西安工程大学档案工作检查实施方案-档案馆

西工程大档字〔2017〕1号签发人：吴轩第

西安工程大学档案工作检查实施方案

校属各单位、各部门：

根据陕西省教育厅《关于对全省普通高校档案工作进行检查的通知》（陕教秘办〔2016〕12号），省教育厅决定于2017年9月起对各高等学校档案工作进行检查，并组成检查小组，进行实地检查。为了认真全面做好档案工作，接受上级检查，根据省教育厅《通知》精神，结合我校实际，特制定本实施方案。

一、高度重视，依法治档，为教学科研等各项工作服务

档案是高等学校各项事业和师生员工各方面工作的真实记录，是高等教育事业发展中的基础性工作之一。承担着“为党管档、为国守史、为民服务”的神圣使命。做好新时期新形势下的档案工作，对于推动学校教育教学质量的提升和又好又快科学发展、维护社会安全稳定和人民群众合法权益、提高学校科学管理能力和治理水平、推动学校建设高水平教学研究型大学具有重要意义。

陕西省教育厅对高校档案工作进行检查，是为了进一步贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发〔2014〕15号）和中共陕西省委办公厅、陕西省人民政府办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》（陕办发〔2015〕5号）及教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局第27号令），通过检查，进一步强化对档案和档案工作重要性的认识，促进档案建设和管理，促进档案利用服务，促进文化建设，进一步推进高校依法治档，努力提升高校档案事业发展水平，促进高校档案工作更好的为学校教学、科研等各项工作服务。

二、工作机构

学校成立档案检查工作领导小组（以下简称“领导小组”），领导小组下设检查工作办公室（以下简称“办公室”），办公室设在学校档案馆，负责检查工作的日常事务。

（一）档案检查工作领导小组

组长：吴轩第

成员为以下部门负责人：党政办公室、组织部、纪委办公室、宣传部、档案馆、人事处、科技处、教务处、国有资产管理处、实验室管理处、财务处、招生就业处、研究生部、国际合作与交流处、网络与信息化管理处、学生工作部（处）、发展规划处、基建处、后勤管理处（集团）。

领导小组工作职责：

1. 领导、部署、组织实施学校的档案检查工作。

2. 审核、指导学校档案工作检查实施方案的落实。

3. 讨论、解决和决定档案工作检查中的重要事项。

（二）检查工作办公室

主任：殷永建、高建会

成员：杨锋、刘清、马磊

主要职责：负责制定检查工作方案，分解检查工作任务，指导各单位、各部门的检查工作；负责相关部门的检查材料；负责检查工作安排和整改工作安排。

为细化和落实好检查档案的各项任务，检查工作办公室下设五个工作组：

1. 档案检查报告工作组

组长：高建会

成员: 刘清、杨锋、杨云华

工作职责：负责撰写完成《西安工程大学档案工作自查报告》和《西安工程大学档案工作自查评分表》等。

2. 档案材料组

组长：高建会

成员: 刘清、杨锋、王程程、薛斌、李瑛、

张海轩

工作职责：负责制定工作流程，分解、布置、落实档案检查的任务；收集、汇总、整理、立卷归档全部应归尽归的档案材料；统计、落实相关统计数据；对照《通知》要求完成《自查评分表》的相关内容；做好过程材料整理；完成检查汇报材料；完成查阅材料的准备。

3. 自查专家组

由档案馆专家馆员组成：席天良、梁维国、许今燕

工作职责：负责对检查工作的指导；检查档案材料、支撑材料、统计数据等；讨论审查学校《档案工作自查报告》和《自查评分表》等，提出意见建议。

4. 综合工作组

组长：高建会

副组长：刘群力

成员：刘清、杨锋、王程程、薛斌、李瑛、

张海轩

工作职责：负责上级检查组进校工作的交通安排、会议安排、走访引导、调阅材料及接待餐饮等事宜。

5. 各单位、各部门档案检查工作组

按照档案工作实际，要求学校各单位、各部门成立档案检查工作组，组长由各单位、各部门负责档案工作的处级干部担任，兼职档案员等为成员，负责本单位档案立卷归档的检查建设、补充完善、材料整理、数据统计汇总等。

