关于征集补充2011-2015年各类奖励及荣誉内容和证书、奖牌等实物及电子版的通知-档案馆

校属各单位、各部门及有关个人：

按照学校文化工程建设的要求，档案馆完成了《西安工程大学2011-2015年荣誉集(文字版)》（初稿），在此基础上，将尽快完成图片版，做到资源共享，发挥档案资源应有的作用，使档案产品更好的为学校建设和发展服务。

为了尽快征集补充2011-2015年各类奖励及荣誉内容和证书、奖牌等实物及电子版，现就有关事项通知如下，请各单位和相关人员大力协助，及时完成。

1、征集范围：奖励及荣誉是指在校外获得的各级各类荣誉、奖励等。包括文件、证书、奖牌、锦旗、奖杯等具有实证支撑的奖励及荣誉。

2、内容补充：请逐年核查附件《西安工程大学2011-2015年荣誉集(文字版)》中的奖励及荣誉内容，分类查缺补漏，将需要补充的内容以电子版形式发送到指定的邮箱，格式为：年度+学院（或个人名称）+奖励及荣誉的关键词。请按照附件里面内容格式撰写需要补充的词条，同时提供证书原件或者送交档案馆拍照、扫描。

3、图片提供：凡是没有向学校档案馆归档的证书、奖牌、锦旗、奖杯，都需要提供电子版。将牌匾、奖牌、锦旗、奖杯拍照，证书扫描。

4、实物归档：请各部门将集体（含代表学校和本部门）获奖的荣誉奖牌、奖杯等实物，作为实物档案，尽快交到档案馆，档案馆将永久保存并在成果室永久展示。

5、长期征集：建校以来和2016年以后获得的荣誉，请及时送交档案馆拍照、扫描，形成电子档案，特别是个人获奖的荣誉（个人荣誉证书档案馆没有或者不全，这是在为建校以来学校荣誉集的编纂准备素材）。

6、截止时间：2016年5月中旬前。

7、专人负责：建议各单位指派兼职档案员负责此项工作。最好集中收取统一送交到档案馆拍照和扫描。

8、先行存档：今后各职能部门在下发荣誉证书之前，要先向档案馆提交电子档案图片，同时应归尽归实物档案。。

9、学生荣誉：学生管理部门和教学单位要重视收集学生荣誉，尤其是证书、奖牌、照片等实物。对重要奖项，一定要保证按时归档和存档（含电子版图片）。

10、注意事项：

（1）统一拍照或者扫描：为了保证效果，建议最好送交到档案馆，由档案馆统一制作完成（扫描后归还属于个人的荣誉证书）。

（2）自行拍照或者扫描：附文字说明，发到档案馆校史编撰室（建议不要自己处理，以免效果达不到要求）。

（3）此前已经归档和在档案馆扫描过的荣誉证书，可以不再提供。

11、请在学校办公系统下载荣誉集文字版。