西工程大党字〔2016〕70号
校属各单位、各部门：
根据党中央《关于全面推进依法治国若干重大问题的决定》的总体要求，为深入贯彻落实《中共中央办公厅 国务院办公厅印发〈关于加强和改进新形势下档案工作的意见〉的通知》（中办发〔2014〕15号）和《中共陕西省委办公厅、陕西省人民政府办公厅印发〈关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见〉》（陕办发〔2015〕5号）的精神，依据我校教育事业发展规划中关于档案事业“十三五”规划的目标要求，在广泛征求意见的基础上，制定了我校《关于加强和改进新时期档案工作的实施意见》。经学校研究同意，现予以下发，请各单位遵照执行。
附：《中共西安工程大学委员会 西安工程大学关于加强和改进新时期档案工作的实施意见》
西安工程大学党政办公室
二○一六年十二月十二日
中共西安工程大学委员会 西安工程大学
关于加强和改进新时期档案工作的实施意见
根据党的十八届四中全会通过的《关于全面推进依法治国若干重大问题的决定》的总体要求，为深入贯彻落实《中共中央办公厅 国务院办公厅印发<关于加强和改进新形势下档案工作的意见>的通知》（中办发〔2014〕15号）和《中共陕西省委办公厅、陕西省人民政府办公厅印发<关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见>》（陕办发〔2015〕5号）的精神，依据我校教育事业发展规划中关于档案事业“十三五”规划的目标要求，加快档案现代化管理和档案信息化步伐，提高档案现代化服务水平，完善档案工作体制机制，与时俱进推进学校档案事业科学发展，提出如下实施意见。
一、提高认识，加强领导，充分认识档案工作的重要意义，进一步完善档案工作体制机制
1.进一步强化对档案和档案工作重要性的认识。档案是学校各项事业和师生员工各方面工作的真实记录，是高等教育事业发展中的基础性工作之一。承担着“为党管档、为国守史、为民服务”的神圣使命。做好新时期新形势下的档案工作，对于推动学校教育教学质量的提升和又好又快科学发展、维护社会安全稳定和人民群众合法权益、提高学校管理能力和治理水平、推动学校建设高水平教学研究型大学具有重要意义。全校各单位、各部门要进一步增强做好新时期档案工作的责任感和使命感，自觉以中国特色社会主义理论为指导，紧紧围绕学校改革发展大局，以依法治国、服务社会、服务民生为根本，以建立健全档案资源体系、利用体系、安全体系为目标，不断提升档案服务能力和服务水平，为推进教育教学事业综合改革，全面提升办学质量和办学效益，创新学校管理及其保障民生，实现“十三五”教育事业规划目标任务，提供强有力的支撑。
2.切实加强对档案工作的领导。各单位、各部门要切实加强对档案工作的领导，部门负责人是档案工作第一责任人，同时，指定一名熟悉档案工作的处级干部分管本部门档案管理的具体工作。要把档案工作列入议事日程，每季度、每半年听取工作汇报并例行检查和接受检查、评估。列入年度目标任务完成情况综合考核内容，同时，对本部门的兼职档案员加强管理、培养培训。组织、人事部门要根据国家和上级主管部门对档案管理事业的有关要求和馆藏量、教育志（鉴）编研需要等实际情况，配强、配齐、配优档案干部。保障在新形势下推进档案事业发展的执行力。
3. 进一步完善档案工作体制机制。要坚持“统一领导、分级负责”的原则，认真落实党委和行政领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的档案工作体制。进一步健全学校档案工作协调机制、各职能处室、组织、人事、财务、教务、学生、研究生、基层教学单位和部门，要分工明确、各司其职、密切配合，形成合力。学校档案馆要履行好监督指导机关部门和其他单位的档案管理工作，要履行好集中管理档案工作职能，要履行好档案资源为人民群众服务的总要求。有关要害部门、产生档案较多的部门，要确定多名兼职档案员，建立档案室，保障工作条件，规范的开展各项业务工作，并且按照规定向学校档案馆及时完整移交档案，切实做到应归尽归。产生档案较少的部门要为兼职档案员配备档案柜。档案工作要落实有“场所、设施、人员、制度、保障”等要求。
4. 创新基层档案管理模式。档案行政管理部门要强化学校档案管理工作，引导、帮助基层各单位、各部门做好档案管理。通过培养、培训、专题会议、调研、参观学习等多种方式，不断汲取先进的管理经验。通过职业技能培训、检查、指导、示范、评估等，提高工作质量和服务水平。各部门要做好收集、保管、利用和及时向学校档案馆移交档案的具体工作。档案馆要进一步总结自成立以来档案管理和利用的先进经验，坚持实事求是和问题导向，结合学校发展和档案工作实际，将先进经验固化为管理模式，及时整改问题，消除盲点和不足之处，保证档案工作顺利开展。
