西工程大档字〔2017〕7号
第一条 为了加强档案管理，保障档案信息的真实、完整、有效，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律、法规规定，结合学校实际，制定本规定。
第二条 本规定所称的档案，包括文字、图表、声像、数码等各种形式的历史记录。
第三条 档案登记备份，是指档案馆和各二级单位定期记录学校和各单位及有重点建设项目的建设单位的档案管理情况并在此基础上对单位重要档案组织实施电子备份的活动。电子备份包括电子文件、数字档案等档案文件。
第四条 总体要求。档案登记备份，要以创新的思路和现代化手段，统筹规划，分步实施，逐步建立和完善档案登记备份制度，构建新形势下电子文件和数字档案的安全保障体系和信息服务体系；以重要档案为重点，加快档案资源整合，逐步构建结构优化、充分共享的档案信息资源体系；确保档案备份化数据内容的真实性、完整性、可读性和安全性；通过实施档案登记备份工作，不断提升学校档案资源统筹和监管服务能力，着力提高档案工作服务能力和水平。
第五条 档案馆应当加强档案登记备份工作的组织领导，保障经费投入，协调解决工作中的主要问题。各单位应当按照职责做好档案登记备份相关工作。
第六条 加强数字档案建设。
1. 档案馆要按照文档一体化要求加强对重要电子文件的归档和管理，加快重要传统载体档案（包括纸质、声像、音像、照片等）的数字化转换，为开展电子文件和数字档案登记备份工作打好基础。校属有关单位可以率先开展电子文件和数字档案登记备份工作。
2. 档案馆要逐步开展重要档案的登记备份工作。“十三五”期间，逐步完成重要档案的电子业务数据、其他电子文件和档案数字化成果的登记备份工作，根据智慧校园建设的要求，对接OA协同办公系统，全面开展机关单位的电子文件归档工作。
3. 开展重点建设项目档案登记备份工作。按照分级管理原则，对学校重点建设项目和政府投资项目档案由职能部门协助档案馆进行登记备份，作为重点建设项目档案专项验收的必备条件之一。
第七条 档案登记备份的主要范围：
1. 各单位的重要电子文件和数字档案：包括各单位形成的尚未移交进馆的归档电子文件、档案数字化成果等。
2. 相关重点领域形成的重要电子文件和数字档案，主要是：
（1）涉及公共利益或者单位、个人权益的重要民生领域的档案，重点是各单位形成的与群众关系密切的重要业务档案和电子数据（包括人事劳动社会保障、国土资源、建设、医疗卫生、教育、建设工程、住房公金积及其他重要民生领域形成的业务档案和电子数据）。
（2）有关单位形成的事关国计民生、具有重要法律凭证价值或现实查考价值的电子文件和数字档案。
（3）学校重点建设项目在建设过程中所形成的对国家和社会具有长久保存价值、较高凭证价值和现实查考价值的电子文件和数字档案。
（4）重大活动档案。
（5）国家和省厅另有规定的，依照有关规定执行。
第八条 档案登记备份数据的主要形式：
1. 电子业务数据。指各单位形成的现行电子业务数据（库）以及产生的具有重要保存价值的电子图纸等。电子业务数据（库）是档案登记备份工作的重点，应依据各主管部门的不同业务需求与安全保障条件具体制定数据安全备份频率，采取实时或定期的移交备份方式。
2. 电子公文。指各单位在处理公务过程中，通过计算机网络等电子设备形成的公务电子文件，一般为版式公文或文档、图表等形式，包括相关元数据和机读目录等。
3. 档案数字化成果。指各单位传统载体档案经数字化转换后的数据成果，包括全文和机读目录等。
第九条 档案登记备份工作流程：
1. 登记。各单位要做好重要档案（电子文件）数字化转换和电子文件备份形成与管理情况调查，做好导出等前期准备工作。根据电子文件和数字档案登记备份的要求，将纳入登记备份范围的数字档案在移交前生成备份包或导出到脱机载体（同步生成唯一性认证信息），并做好备份载体（包）的登记管理工作，填写相关登记信息。
各单位应当每年向学校档案馆报送本单位的档案管理情况，由档案馆对下列事项进行登记：档案类别、总量，数据库名称及容量；当年整理、归档的情况；有否自行采取的档案备份措施；其他事项。
2. 报送与移交。各单位可通过在线传输、光盘和移动硬盘移交等方式，将登记备份载体（包）按规定报送给档案馆。
3. 核实与反馈。
（1）材料审核。档案馆审核各单位电子文件和数字档案登记备份范围是否符合文件和有关档案法规政策规定，电子文件和数字档案备份情况表等报送材料是否完整、有效。
