学生毕业照是学生学籍档案的重要组成部分，是学校档案部门永久保存的信息资源。为了进一步加强我校档案管理工作，完善学校声像档案的种类，尤其是完善学生学籍档案的归档工作，按照《普通高等学校档案管理办法》及我校档案管理的有关规定和要求，各学院及研究生部应对毕业生的毕业照片全部归档。各学院、研究生部应高度重视、认真对待此项工作，及时、全面归档，同时注意归档照片的质量，为毕业生留存一份珍贵资料。归档具体要求如下：
班级（年级）集体合影。2009届毕业生，必须移交本（专）科毕业班集体合影照片（同时移交电子版）；研究生毕业班集体合影照片（同时移交电子版）。
集体合影照片需注明“XX学院XX届XX专业X班集体合影”，同时在照片正面下方或照片背面注明所有对应人员的姓名。
集体合影：纸质照片大小不作要求，电子版照片应在“4M以上”，以便于今后利用。
归档时间与毕业生学籍档案归档整理时间同步进行（本专科毕业生每年的7-9月，研究生每年的5-7月）。由各学院及研究生部具体负责该项工作的同志收集好各毕业班（年级）集体合影（纸质和电子版），并列出清单，随毕业生学籍档案材料一并移交学校档案部门。
