《高等学校档案管理办法》规定：“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力”（教育部第27号令）。为进一步加强和规范档案馆印章的管理，完善印章使用手续，确保印章的安全使用，根据《高等学校档案管理办法》和《西安工程大学行政印章管理和使用办法》（工程大校字【2007】4号），结合档案馆工作实际，特制定《西安工程大学档案馆印章管理办法》，请认真组织学习，切实遵照执行。

第一条 本办法所指印章为“西安工程大学档案馆、西安工程大学档案馆办公室”两枚印章。

第二条 本办法适用于以档案馆、博物馆、校史馆名义上报下发的公文、通知、出具的介绍信、统计报表以及档案资源的查询、学籍翻译、个人档案查证、归档证明等。

第三条 印章的管理

（一）“西安工程大学档案馆、西安工程大学档案馆办公室”两枚印章由档案馆办公室主任负责妥善保管。

（二）严格印章保管制度。印章保管实行专人管理、专柜存放。印章保管人员要敢于坚持原则，明确责任，确保印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用或盗用，用完印章后要将印章锁入柜。不能随意放置在办公桌上或敞开柜。印章不得擅自委托他人代管。对于印章被滥用而产生的后果，保管人员应负有关法律责任。

（三）印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，经档案馆馆长同意，可将印章移交办公室成员临时管理。档案馆办公室主任作为印章专管人员，要向临时管理人员交接工作，交代用印时的注意事项。临时保管人员要履行印章管理人员职责。

（四）保管的印章有异常情况，要及时上报馆长及有关部门进行处理。印章遗失，要立即到公安局报案，并登报声明作废。

第四条 印章的使用

（一）档案馆实行用印登记审批制度。公文或者非公文用印，用印者均须填写“用印登记表”。印章专管人员必须亲自用印，用印前须按负责人的审批意见，审查用印文件的内容、格式，无误后方可用印。

1、以西安工程大学档案馆、办公室名义上报、下发的文件材料、通知、请示、报告、工作计划、总结等凭档案馆馆长签发批准的原稿，方可用印。

2、上级来文需填报的各类报表，凭来文中限定填报的份数用印。

3、以档案馆名义制作的各类档案证明，首先须经档案管理员审核，再由档案馆办公室主任、档案馆馆长分别审阅、签字后，方可用印。

4、各业务科室用印（包含学籍查询、成绩单、毕业证书、学位证书等学籍资料或翻译资料、个人档案查证、归档证明等），业务经办人应与原件或者档案原始记录核对无误后，方可用印。

5、各部门办理档案的移交、接收手续，由档案馆和部门共同审核登记，并经办公室主任审阅后，方可用印。

6、办理教职工人事档案的传递手续，须经人事处或者组织部门负责人审核同意，报档案馆馆长同意后，方可用印。

7、如有特殊情况用印，须经档案馆领导批准。

（二）印章加盖位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。

第五条 属于下列情况之一者，印章管理人员不得用印。

1、涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的文件、材料。

2、未经档案馆领导签发的文件、材料。

3、空白介绍信、空白便函、空白证件等。

4、审批手续不全或者批准权限不当的。

5、与档案馆工作、业务无关的文件、材料。

第六条 印章管理人员要进行用印登记，详细记载用印情况。用印人必须将用印时间、内容、份数、批准人、经办人等事项登记入“用印登记表”，以备查考。

第七条 印章原则上不得带离档案馆。如因特殊原因在档案馆以外的地点用印，需由用印单位提出书面申请，报档案馆负责人批准后，方可带离档案馆，印章管理人员应该在现场监章。

第八条 严格控制档案馆印章的使用范围，凡是使用各单位印章和有关专用章可以办理的事项，不得使用档案馆印章。

第九条 印章专管人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印，严禁擅自用印。违反用印者，根据情节给予当事人批评教育直至行政处分，造成重大损失的，要追究其经济责任和法律责任。

第十条 印章的销毁与刻制

1、由于机构变动造成印章停用，应对停止使用的印章进行封存，并做好备案登记。

2、印章因磨损原因需重新刻制，应由单位出具证明，经馆长批准、并将破损印章交回方可更换。

第十一条 本办法的解释权在西安工程大学档案馆。

第十二条 本办法自印发之日起施行。

                                           档案馆

                                          2014.7.8