校属各单位：

为了做好2012年归档工作，推进学校档案管理的规范化、制度化，进一步提高学校档案工作的管理水平，根据国家档案行业标准《归档文件整理规则》和《档案法》的要求，现就做好归档工作通知如下：

一、归档内容

各部门需要归档文件材料的范围、保管期限划分详见《西安工程大学各类档案归档范围及保管期限》。归档内容如下：

党群、行政类：包括各类文件、资料汇编、图表、名册等；

教学档案：综合文件（包括研究生、本科生、成人教育、就业指导、学生、体育工作等）、教学管理等；

科研档案：综合文件（科研、推广）、科研推广项目等；

基建档案：综合文件、基建项目等；

国资设备档案：综合文件、大型设备项目、固定资产等；

出版物档案：综合文件、著作、期刊等；

财会档案：综合文件、会计报表、帐薄、凭证、工资清册等；

声像档案：录音带、录像带、磁盘、光盘、照片等；

人物档案：名人生平传记、笔记手稿、书信、回忆录等；

实物档案：奖状、证书、纪念品、题词等；

二、时间安排

归档工作从4月开始，5月30结束，分三个阶段进行。

第一阶段，收集整理（4月18—4月30日）。根据归档内容，及时将本部门活动过程中形成的有保存价值的各种文件材料、照片、录音、录像等声像档案材料进行收集、整理，档案部门业务指导人员到相应的各归口管理部门进行档案指导（请各部门兼职档案人员根据工作情况及时联系综合档案室工作人员）；

第二阶段，档案检查（5月1—5月20日）。档案部门业务指导人员继续到各部门对其立卷、数据、整理情况进行核对和检查，发现材料不齐全、阅卷不符合要求和规范、数据不完整的情况及时纠正，检查无误后方可允许移交档案部门；

第三阶段，移交档案（5月21—5月30）。经验收后的档案材料和目录移交档案部门后，要在档案内认真填写备考表，卷内目录、立卷整理人（兼职档案员）、检查人（各单位负责人）、移交日期等信息。

归档材料进入校档案部门后，专职档案员按照各大类进行科学分类、编目、装盒和入库上架、信息完善与加工工作，及时有效的开展档案利用服务工作。

三、归档要求

1、按照《西安工程大学档案立卷归档细则》，对属于归档范围的文件材料以卷为单位进行收集、整理、装订、分类、排列、编号、编目和装盒。

2、各部门要高度重视这项工作，确保兼职档案员集中精力做好2011年文件材料的归档工作。

3、档案部门要加强对各单位兼职档案员的档案业务指导，组织学习《西安工程大学档案工作规范》，严格执行《西安工程大学档案管理办法》，做到收集齐全、分类科学、整理规范、排列有序、程序合格。

                                           党政办公室

                                          2012年4月18日