三、总体工作安排

第一阶段（2017年3月底以前）：档案工作检查启动阶段

1. 制定完成《西安工程大学档案工作检查实施方案》。（2017年3月初）

2. 检查工作办公室制定《做好学校2013-2016年档案材料自查和补充完善工作的通知》并下发，各单位、各部门开始自查工作。（2017年3月初）

3. 学校检查工作办公室制定《档案工作自查任务分解表》。（2017年3月上旬）

4. 召开学校档案检查工作动员会议，部署档案检查工作。（2017年3月上旬）

5. 各单位上报本单位档案检查工作组成员，同时明确任务，开展工作。（2017年3月中旬）

第二阶段(2017年6月10日前)：立卷归档材料建设阶段

1. 档案馆会同各单位、各部门，对2013-2015年的立卷归档材料补充完善，建设到位。（2017年4月20日前）

2. 档案馆会同各单位、各部门，对2016年的立卷归档材料，全部到位。（2017年6月5日前）

3. 各单位、各部门按照《档案工作自查任务分解表》所列任务要求，在上述时间前将有关材料报送办公室。

4. 各单位、各部门向办公室提交简明扼要的档案工作自查报告，从总结自查总体情况、立卷归档的完整情况、存在问题解决情况、建设情况、取得的效果等方面进行说明。（2017年6月10日前）

5. 办公室和档案馆将各单位、各部门提供的资料，汇总、整理，形成上级要求的档案检查材料。（2017年6月10日前）

第三阶段（2017年6月20日前）：自查阶段和自评阶段

1. 办公室组织并完成自查、自评任务。

2. 办公室完成《档案工作自查报告》和《自查评分表》初稿。

3. 专家组成员检查档案材料、支撑材料、统计数据等。

4. 专家组成员讨论审查学校《档案工作自查报告》和《自查评分表》等，提出意见建议。

5. 提交学校讨论，定稿《档案工作自查报告》和《自查评分表》，并提交陕西省教育厅。

第四阶段（2017年11月10日前）：材料完善和专家组进校检查阶段

1. 查缺补漏，补充完善《档案工作自查报告》和《自查评分表》。

2. 完善检查的支撑材料。

3. 制定检查组进校检查工作方案，按照教育厅要求，做好检查组在校检查期间的各项工作。

第五阶段（2018年4月底前）：整改和落实阶段

根据检查组指出的问题、建议和意见，制定《西安工程大学档案工作整改报告》，采取切实有效的措施，积极整改，达到应有的目标要求。

四、牵头单位和责任单位的职责与任务

详见《西安工程大学档案工作检查目标任务分解表》（附件）。

（一）牵头单位

1. 检查材料。按时间、按要求完成《目标任务分解表》中要求的支撑材料、档案材料，并按材料明细要求分装材料盒。

2. 对责任单位提供的材料进行检查验收，督促整改，保证符合检查要求。

3. 撰写《目标任务分解表》中负责内容的综述材料，并进行自评打分，填报打分表，上报到办公室。

4. 定期向办公室上报档案工作检查进展情况。

5. 配合办公室做好检查准备及其检查期间的一系列工作。

（二）责任单位

1. 检查材料。按时间、按要求完成《目标任务分解表》中要求的支撑材料、档案材料，并按材料明细要求装袋，交给并接受牵头单位的检查验收，保证符合检查规范和要求。

2. 自查并检查完善近年本单位档案立卷归档情况，保证本单位档案全部归档，确保档案完整性。

3. 提交本单位档案检查工作的进展情况，按时间、按要求完成全部检查任务。

4. 按照办公室要求，做好检查准备及检查期间的一系列工作。

五、相关要求

（一）要进一步增强做好新时期档案工作的责任感和使命感。学校各单位、各部门要自觉以中国特色社会主义理论为指导，紧紧围绕学校改革发展大局，以依法治国、服务社会、服务民生为根本，以建立健全档案资源体系、利用体系、安全体系为目标，不断提升档案服务能力和服务水平，为推进学校教育教学事业综合改革，全面提升办学质量和办学效益，创新学校管理及其保障民生，实现“十三五”教育事业规划目标任务，争创“四个一流”建设目标，实现学校“追赶超越”的各项任务，提供强有力的支撑。

（二）要切实加强对档案工作的领导。各单位、各部门负责人是档案工作第一责任人（西工程大党字〔2016〕70号），要认真组织和动员本单位职工积极参与档案建设，特别是参与立卷归档环节和自查工作。认真落实责任制，大力支持部门兼职档案员的工作，使档案工作经常化、常态化。重视档案材料的查缺补漏和建设完善，经得起历史检验，对得住学校发展。

（三）要积极主动做好档案检查协调工作。各单位、各部门负责人要创造条件，集中力量，按照规定的时间完成承担的任务。职能部门要加强对教学单位的指导，协作一致，分工负责，既保证档案材料的完整性和真实性，也尽可能的避免重复，为我校档案工作建设取得新成绩迈上新台阶，做出应有的贡献。

