西工程大校字〔2017〕51号
第一章 总则
第一条 为规范学校档案管理工作，提高档案标准化、规范化、程序化管理水平，充分发挥档案在教学、科研、管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》等有关法规，结合学校工作实际，制定本办法。
第二条 学校档案，是指学校过去、现在和将来开展教学、科研、建设和管理服务等活动直接形成的对师生和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录，这些档案既是重要的信息资源和历史凭证，又是国家的宝贵财富，由学校纳入整体工作计划和相关考核，实行统一领导，集中管理。
第三条 学校档案工作是提高学校管理水平，为教学科研服务的重要条件，是反映和维护学校真实面貌的一项重要工作，是高等学校重要的基础性工作，也是衡量学校教学质量和管理水平的一个重要标志，学校所属单位和个人应该遵照本办法，承担保护和移交档案的责任义务。
第四条 档案馆必须严格执行国家有关法规和学校的保密制度，确保档案的完整、准确、系统、安全，以保证有效地开发利用。
第二章 档案工作体制与任务
第五条 学校档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。其主要职责是：
1. 贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度。
2. 将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展。
3. 建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费。
4. 研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
第六条 学校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的专门机构，同时还负责校史校志鉴研究、校史馆等爱国爱校教育任务。其业务接受上级档案行政管理部门的领导、监督和检查。按照集中统一管理的原则，学校档案由档案馆集中管理（声像档案设立电教分室），档案馆根据工作需要，设立相应的内部机构，负责学校档案的接收、管理、利用、技术保护、编研等工作。
档案馆的基本任务：
1. 贯彻执行国家及高教系统关于档案工作的法令、政策和规定，广泛进行档案工作宣传，提高全校师生员工的档案意识。
2. 综合规划学校档案工作；主持拟定学校档案事业发展规划、工作计划、制定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实。
3. 组织协调学校各部门档案工作，对校内档案分室和各单位的档案工作进行业务指导、监督和检查；负责建立健全学校档案工作网络，开展对全校专、兼职档案工作人员的业务培训。
4. 负责接收（征集）、校属各单位整理组卷完成的档案材料；整理、分类、鉴定、统计、保管、销毁全校的各类档案及有关资料，定期检查档案的保管情况；指导和协助校属各单位做好各类档案的收集、征集、整理、组卷工作，进行科学管理。
5. 开展档案的宣传、开发和利用工作。编制检索工具，开展档案编研工作，编纂校史志鉴资料。开发档案信息资源。为教学、科研、管理和校史编写等工作提供服务。
6. 依照规定参与校内重大科研成果鉴定、基建工程验收、重要设备验收中的系统文件材料验收，并签署意见。
7. 组织实施档案信息化、数字化建设和电子文件归档工作。
8. 开展档案的开放和利用工作；开展多方面协作，进行档案信息交流。
9. 保守档案机密，确保档案安全，维护档案的完整、准确、系统性；做好档案的保护工作，最大限度地延长档案的使用寿命。
10. 管理校史馆、纺织服装博物馆，负责校史馆布展工作，不断丰富展示内容。利用学校档案和校史资料开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。
11. 开展国内外档案、校史学术研究和交流活动。
12. 完成上级和学校交办的其他任务。
第七条 校属各单位要定期按规定向档案馆移交有关档案。校属各单位应有一名领导具体负责本单位的档案工作。根据各单位档案的收集整理、立卷归档工作任务的实际情况设1—2名专职或兼职档案人员，并要求专兼职档案人员尽可能相对稳定。由专兼职档案人员具体负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作。做到每项重要的教学、科研、管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
第八条 校属各单位、各部门档案工作的基本任务：
1. 执行学校档案工作有关规定，组织本单位人员做好本单位应归档文件材料的收集、整理、分类、立卷归档等工作。
2. 负责本单位的档案材料的分类、组卷、编目、登记、保管和利用等工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；按照归档范围、要求，除有特殊规定外，每年四月底前归档上年度应归档的材料。
3. 做好本单位档案文件材料的安全保密工作。
4. 收集、积累资料，参与本单位教学、科研等专题编研工作；接受学校档案馆的业务培训、指导、监督和检查。
5. 兼职档案员应努力学习档案专业知识，不断提高档案业务水平，维护本单位档案的完整与安全。