5.加强基层单位档案工作。认真贯彻执行国家《档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局令，第27号）和高等学校档案工作规范等有关加强高等学校档案工作的政策法规，学校将档案工作完成情况纳入对处级单位领导干部工作目标考核体系，各基层单位将处室负责人、科室负责人及其集体、个人的档案工作纳入年度目标考核，同时在评优、职称评审、职务晋升等方面综合考虑。各处室要在综合档案产生、管理、立卷、归档方面逐渐向规范化、科学化、信息化、数字化努力。各教学单位要在学生学籍和学生综合档案管理生产中，规范、及时、有效，向信息化方向发展。
6.提高依法管理、依法治档的水平。档案馆是代表学校管理和履行档案事业权力义务的主要部门，按照国家和上级部门对档案事业的要求，全面认真履行档案馆职责范围，自觉接受教育行政主管部门对学校档案事业的监督检查和评估，全面提高依法管理、依法治档的水平。同时，积极协调有关职能部门，对重点建设项目和专门（专业）档案进行督促检查，使档案工作经常化、制度化，成为依法管理档案事业的重要手段。重点要加强对学校发展规划、综合改革、重大事项、学生学籍、涉及民生等方面档案工作的监督检查，严防档案流失。建立完善检查情况通报和责任追究制度，制定我校关于档案事故认定及其责任追究处理办法，对违反档案法律法规的行为依法追究责任。
7.积极推进社会力量参与档案事务。充分发挥档案学会、中介机构和志愿者等社会组织的作用。引入竞争机制，通过招标、合同、委托等方式，向社会购买档案数字加工、设备设施运行管理、档案信息管理系统维护、规范化整理、破损档案修复、杀虫灭菌处理等专业技术服务，以及保洁、档案用品配送等事务性管理服务。探索贵重档案备份和委托第三方代为管理服务，探索档案资源代管、托管、专管新模式。探索持证上岗，严格规范管理从业人员的技术培训、劳务、实施，规范服务行为。鼓励向档案馆捐赠或寄存档案，对捐赠重要、珍贵档案的部门和个人进行表彰奖励，并颁发捐赠荣誉证书。
二、打好基础，强化管理，建立健全多领域全覆盖的档案资源体系
8.建立健全多领域全覆盖的档案资源体系。档案部门要面向未来、面向社会、面向群众，推动档案资源建设实现“三个转变”。推动文书档案向文书档案与社会档案互补转变，聚焦本单位、本部门工作特点和发展变化，建立档案工作提前介入重大活动和重大事件机制，重点做好民生档案收集工作，拓展社会全覆盖式档案工作新领域。推动由机关档案与师生一线（民间）档案相辅转变，支持教研室（系）、科室等基层组织建档立档，开拓向师生个人、社会民间征集档案新途径。加大著名人物档案、特色档案、基层和民间档案征集力度，提高馆藏档案的文化艺术底蕴和存史价值。推动由平面档案向平面档案与立体档案并重转变，把档案信息化纳入办公信息化整体规划。开展非物质遗产建档工作，通过开展“我与我的母校（学校）”征文（回忆录）、“学校记忆”回顾、“口述校史”等工作，对珍贵濒危文化进行抢救性记录和建档，确保各种载体的档案资源应收尽收。
9.加强完善归档制度。凡是学校和有关部门举办的重要活动以及处理重大突发事件，档案部门要积极参与，加强收集业务指导，采集档案资料，主办、承办和宣传部门要密切配合，主动移交档案资料进馆。按照国家档案局8号、10号令要求，进一步完善归档范围和保管期限表，严格执行文件材料归档制度。尤其要强化电子文件、影像照片、文（实）物（包含证章、奖杯奖状、书画、公务礼品等）等材料的归档。撤并单位的档案工作，由新的主管（或业务主管）部门牵头组织实施规范整理、数字加工和移交工作。对学校对外合作中产生的档案，一并由其主管部门或者主要参加单位建立和移交档案资料。
10. 加强档案收集整理力度。进一步加大对档案收集整理工作的监督指导。要围绕重要历史事件、重要文化、学校文化遗存、著名人物、特色和优势，开展档案征集和口述历史采集工作。要按照高等教育与档案工作同步发展要求，进一步加强涉及学校各个领域、各个方面的档案管理和服务工作。学校有关职能部门和项目主管部门，要建立和完善并严格执行重点建设、重大项目和活动、综合改革等项目竣工档案验收制度，有必要时，档案馆可以聘请专家参与验收。重点项目和重大活动结束6个月内，要完成项目档案的移交归档。