（四）落实整改，正向激励。检查工作结束后，学校在积极落实整改的同时，将组织评选在档案建设和检查工作中做出突出成绩的先进集体和先进工作者，并进行表彰奖励。

附件：西安工程大学档案工作检查目标任务分解表

西安工程大学

2017年3月9日

抄送：校领导

发：校属各单位、各部门档（二）

西安工程大学党政办公室 2017年3月9日印发

打印：吴静校对：刘清共印70份

附件

西安工程大学档案工作检查目标任务分解表

（依据教育部第27号令《高等学校档案管理办法》和中办发〔2014〕15号、陕办发〔2015〕5号制定）

检查范围	检查项目	检查内容	检查依据	检查记录	标准分	牵头单位	责任单位
1.档案工作基本保障（50分）	1.1学校档案工作已实现集中统一管理（4分）	1.1.1.学校各种门类、载体的档案实行了集中统一管理。	实地查看		2分	档案馆	各单位和部门
	1.1学校档案工作已实现集中统一管理（4分）	1.1.2.档案管理机构较好的履行监督指导职能，并在学校内建立健全了档案管理网络。	有关材料		2分	档案馆	各单位和部门
	1.2列入领导议事日程（6分）	1.2.1.明确校（院）长分管档案工作，并能及时解决档案工作中存在问题。	领导分工记录,主管领导解决档案工作关键问题记录		2分	党政办公室	档案馆
		1.2.2.档案工作列入了领导的议事日程和目标责任制。	校领导办公会议记录,有关领导目标管理责任书		1分	党政办公室	档案馆
		1.2.3.关心档案馆(室)的建设与发展，从人力、财力、物力上给予支持。	具体措施		2分	党政办档案馆	人事处、财务处、国资处
		1.2.4.有满足学校需要的档案管理机构和档案管理队伍。	有关文件、专职档案员简介		1分	人事处	组织部、档案馆
	1.3.列入学校发展规划和计划（6分）	1.3.1.档案工作已列入学校发展规划、计划。	查看有关规划、计划		1分	发展规划处	档案馆
		1.3.2.在学校事业经费中，有满足学校档案工作的基本经费。	查看经费本		2分	财务处	档案馆
		1.3.3.为档案事业发展增加了专项经费。	查看经费本		2分	财务处	档案馆
		1.3.4.档案工作已列入学校及部门有关管理制度中，并纳入岗位责任制进行考核。	查看有关文件		1分	党政办公室	人事处、组织部
	1.4.文件材料的形成归档列入学校有关工作制度（4分）	1.4.1.文件材料的形成、积累、整理、归档工作已列入有关人员岗位责任制。	查看有关文件		2分	人事处	档案馆
	1.4.文件材料的形成归档列入学校有关工作制度（4分）	1.4.2.文书处理部门或业务部门立卷，并实行预立卷制度。	实地查看		2分	档案馆	党政办公室、档案馆
1.档案工作基本保障（50分）	1.5.对归档文件的完整、准确、系统有切实可行的控制措施（6分）	1.5.1.对各部门以学校名义行文、办文情况要底数清楚，并要指导、检查各部门年度立卷质量。	实地查看		2分	档案馆	全校各单位和部门
		1.5.2.档案机构参加重要计划工作会议和科研课题、设计项目以及产品、评审、鉴定会，参加工程竣工验收和设备开箱等工作，对应该归档的文件材料及时验收，形成制度并执行效果好。	查看有关记录，通知文件		2分	党政办公室	档案馆、科技处、基建处
		1.5.3.高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平。	查看有关记录，通知文件		2分	档案馆	人事处、财务处、组织部
	1.6.规章制度健全，制定了单位档案管理细则（3分）	1.6.1.建立了档案人员岗位责任制，执行有效。	查看规章制度		1分	档案馆	档案馆
		1.6.2.按照《高等学校各类档案工作规范》，制定了本校文件材料的归档办法、范围。	查看规章制度		1分	档案馆	档案馆
		1.6.3.建立了档案的接收、整理、保管、借阅、统计、保密、鉴定、销毁、库房管理等制度。	查看规章制度		1分	档案馆	档案馆
	1.7.档案完整、准确、系统（4分）	1.7.1.按时完成了十一大门类和各种载体的文件材料立卷归档任务。归档率达98%。对新列入的学生类档案根据本校的管理模式有相应的措施保障。	查看目录、收文簿		2分	档案馆	全校各单位和部门
	1.7.档案完整、准确、系统（4分）	1.7.2.重大科研课题、设计项目、重要基建项目及高、精、尖设备档案，按归档范围完整率达95%。	实地查看		2分	档案馆	科技处、基建处、国资处
	1.8.案卷质量达到国家标准（2分）	1.8.1.各类档案管理符合有关规定和规范的要求。各类档案案卷合格率达98%。	实地查看		1分	档案馆	全校各单位和部门