6. 大力支持兼职档案人员工作，通过业务指导培训等多种方式方法，促进各单位档案工作的发展。
第九条 对于某些需要特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要设立分室管理。分室是档案馆的分支机构，受主管单位和档案馆的双重领导。每年向档案馆报送新增库存目录，并不定期向档案馆移交永久保存档案。
第十条 学校和各职能部门应实行“四同步”管理。即各职能部门在布置、检查、总结、验收各项工作时，应同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第十一条 推行部门立卷制度，建立、健全文件材料的立卷归档制度。各类文件材料由形成部门按档案馆规定的办法进行整理、立卷，并按时向档案馆移交，各单位不得以任何借口不交或将档案资料据为已有。
第十二条 科研和基本建设文件材料归档时，应由课题、产品试制、基建工程项目的负责人签名，有关业务主管部门和档案部门加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料，不予上报成果，不予验收；教学类和党政管理类文件材料归档时，除立卷人签字外，还须部门领导审签。
第三章 文件材料的组卷要求、归档、移交和接收工作
第十三条 组卷要求：
1. 归档的文件材料均须质地优良，书绘(打印)工整，声像清晰，规格统一，签字齐备，符合有关规范和标准。
2. 文件材料尽量采用分年度立卷，请示与批复，放在批复文年立卷；没有批复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划、计划，放在针对的第一年立卷；跨年度的总结，放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件，放在结案年立卷。
3. 卷内密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；非诉讼案件卷结论、决定、判决文件材料在前，依据性材料等在后；其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。
4. 科研课题文件材料排列顺序是：立题材料，成果材料在前，原始材料在后；文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列，特殊载体的文件材料，按有关规定整理。
5. 编排页号件号。卷内文件材料应安排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷每卷一般不超过200页，应统一在有文字的每页材料正面右下角，背面的左下角填写页号；不装订的案卷，应对卷内每份材料，逐件编号。
6. 填写卷内目录。每个案卷必须按目录表规定的项目逐项填写。填写文件标题，对文件的题名不要随意更改和简化，没有题名应拟写题名，无实质内容的题名应重新拟写。但应在拟写的标题外加上方括号。没有责任者，年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整，卷内的文件目录放在卷首。
7. 拟写案卷标题内容，要求概括、准确、简练通顺。标题一般由作者、问题、名称三部分组成，正确地反映卷内文件的成份、内容，对查找利用提供线索。
8. 声像材料应用文字标出摄像和录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
9. 电子文件归档整理按年度以“件”为单位排序，编制归档电子文件机读目录，集中保存于耐久性好的移动硬盘。移动硬盘上要贴有归档标签，填写文件题名、形成日期、文字存储格式和文字处理工具等相关内容。
10. 填写备考表。立卷人和检查人签字。立卷人把卷内文件材料需要说明的情况填写在表内，以便利用者了解情况，以后卷内文件材料有什么变动情况，由档案馆人员随时在表内注明，最后立卷人和单位负责检查人分别签字或盖章并填写年、月、日以示负责。
11. 卷内文件应去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷；案卷应采用三孔一线方法装订；不装订的案卷，卷内文件应逐件用细线装订。对未留装订线的文件须进行贴边后再行装订。
12. 归档的案卷必须经过整理、鉴定。归档单位应逐个提出保管期限和保密意见，经档案馆审查后归档。不同保管期限，不同密级的文件材料，须分别组卷。
13. 文件材料的形成，必须符合文书处理的基本要求，特别禁止使用铅笔、圆珠笔书写。
14. 凡校内两个以上单位协办事项的文件材料，由主办单位负责汇总归档，凡与外单位合作完成的项目，若我校为负责单位，经办部门负责归档一套完整的档案，若我校为协作单位，则只归档与承担任务有关的部分。
第十四条 归档：
1. 各单位把应归档的各类文件材料，由专（兼）职档案员按照《西安工程大学档案立卷归档细则》要求，整理组卷装订后向档案部门移交，档案馆负责业务指导及档案的检查验收。
2. 各单位文件材料的归档范围和保管期限，按照《西安工程大学各类档案归档范围及保管期限》执行。
3. 本校有关部门对科研成果、产品质量、基建工程等进行鉴定验收时，有关业务部门必须会同档案馆对应归档的文件材料加以审查，签署意见后，方可上报和验收。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予上报成果，不予验收。