11. 切实推进民生档案科学化管理。从服务民生出发，建立条块结合、齐抓共管的联动机制，努力构建好民生档案工作体系。档案部门要积极探索推行民生档案集中管理，保存好人民群众的权益凭证，为构建诚信社会、和谐社会提供基础支撑。各有关处室和基层单位，要以对人民群众高度负责的精神，从一开始就做好基础性档案资料工作，及时将社保、房产、土地、收入等直接涉及人民群众权益的民生档案接收管理归档。档案馆要建立好查询和利用系统，确保查询、利用及时到位，满足人民群众的新期待，新要求。
12.科学管理和整合档案资源。建立完善以档案行政管理部门为主导，各单位、各部门密切协作配合、档案馆集中统一管理的档案资源管理架构。档案管理与服务、校史研究和博物馆建设等形成有机联系的整体，档案、校史（志、鉴）、校园文化建设与素质教育工作要紧密结合，使档案资源在教育教学和育人过程中发挥应有的作用。
三、创新服务，提升水平，建立健全全方位多层次方便人民群众的档案利用体系
13. 档案部门要以服务学校改革发展为核心，查找全面深化改革与档案工作的切入点，拓展档案工作新思路、新领域，做到改革发展延伸到哪里，档案工作就跟进到哪里，档案服务就覆盖到哪里。积极探索新时期档案工作新模式，努力推动档案管理从保存国家记忆向保存社会记忆方向转变，真正使档案馆信息中心成为学校改革发展的思想库、决策库。要切实转变档案工作重机关团体利用，轻个人利用，重为机关团体服务，轻为群众服务，重为校内服务，轻为校外服务的观念和认识，建立覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系。
14. 积极创新档案服务。要逐渐将公开文件查询查阅纳入学校政务信息公开体系进行建设和考核。加强设施建设投入和技术服务，充分发挥档案馆作为学校信息公开查阅服务场所的功能。要在现有校史馆、博物馆成为陕西省青少年教育基地的基础上，把其作为爱国主义教育基地加强建设。盘活档案资源，通过5•18国际博物馆日、6•9国际档案日等重大纪念日、活动日，开展形式多样的档案陈列、展览和宣传教育活动。
15. 积极推进档案信息化建设。加快建立以档案资源为核心，以电子政务为依托、以数字化加工为重点，以档案信息资源社会共享为目标的档案信息服务机制，积极推进档案数字化基础设施、应用系统和安全保障体系建设。按照学校教育事业“十三五”规划总体目标要求，实现学籍档案、部分综合档案、荣誉证书的数字化。到2020年，基本实现档案存储数字化、重要电子文件归档科学化、利用工作网络化。
要强化信息安全保障体系建设，在定级备案、建设整改、等级测评、监督检查等环节与有关部门密切协作，共同做好档案信息安全等级保护。要做好涉密档案的管理，严格和规范的执行信息公开的有关制度，严把开放档案的审核关，确保涉密档案安全。
16. 大力推进数字档案馆（室）建设。积极开展传统载体档案数字化工作，及时以数字化代替原件，对于已经实现数字化的档案原件妥善保管和利用。要将电子档案列入接收范围，各部门移交档案时应该将电子档案一并移交归档，并确保与纸质版完全一致。档案馆要建立和完善档案数字化加工中心，细化进度安排，逐年推进，逐步完成现有档案数字化工作。要采取措施，严防数字化过程中信息丢失、外泄和秘密泄露。
17. 着力于提供多层次全方位档案服务。档案馆要充分发挥档案资源“信息库”、“思想库”的作用，充分体现档案保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、学校信息公开查询中心和电子文件中心的功能，提高公共服务能力，认真落实免费提供利用服务要求，依法做好档案查询服务，改进查询方式方法，简化查询利用手续，最大限度的满足利用者需要。要开办档案查阅绿色通道，实行档案远程电话和信息服务、节假日预约（寒暑假值班）查阅服务和特殊人群服务。加强与有关部门配合，为人民群众养老、医疗、保险等提供档案信息服务。
18. 对接开放平台，实现资源共享。围绕社会需求和学校发展要求，主动开发档案资源，积极提供和推介档案信息，举办档案展览，全方位为社会提供档案服务。要利用全国开放档案平台，逐步上传已经开放的档案以及政府公开信息所要求档案及其志（鉴）编纂资料，及时对接政府服务平台，实现资源共享，真正建立起方便人民群众的档案利用体系。
四、加强建设，夯实基础，进一步构建档案科学安全防护体系
19. 扎实有效推进档案馆建设。“十三五”期间，学校将在临潼校区建设新的档案馆。要按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》要求，把档案馆建成面积达标、设施完善、功能齐全、安全保密、服务便捷、节能环保的档案保管查询利用基地、信息公开查询中心、电子文件备份中心。
