校属各单位、各部门：

今年是实施十二五规划的收官之年，距离期末时间不多。根据中共中央办公厅国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》和全省高等学校档案工作会议精神，根据我校实际，为了完整完成十二五期间我校档案立卷归档工作，现就做好十二五期间档案资料自查和立卷归档工作通知如下，请各单位、各部门抓紧落实，及时立卷归档。

一、请各单位安排，特别是兼职档案员认真核查自己所在单位和本人职责范围内，应该立卷归档的文件资料，抓紧整理，于近期尽快立卷归档。

目前，有部分单位还没有将2014年、2015年上半年应该归档的文件材料立卷归档，请抓紧整理，及时归档，以免影响查询服务和数字化进程。

二、请各单位安排自查归档情况。特别注意核查本部门干部职工岗位变化、工作部门调动前，应该立卷归档的文件材料情况。查缺补漏，对没有及时归档的，请抓紧立卷归档。

三、根据近期查询服务的信息反馈，有关教学单位请在学生毕业后三个月内及时归档学籍档案，学籍档案的及时归档直接关系到学生就业、升学等民生大事，请相关部门安排兼职档案员，专人负责，抓紧整理及时归档。

四、对于科研、基建、仪器设备等专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后2个月内归档。对于周期较长的文件材料，可以按照阶段分批次归档。特别重要的文件材料可以随时归档。实物和声像档案材料形成后，可以随时归档。

各部门根据其工作特点，可以对其阶段性、集中开展活动的材料及时归档，例如举行的大型会议、专题会议等，不一定放到年底归档。

五、各单位、各部门兼职档案员，要将在近年内和本职岗位上立卷归档的情况，逐一核查，对应该归档而没有归档的，抓紧归档。特别注意不能有遗漏情况发生，切实做到应归尽归。

六、请在期末前后及时对2015年文件材料进行整理，在2016年3--4月归档月期间，将全部完成2015年期间的文件材料立卷归档任务，为我校十二五期间档案工作画上一个圆满的句号。

七、根据档案工作总体要求，保证工作责任到人，请各处（室）级、教学单位指定一位处级干部负责此项工作，并在近期将此通知所要求的内容和事项，抓紧落实好。同时填报《西安工程大学档案工作部门（学院）负责人和兼职档案员登记表》，将书面登记表于11月18日前交到档案馆，同时将PDF格式电子版登记表上传至校内档案群：45331968。

档案工作是关系民生和学校发展的基础性工作，请各单位、各部门务必高度重视，认真自查，逐项落实，并在近期将此通知所要求的内容和事项，落实到人、落实到岗位，落实到每一项工作，及时完整完成立卷建档任务。

联系电话：82330030，综合档案

82330028，教学档案、人事财务档案

82330020，档案馆办公室

附表：西安工程大学档案工作部门（学院）负责人和兼职档案员登记表

                                         档案馆

                                      2015.11.11

附表： 西安工程大学档案工作部门（学院）负责人和兼职档案员登记表

单位名称（盖章） 时间： 年 月 日

备注：（1）业务范围较多的部门，兼职档案员可以是2--3人。（2）工作内容是指兼职档案员负责的本部门档案立卷的具体任务，由填报部门落实后填写。（3）请将书面登记表于11月18日前交到档案馆，同时将PDF格式电子版登记表上传至校内档案群：45331968。