（2）技术检测。档案馆要审核各单位移交的登记备份载体是否符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》等规范要求，载体质量是否完好，介质是否携带病毒，备份载体（包）的摘要信息是否与已经登记的信息一致等。
（3）档案馆根据核实结果，将有关要求反馈给报送单位，对于登记备份数据或书面材料不符合要求的，报送单位应在收到反馈通知后按照要求重新移交、报送。
4. 保管。档案馆妥善保管各单位报送的备份数据，对于在线备份的数据要定期下载，脱机保存；及时做好对各单位备份数据包的整理编目。
第十条 各类数据备份要求：
1. 电子数据：
各单位根据不同业务需求与安全保障条件具体制定数据备份，可以完全备份、增量备份、差异备份等，并采用在线和离线相结合的存储备份方式。备份数据是否需要加密，可根据移交单位实际情况，由档案馆和存档单位双方协商确定。
2. 电子公文：
登记备份方式和要求按照国家、省、厅和学校有关电子文件管理的规定执行。
各单位电子公文每年进行两次登记备份，一般应在当年10月底前完成上半年、第二年4月底前完成上一年度的电子公文的登记备份。
3. 档案数字化成果：
各单位应按照电子目录数据库结构与交换格式、纸质档案数字化实施细则等有关规定，将数字化扫描图像和目录数据按规定格式存储到一次写光盘或磁带、移动硬盘等介质，再备份至档案馆。
档案数字化成果每年进行一次登记备份，一般应在第二年6月底前完成上一年度的数字化成果的登记备份。
第十一条 档案馆根据单位档案的价值和档案灾害防治要求，提出实施档案备份的意见和档案安全管理的相关建议并督促落实。
第十二条 属于下列范围之一的档案应当进行备份，国家另有规定的，从其规定：
1. 依法应当保管30年以上的档案；
2. 列入国家基本专业档案目录的档案；
3. 由政府投资并具有典型性和代表性的重点建设项目的档案；
4. 其他应当进行备份的重要档案。
上述所列档案，档案馆等已经按照相关标准规定的安全保障要求进行管理的，可以不再备份。
档案备份的周期，由档案馆根据档案的价值和安全性、数据容量和变化频率、相关标准以及备份成本等因素确定。档案馆应当按照安全、必要、效益的原则，明确并完善档案备份范围和周期的具体规定。
第十三条 各单位应当根据档案馆确定的档案备份范围、周期，将相关档案以电子形式复制，形成档案备份数据后报送档案馆。档案备份数据应当符合档案行政管理部门按相关标准确定的格式和质量要求。档案馆接收档案备份数据时，要对档案备份数据进行检测。不符合要求的，档案馆应当告知相关单位按规定要求重新报送。
第十四条 档案馆按照国家和陕西省档案信息化、数字化建设的要求，同步规划、建设、运行档案备份管理平台及安全防护设施，加强安全管理，提高防范攻击、篡改、病毒、瘫痪和窃密的能力。
第十五条 各单位、档案馆在档案登记备份工作中，要严格执行保密制度，落实保密措施，切实做好涉密档案的保密工作。
第十六条 各单位、档案馆可以委托中介服务机构从事非保密档案的数字化加工等具体技术工作。中介服务机构及其工作人员应当保守工作秘密。相关单位和档案馆要加强对档案中介服务活动的监督和中介服务人员的指导培训，提高档案中介服务的质量和水平。
第十七条 档案馆要组织落实好档案信息突发事故与灾害应急预案，明确应对职责和措施。发生档案信息安全突发事件的，档案馆应当立即启动应急预案，采取应急措施，提供数据恢复服务。
第十八条 档案备份数据依法受保护，非经报批同意，档案管理人员不得向社会提供查询和利用。法律、法规另有规定的，从其规定。
第十九条 档案馆可以根据单位的要求，就有关档案的内容与档案备份数据是否具有一致性提供书面证明。
第二十条 不按照本办法规定办理档案登记备份的，由学校档案行政管理部门责令限期改正。
第二十一条 档案中介服务机构及其从业人员有下列情形之一的，由档案行政管理部门按照《中华人民共和国档案法》第二款、第三款和《中华人民共和国档案法实施办法》的规定给予处罚;造成损失的，责令赔偿损失：
1. 损毁、丢失、篡改、伪造、窃取、倒卖档案或者档案备份数据的；
2. 擅自提供、复制、公布、销毁档案或者档案备份数据的。
第二十二条 社会组织和个人拥有对学校和社会具有重要保存价值的档案的，鼓励其自愿办理档案登记备份，也可以为学校捐赠档案类资料，具体办法按照学校档案类资料捐赠工作管理办法办理。
第二十三条 在电子档案登记备份管理的基础上，根据国家有关容灾备份的要求，在馆际间逐步建立起异地备份库。
第二十四条 本规定由档案馆负责解释和组织实施。
第二十五条 本规定自发布之日起施行。
西安工程大学
2017年9月22日