4. 部门立卷归档必须分工明确，协同配合。面向学校的收文材料由学校党政办公室负责立卷归档，面向各有关职能部门的收文材料由各部门立卷归档。立卷归档涉及多个部门的由主办部门归档，其他部门协办。
第十五条 移交、接收档案：
1. 党政部门和按年度归档的部门，于次年4月底前归档。
2. 教学部门按教学年度立卷归档，应在每年10月底以前完成上一个学年度的立卷归档工作；春季毕业的研究生，其管理及学籍材料，应在当年6月底以前完成立卷归档工作。
3. 科研、基建、仪器、设备等专题性成套性档案，在项目完成并通过鉴定，验收后两个月内归档。
4. 立卷单位定期向校档案馆移交归档，办理移交手续。接收人要根据“案卷目录”和“卷内目录”逐卷逐页清点核对，无误后填写交接单，交接双方经手人签字。
5. 随时接收上级规定应接收的档案和捐赠、代管、征集的档案。
6. 接收档案必须履行移交手续，由立卷单位填写移交清单或登记册，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间等，交接双方必须签名。
第十六条 个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向档案馆移交，集中管理，任何人不得据为己有。
第十七条 对于个人在非职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理，对个人向档案馆捐赠档案的，学校予以奖励。
第四章 档案的管理和利用
第十八条 校档案馆要遵循便于保管和利用的原则，对档案进行分类、编号和排列。分类方法按照《西安工程大学档案实体分类大纲》执行。编制必要的检索工具，为管理和利用档案提供方便条件。
第十九条 校档案馆应对保管期限已满的档案进行鉴定，对已失去保管价值的档案应征得有关部门同意，并造册报请校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十条 校档案馆建立档案统计制度，指定专人对档案的收集、整理、利用、销毁及其他数据进行统计，并按规定向上级部门报送档案工作基本情况统计报表。
第二十一条 严格执行安全制度，确保档案安全；不断研究和改进档案保护技术，最大限度地延长档案寿命。对破损和字迹腿色的档案，要及时修复或复制。
第二十二条 不断完善档案计算机管理系统，逐步实现可公开档案的信息资源共享。
第二十三条 档案馆人员要熟悉档案收藏，主动提供利用，当好领导和有关部门的助手和参谋。要发挥档案的信息功能，提高其社会效益和经济效益。
第二十四条 凡利用档案，必须严格执行《西安工程大学档案利用规定》，档案人员应热情、周到、细致、耐心地提供服务。
第二十五条 加强档案编研工作，根据学校和社会需要，有计划地对档案资料进行研究整理，为教学、科研与领导决策提供有价值的参考资料。
第二十六条 开展档案学术理论研究，积极参加本系统、本地区档案学术团体活动，努力提高学术水平。
第五章 经费、库房和设备
第二十七条 根据档案事业发展的需要，学校划拨经费，单独立项，列入预算，由档案馆统筹安排使用。各单位暂存的应归档的文件材料所需的档案装具等设备，在本单位经费中给予支持。
第二十八条 学校遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，提供专用的、符合档案管理要求的档案工作用房，做到库房、查阅室、办公室分开。
第二十九条 学校有计划地为档案馆配备防火、防潮、防晒、防虫、防尘、防高温、防盗、防磁等设施，落实好档案保护措施，保证档案的安全。
第六章 档案工作人员
第三十条 档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能，热爱档案工作，忠于职守，勇于创新，埋头工作，严守机密，全心全意为人民服务。
第三十一条 学校专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制。档案工作人员要认真学习档案专业知识、现代化管理知识以及其相关方面的知识，刻苦钻研业务，不断提高水平。各级领导要加强对档案工作人员的教育、培养、考核，其职称和待遇，按学校有关定执行。
第三十二条 学校对档案工作人员，按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生。档案工作人员依法享受有毒有害物质保护等有关待遇。
第七章 考核、奖励与处罚
第三十三条 建立档案工作考评制度。根据《档案法》有关规定精神，对考核优秀或有下列先进事迹之一者，学校应给予奖励。
1. 热爱档案事业，刻苦钻研业务，工作成绩优异的；
2. 在档案管理现代化技术或在档案科学研究上有较大发明创造的；
3. 在档案学术研究方面做出重要贡献的；
4. 提供档案为校教学、科研、党政管理方面利用服务做出贡献或为国家节省较多资金的；
5. 向学校捐赠重要或珍贵档案的；
6. 同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。
第三十四条 发生档案工作责任，按照学校档案工作责任追究制度的规定追究。
第八章 附则
第三十五条 本办法自发布之日起实施，本办法公布前本校各种档案工作规定、办法，与本办法不一致的，以本办法为准。
西安工程大学
2017年9月22日
