单位在日常工作中形成和使用的文件材料，处理完毕后，需要进行系统整理，这种系统整理的工作就叫做立卷。立卷对文书工作与档案工作都有重要意义：(1)可保持文件材料之间的历史联系，便于查找利用；

(2)可保证文件材料的完整与安全，便于保管；

(3)为档案工作奠定了基础。

学校实行文件材料形成部门立卷制度（部门立卷），一般由立卷人按文件材料的自然形成规律整理组卷，完成后及时向学校档案部门移交，档案部门负责指导立卷工作并予以监督。实行部门立卷有以下几方面的好处：

(1)可以发挥文件形成部门熟悉本本职业务和文件材料处理过程的长处，便于提高案卷质量和立卷工作效率；

(2)由文件形成部门随时集中立卷，可以防止文件材料的散失，有利于保证文件材料的齐全完整及保护党和国家的安全；

(3)由文件形成部门暂时保存当年的文件材料，可方便文件承办人员查阅；

(4)若干年集中归档，并且保证案卷的质量，有利于机关档案部门工作的开展。