20. 切实加强档案安全保密体系建设。档案馆（室）要严格实行保管、查阅、办公场所“三分开”，加强档案实体管理。要建立和完善档案安全应急处置协调机制和档案安全应急管理制度，制定完善档案应急处置预案，加强突发事件应急管理，开展预案演练，确保档案安全。落实领导带班制，24小时负责制，岗位责任制、值班员制度和检查制度，明确档案安全保密责任制，构筑人防、物防、技防相结合的综合防范体系，把安全责任、安全制度、保障措施落到实处。逐渐探索重要档案异地异质备份制度，确保档案信息安全。积极建立学校重要档案和电子档案备份库，力争到2020年，实现学校重要档案和电子档案备份管理。
21. 强化档案安全保密的检查督查。认真总结学校首次保密普查工作的经验做法并推广应用，并持续做好保密工作。定期开展全校保密工作教育，开展保密检查督查。组织有关部门对档案馆、各基层单位档案室、保密室进行随机性、经常性安全保密检查。开展保密工作宣传教育，把工作重点从事后处理转移到事前防范上，发现问题和隐患及时整改到位。各有关部门和单位要建立健全并严格执行各项规章制度，经常性开展保密检查、自查，及时消除隐患。
22. 加大档案工作装备的现代化。档案的现代化离不开设施的现代化。要将档案现代化的经费预算及时列入学校档案事业发展的专项预算，及时更新满足档案科学管理所需要的档案装具、消防设施、温度湿度控制和消毒杀虫设备、安全防护体系等档案安全保管设备。配备和维护好扫描设备、数码设备、计算机管理系统等装备。
23. 最大限度地延长档案寿命。根据近年来国家对民生工程档案利用的实际，依据我校办学历史和独立建校的历史事实，在目前状况下，应该最大限度的延长现有档案的寿命。
五、加大力度，切实保障学校档案事业科学发展
24. 科学规划和组织实施好档案事业发展规划。学校已经将档案事业发展列入“十三五”学校事业发展规划，与学校其他工作共同规划、共同部署、共同落实。各单位、各部门要按照学校“十三五”规划的整体目标任务，将档案工作纳入本部门、本单位的年度工作计划，列入工作检查和考核内容，切实加强督促、检查、落实，管理和考核，为全面实现学校“十三五”发展规划目标任务打好坚实基础。
25. 加强档案工作改革创新。要围绕学校改革发展的总目标和各项任务，遵循档案工作规律，突出新形势下档案工作的特点和问题，积极转变职能，提高依法治档能力。要解放思想，更新观念，把档案的传统保护与高新技术应用相结合，把档案保管与有效利用相结合。用改革创新的精神谋划和推进工作，做好涉及民生领域的档案工作改革。要发挥资政育人作用，打造档案文化精品，开展档案文化交流，以历史档案展现学校“实业报国，负重奋进”的百年办学历程和办学传统，不断赋予学校精神新的时代内涵。
26. 加强档案干部队伍建设。组织、人事和有关职能处室及基层单位，要把档案干部的培训、交流、使用列入干部培养和选拔任用计划，统筹安排，为档案干部成长成才创造条件，进一步增强档案干部队伍的活力。帮助他们解决各种实际问题和后顾之忧，保持档案干部的队伍稳定。对在档案事业中做出突出贡献的集体和个人，及时给予表彰奖励。进一步强化干部上岗教育、继续教育和专业培训，建立和造就一支政治素质强、业务水平精、作风纪律严的高素质干部队伍。
27. 加强对档案事业的宣传力度，为档案事业发展提供强大舆论支持。充分利用多种媒体，大力宣传党和国家有关档案工作的政策法规，宣传档案部门贯彻执行党和国家方针政策的新举措、新成绩、新经验，宣传涌现出来的先进集体和先进典型的先进事迹，弘扬正能量，歌唱主旋律。档案部门要加强档案利用与编研工作，认真总结学校年鉴等校史资料编纂的先进经验，力争将其打造成为我校校园文化工程的精品。要组织人员，挖掘学校历史资源，按照弘扬社会主义核心价值观，繁荣社会主义文化的要求，推出档案精品力作，履行记录历史，传承文明、引领时尚、教育师生、服务社会，推动发展的光荣使命，为把我校早日建设成为教学研究型大学作出应有的成绩。
28. 及时总结经验，促进档案工作迈上一个新台阶。“档案工作是一项基础性工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业的发展，都离不开档案。在全面建设小康社会的进程中，档案工作显得越来越重要。”在档案工作实践中，各单位、各部门要根据实际，对本《意见》执行过程中的成绩、经验及时进行总结反馈，对出现的新问题要及时改进。对一时难以解决的问题，要会同主管部门及时研究，采取措施，落实到位。档案部门要注意收集基层部门关于档案工作的好经验、好做法，并推广应用。对需要补充完善本《意见》的内容，及时报请学校批准后付诸实施，真正使档案工作与时俱进，科学发展。
中共西安工程大学委员会
西安工程大学
2016、12
