为了做好2009年归档工作，推进学校档案管理的规范化、制度化，进一步提高学校档案工作的管理水平，根据国家档案行业标准《归档文件整理规则》和《档案法》的要求，现就做好归档工作通知如下：
各部门需要归档文件材料的范围、保管期限划分详见《西安工程大学各类档案归档范围及保管期限》。归档内容如下：
党群、行政类：包括各类文件、资料汇编、图表、名册等；
教学档案：综合文件（包括研究生、本科生、成人教育、就业指导、学生、体育工作等）、教学管理等；
科研档案：综合文件（科研、推广）、科研推广项目等；
国资设备档案：综合文件、大型设备项目、固定资产等；
财会档案：综合文件、会计报表、帐薄、凭证、工资清册等；
人物档案：名人生平传记、笔记手稿、书信、回忆录等；
归档工作从3月开始，5月30结束，分三个阶段进行。
第一阶段，收集整理（3月20—4月19日）。根据归档内容，及时将本部门活动过程中形成的有保存价值的各种文件材料、照片、录音、录像等声像档案材料进行收集、整理，档案部门业务指导人员到相应的各归口管理部门进行指导工作。
第二阶段，档案检查（4月21—5月20日）。档案部门业务指导人员继续到各部门对其输入的目录和全文情况进行核对和检查，发现材料不齐全或目录不符合要求和规范的情况及时纠正，检查无误后方可允许移交档案部门；
第三阶段，移交档案（5月21—5月30）。经验收后的档案材料和目录移交档案部门后，要在档案内认真填写备考表，卷内目录、整理人（兼职档案员）、检查人、移交日期等信息。
归档材料进入校档案部门后，专职档案员按照各大类进行科学分类、编目、装盒和入库上架工作。
1、按照《西安工程大学档案立卷归档细则》，对属于归档范围的文件材料以卷为单位进行收集、整理、装订、分类、排列、编号、编目和装盒。
2、各部门要高度重视这项工作，确保兼职档案员集中精力做好2009年归档工作。
3、档案部门要加强对各单位兼职档案员的业务指导，组织学习《西安工程大学档案工作规范》，严格执行《西安工程大学档案管理办法》，做到收集齐全、分类科学、整理规范、排列有序、程序合格。
