西工程大档字〔2017〕8号

   为最大限度的确保档案馆档案资源信息安全、可靠和可恢复能力，根据《档案法》等法律法规和学校《关于加强和改进新时期档案工作的实施意见》精神，就做好学校馆藏重要档案异地异质备份管理，制定如下管理办法。    

   第一条  实行异地异质备份的档案既包括馆藏纸质、照片、录音录像等实体档案，也包括馆藏中重要档案的目录数据、全文数据和档案管理系统程序文件等。

   第二条  根据数字档案建设的要求，按照珍贵档案优先、破损档案优先、涉及民生档案优先、急用档案优先等原则，按计划、有步骤的对纸质档案、照片档案进行扫描加工，对录音、录像档案进行数字化转化，并将生成的电子数据采用光盘、磁带、移动硬盘等载体进行备份和异质备份。

   第三条  在档案数字转换或数字外包、备份档案交接和保管工作中，必须严格遵守档案安全保密制度，有必要时，签订安全保密协议。

   第四条  学校档案馆实行实时备份、定期备份、阶段性备份相结合的一层备份方案。对新生成的数据按照时间、内容随时刻录光盘或移动硬盘考备，一式二份，一份提供查询利用，一份封存。数据库实行定期完全备份。根据数据增加的速度和数量阶段性对目录数据库、全文数据库和多媒体数据进行磁带或者移动硬盘的脱机备份。

   第五条  通过友好合作，协商一致，建立学校档案馆电子数据的二层备份基地，使之成为学校重要的档案异地备份基地，每年定期将馆藏电子数据向该基地报送，做到异地异质备份。

   第六条  档案的异地备份，主要采用两种模式。一种是建立专有网络平台或是开发应用软件对重要文件档案进行集中保存和统一备份；另一种是开展馆际互备，在档案载体和信息安全方面，实现专业化管理。

   第七条  在异地备份中，应加强与结对方的联系，对备份库、档案保管设施、环境和电子档案数据备份移交方式等内容进行协商沟通。

   第八条  在异地备份档案交接工作中，双方在互签建设重要馆藏档案数据备份基地协议的基础上，应签订《重要档案异地备份协议书》，明确双方的责任和义务；工作人员应按照异地异质备份档案清单进行认真核查、登记并及时入库。

   第九条   重要的异地备份档案目录、清单、登记表等应明确由专人妥善保管。

   第十条  不同介质的备份档案均采用封存方式进行保管，未经对方批准，工作人员不得以任何方式查看和使用对方档案。凡擅自提供利用和借出造成泄密或丢失的，将追究相关法律责任。

   第十一条  认真履行工作职责，做好备份档案保管工作，工作人员调离时，必须办理完毕交接手续后，方可办理调离手续，确保备份档案的安全。

   第十二条 建立档案异地备份长效管理机制。在科学规划的同时，需要制定和完善适应学校档案异质异地备份的标准化体系。按照重要程度对备份档案划分优先级别，进行数量质量评估和预侧，建立备份档案价值评估办法，尽量避免冗余数据、低价值数据进入备份系统，以实现档案异地备份长期保存和可持续利用。

   第十三条  强化督查，确保档案异地备份制度的落实到位。档案异地备份制度落实直接关系到档案安全体系的建立与完备。要督促检查，层层落实责任，把档案异地备份工作纳入到重要议事日程和目标考核体系中去，进行年度工作综合考核和评价。

   第十四条  本管理办法由学校档案馆负责解释和组织实施。

   第十五条  本管理办法自发布之日起施行。

                                          西安工程大学

2017年9月22日