	1.8.案卷质量达到国家标准（2分）	1.8.2.有科学的分类编号方案。	实地查看		1分	档案馆	档案馆
1.档案工作基本保障（50分）	1.9.档案的保管条件符合国家要求（4分）	1.9.1.有适应本单位工作发展的档案专用库房、办公室和阅览室。	库房、办公室和阅览室三分开		2分	档案馆	档案馆
		1.9.2.有适应本单位档案工作的较充裕的档案装具和档案管理现代化、信息化所需的设备设施。	实地查看		1分	档案馆	国资处、财务处
		1.9.3.档案的安全、保护和库房管理符合国家相关标准或规范。	实地查看		1分	档案馆	档案馆
	1.10.采用现代科学管理手段管理档案（3分）	1.10.1.档案管理现代化与学校管理现代化同步发展，并列入整体规划。	有关计划、规划		1分	发展规划处	档案馆
		1.10.2.实行全面目标管理或其它现代化管理方法。	实地查看		1分	档案馆	档案馆
		1.10.3.配备了复印、控制温湿度设备；使用专门软件管理档案。	实地查看		1分	档案馆	档案馆
	1.11.档案部门已成为本单位的档案信息中心（3分）	1.11.1.档案部门已成为本单位档案资料信息中心。有条件的高校档案机构应创设爱国主义教育基地。	实地了解情况、查看		1分	档案馆	档案馆
		1.11.2.积极进行档案信息咨询服务，档案人员做到热情、主动、及时提供档案信息。	实地了解情况、查看		1分	档案馆	档案馆
		1.11.3.积极开展多种形式的档案宣传教育活动。如举办档案展览、陈列、建设档案网站等。有条件的高校，在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。	实地了解情况、查看		1分	档案馆	教务处、团委、学生处
	1.12.档案利用工作（3分）	1.12.1.档案信息提供利用能满足本单位各项工作需要，并为社会利用档案创造便利条件。	查看利用登记簿		1分	档案馆	档案馆
		1.12.2. 高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。有代表学校出具档案证明的专用公章。	实地查看		1分	档案馆	档案馆
		1.12.3.有利用效果登记。档案信息提供利用对提高单位管理水平、促进科学技术进步等较好地发挥了作用，有事例说明。	查看事例说明		1分	档案馆	相关职能处室
	1.13.档案信息资源开发工作（2分）	1.13.1.积极开发档案信息资源，制定了开发档案信息资源工作计划和安排。	查看有关材料		1分	档案馆	档案馆
	1.13.档案信息资源开发工作（2分）	1.13.2.开展了编制检索工具，编研、出版档案史料等工作。有五种以上编研成果，其中至少有二种为二次、三次信息加工成果。	实地查看		1分	档案馆	档案馆
2.档案工作重点建设（50分）	2.1.对档案和档案工作的地位与作用认识（6分）	2.1.1.对档案工作具有“不可缺少”的“基础性”地位的认识和举措。	查看有关材料		2分	党政办公室	档案馆
		2.1.2.学校相关部门在做好档案工作方面有哪些重要职责。	查看有关材料		1分	档案馆	人事处
		2.1.3.学校档案在推进学科建设、基础保障能力建设、国内外合作与交流、管理体制机制创新、校园文化建设及社会建设、政治建设、安全建设等方面的作用。	查看有关材料		1分	档案馆	发展规划处、后勤管理处、国际处、宣传部、组织部、保卫处等部门
		2.1.4.学校档案在维护人民群众合法权益，为民生服务等方面的作用。	查看事例说明		2分	档案馆	档案馆及相关部门
	2.2. 档案工作体制机制建设（4分）	2.2.1.党政统一领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的档案工作体制是否健全。	查看有关材料		2分	档案馆	人事处
	2.2. 档案工作体制机制建设（4分）	2.2.2.档案行政管理部门依法履职能力发挥情况，即行政执法条件保障和职能行使状况。	查看有关材料		2分	档案馆	人事处、组织部
	2.3.档案机构及馆舍建设（8分）	2.3.1.建立与学校工作相适应的高校档案机构。其中，满足以下条件之一者设立档案馆：A.建校历史在50年以上，B.全日制在校生规模在1万人以上，C.已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上者；不满足以上条件者设立综合档案室，且为正式建制机构。有条件或特殊需要的高校设立分室（高校档案机构的分支机构）。	有关文件、公章		4分	人事处	档案馆
