本部门兼职档案员，做好后期立卷归档的具体任务。

按照陕西省教育厅对我校档案检查的进度安排，我校对校属各单位和部门档案检查工作任务和时间安排为，在4月20日前，将2015年以前的档案全部立卷归档、系统目录建立到位。6月5日前，2016年的档案立卷归档全部到位。6月初，我校将组成检查组全面自查。我校在6月20日前提交自评报告。

相关单位和部门接到相关信息后，高度重视，积极行动。表示要积极主动做好对接、指导、检查等等工作，创造一切条件，做好档案完整化的基础性工作。

近一段时期，学校各部门负责人积极组织协调，广大专兼职档案员抓紧资料整理、系统目录建立、检查核对档案材料，对保障档案完整性做出了应有的成绩。

高岭校长就做好档案工作提出要求和指导性建议

4月20日，学校财务管理委员会预算答辩会议在金花校区第三会议室举行，档案馆馆长高建会作为第四位答辩人，重点就校史资料编撰费进行了答辩。答辩过程中，围绕经费预算和使用目的，高岭校长不时提问，同时就做好档案工作及其校史资料编撰工作，发挥好经费效用提出要求和建议。

高建会简要汇报了项目经费使用所取得成绩和荣誉，及其带来的积极反响和发挥的支撑作用，表示要继续坚持做好档案查询利用服务，校史编撰、成果编研和展示等一系列工作。高岭对此表示肯定，他指出，要进一步做好校史资料编撰工作，挖掘校史资源，增加实物展示，突出办学特色和办学优势，提升学校影响力。要加快档案数字化，展示校友风采，搭建产学研平台，吸引更多校友关心支持学校的建设和发展。

档案馆召开档案检查工作进展情况推进会

4月24日，档案馆在金花校区档案馆办公室召开档案检查工作进展情况推进会，档案馆馆长高建会主持会议。

会上，高建会通报了在4月20日学校财务管理委员会预算答辩会议上，校长高岭就做好档案工作、校史编撰、校史馆和纺织服装博物馆及其相关工作的有关要求。

围绕档案检查工作及其进展情况，档案馆成员逐一汇报了各自对接部门的档案立卷归档、进度进展、存在问题、解决思路和办法，对工作量大的几个部门立卷归档情况进行了重点梳理，并提出了解决问题的思路和办法。

依据学校档案检查工作的总体要求，根据目前反馈的实际情况，高建会要求大家，要以追赶超越的精神持续做好具体工作，一是继续深入各单位各部门，加强与兼职档案员的对接、联系、指导、培训，为共同做好工作打好基础。二是注重团结协作，讲究方式方法，探索有效途径，提高工作质量和效率，在具体环节中，要做好档案系统目录建立，和兼职档案员共同核对检查无误，加封皮、内文、备考表并填写完整，最后交卷等各环节工作。三是认真负责、严谨细致，既做好立卷归档工作员，也做好质检员、监督员，对立卷前材料检查到位，保证立卷归档档案的质量，经得起历史的检验。

大家表示，档案立卷归档临近末期，要继续总结经验，把握规律，积极主动联系各对应部门，全面完成档案检查工作的后续任务。

档案馆职工赴西安交通大学档案馆调研工作

4月25日上午，档案馆员工一行6人赴西安交通大学档案馆调研交流学习档案工作。西安交通大学档案馆石慧敏馆长亲切接见并组织座谈。

石慧敏馆长从馆室情况、档案立卷归档、档案数字化、档案查询利用、档案编研和制度完善等多个方面介绍了西安交通大学档案馆的具体情况。同时也与我校档案馆职工在部门立卷、人员分工、档案研发等诸多方面进行了互动交流，解答了大家提出的实际问题，并进行了档案立卷过程的展示。

集中交流座谈后，大家实际查看了西安交通大学档案馆档案加工室、查询室、利用室和档案库建设，期间，进行现场交流和探讨。（张海轩）

图：我校档案馆职工在西安交通大学档案馆交流座谈

材料次序和层次

材料次序和层次：依次为（从上到下）：综述（文字）材料→统计汇总材料（汇总表、统计表）→一览表→支撑材料（原始材料复印件或者打印件、档案材料、文件、相关说明材料）。

每个观测点材料，单独成册，装入材料盒或者资料袋，形成最终检查材料。

综述材料，要交来电子版。

立卷归档制度

一、归档范围：凡是本单位在工作中直接形成的具有查考利用价值的各种文字材料、图表、帐簿、声像等均属归档范围，并严格按照“三合一”制度规定的归档范围执行。（“三合一”制度由归档制度、分类大纲、保管期限三部分管理文件组成，是文书归档工作的依据性文件。）

二、归档时间：管理文件在第二年五月以前立卷归档，本单位专业文书在办理完毕后立卷归档。基建工种全套材料在完工后及时归档，会计核算材料由财务人员按要求装订成册，保管一年后交档案室归档，形成的声像材料、实物随时归档。

三、归档要求：归档的文件材料必须齐全完整，档案类别层次分明，保管期限划分准确，卷内文件排列有序；案卷题名简明确切。封面填写工整；装订案卷牢固，档案入库案卷规范统一。

四、归档份数：一般归档一份，重要的和利用频繁的适当增加归档份数。

五、归档手续：移交（接收）档案时，要认真履行交接手续，填写档案移交（接收）登记簿，接受双方签字，以示负责。

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审稿：高建会  殷永建  刘清       电子邮箱：867551367@qq.com

编辑：薛斌、王程程               校对：李瑛   张海轩

联系电话：82330030       地点：金花校区主楼一楼中间1023房间