	2.3.档案机构及馆舍建设（8分）	2.3.2.按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》要求建设了满足学校档案存放要求的综合档案馆舍。	查看有关材料、实地查看		4分	档案馆	档案馆
2.档案工作重点建设（50分）	2.4.档案队伍建设及待遇落实情况（10分）	2.4.1.配备了热心档案事业、具有高级以上专业技术职务任职经历，有组织管理能力、具有开拓创新意识和精神，年富力强、身体健康的高校档案机构负责人（馆长、综合档案室主任）。根据需要配备副馆长（副主任）一至二名。	有关文件、负责人简介、档案人员的反映		3分	档案馆	档案馆
		2.4.2.必须配备足够的列入学校事业编制的专职档案工作人员，其中，全日制在校生1万人以下不少于3名专职档案员，每增加2千名折合在校学生(本专科生1﹕1,硕士研究生1﹕1.5,博士研究生1﹕2,函授生1﹕0.1,留学生1﹕3)，增加1名档案人员。	档案工作开展实际情况、档案人员的反映、学校在校生统计		3分	人事处	组织部、档案馆
		2.4.3.档案人员的配备必须适应工作需要。应当遵纪守法、爱岗敬业、忠于职守，具备相应知识结构、现代化管理技能和年龄、性别比例合理的专职档案员队伍。其中，具有本科以上学识水平的人员占档案管理人员总数60%以上；具有中级以上专业技术职务的人员占30%以上；受过档案专业培训的人员达100%。在岗人员必须定期参加上级单位组织的培训交流活动。	专职档案员简介、专业技术职务、学历证明及档案培训证书		2分	人事处	组织部、档案馆
		2.4.4.档案工作人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，在职称、福利上享受教学、科研与管理人员同等待遇和依法享受有毒有害物质保护等有关待遇。	人事部门的有关文件和制度、防护津贴发放证明等		2分	人事处	档案馆
	2.5.档案经费保障建设（4分）	2.5.1.除档案基本维护费以外，档案基建经费、设备经费等落实情况。	查看有关材料		2分	档案馆	财务处、国资处
	2.5.档案经费保障建设（4分）	2.5.2.档案安全及数字化建设的费用的落实情况。	查看有关材料		2分	档案馆	财务处
	2.6.档案收集模式、管理手段、服务机制创新建设（6分）	2.6.1.档案收集模式的创新表现。	查看有关材料		2分	档案馆	教务处、研究生部、财务处、人事处等
		2.6.2.档案管理手段的创新表现。	查看有关材料		2分	档案馆	档案馆
		2.6.3.档案服务机制的创新表现。	查看有关材料		2分	档案馆	档案馆、财务处人事处、组织部
2.档案工作重点建设（50分）	2.7.档案信息化、数字化建设（12分）	2.7.1.档案管理软件的运用及与校内OA、其他业务系统的对接情况。	查看有关材料		2分	档案馆	网络与信息化管理处、各部门
		2.7.2.档案对外利用平台建设情况，包括档案工作网站及网页情况。	查看有关材料		4分	档案馆	档案馆
		2.7.3.档案检索机读目录建设情况，文件级和案卷级机读目录化率情况。	查看有关材料		2分	档案馆	档案馆
		2.7.4.电子化档案归档情况及馆藏各类档案数字化率情况。	查看有关材料		2分	档案馆	档案馆
		2.7.5.档案数据库安全保障情况。	查看有关材料		2分	档案馆	档案馆

3.各项加分（10分）	有下列情况予以加分	加分	牵头部门	责任部门
	3.1.2010年以来在国内核心刊物发表学术论文。	+1.5	科技处	全校各部门、档案馆
	3.2. 2010年以来主持或参加省部级科研课题。	+1.5	科技处	全校各部门、档案馆
	3.3. 2010年以来在正式公开出版刊物发表学术论文或获得省级以上档案协会论文奖（人均3年1篇）。	+1	科技处	全校各部门、档案馆
	3.4.2010年以来档案工作受到省、厅（局）以上表彰的先进集体或先进个人。	先进集体 +1 先进个人 +1	档案馆	全校各部门、档案馆
	3.5. 档案馆（室）受到校级正式表彰。	+1	档案馆	档案馆
	3.6. 某一门类或某一方面工作很有特色。	+1	档案馆	全校各部门、档案馆
	3.7. 对这次检查、评比工作认真，报表及时，可酌情加分。	+1	档案馆	全校各部门、档案馆
	3.8. 积极参加学会各项活动并按时交纳会费。	+1	档案馆	档案馆、财务处

注：中办发〔2014〕15号为中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》；陕办发〔2015〕5号为中共陕西省委办公厅、陕西省人民政府办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》