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西安工程大学档案实体分类大纲
2014-05-22 00:00 佚名  档案馆 审核人:

一、编制目的、依据

1、为了适应我校档案工作发展的需要,统一我校各类档案的实体分类,实现我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化,加强档案工作的科学管理,促进档案信息资源的开发利用,更好地为我校各项工作服务。

2、本大纲是以国家教委发布的《高等学校档案实体分类法》为依据,结合我校档案工作的实际情况编制的。

二、编制原则

1、本大纲以国家有关档案工作法规、标准为依据,从学校实际出发,突出教学、科研档案在学校档案中的中心地位和党政管理档案统览全局的作用,力求反映学校各项职能活动的原貌。

2、本大纲规定的各项内容,既要实事求是,符合我校档案工作实际,又要遵循档案学基础理论和形式逻辑原则。类目划分严格按从总到分,从一般到具体的原则,做到各类之间,各类相同级位之间的划分标准一致。同位类目之间界限清楚,不相互交*和包容。

3、本大纲编制的类目具有相对的稳定性,按照高等学校档案形成的领域范畴,将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归于相同类目,充分反映高校档案形成的规律、内容和特点,并具有相对的稳定性,不受偶然因素、短期行为的影响,在较长时间内不随意改变。

4.本大纲的类目,原则上依照《高等学校档案实体分类法》设置,并根据我校档案工作实际设置个别类目,在类目的设置时,力求做到准确、简明、方便、实用。

三、实行统一实体分类的要求

1.本大纲采用“高等学校档案”这一综合概念,要求以我校全部档案为对象,按照我校档案形成领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体,归入相同的类别。

2.确定了统一的实体分类后,要求各类档案把同一门类档案管理性和业务性档案集中在一起。

四、实体分类的具体方法:

(一)类目的设置与标识符号

1.一级类目是我校档案实体分类的最高层位。根据我校档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容性质,确定为十四个一级类目,其名称、标识符号和主要如下(具体参见主表):

DQ党群

主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。

XZ行政

主要包括行政职能部门(教务、科研、基建、外事、财务、学生、成教等部门除外)工作中形成的文件材料。

JX教学

主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

KY科研

主要包括科学研究实践活动过程中形成的文件材料。

CP产品生产与科技开发

主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

JJ基本建设

主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

SB仪器设备

主要包括仪器设备管理和购置到使用各环节中形成的文件材料。

CB出版

主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

WS外事

主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

CK财会

主要包括财会工作管理和会计核算活动中形成的文字材料。

SX声像

主要包括学校各项活动中直接形成的声像载体材料。

SW实物

主要包括学校各项活动及国际交流中直接形成的实物材料。

RW人物

主要包括个人在其一生各种主要工作和社会活动中直接形成的、能够反映本人德、勤、能、绩、各方面情况并对国家、社会和本人具有保存价值的各种原始材料。

YW业务

主要包括教职工在从事教学、科研、管理工作中形成的论文、科研成果归档证明、获奖原(复印)件、教学质量奖、课程建设奖及其它各类奖励的评奖材料、考核表等。

一级类目的标识,采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母,如“XZ”即“xing zheng”(行政)的简称。

2.二级类目的设置与标识

二级类目是对一级类目的细分,(具体见主表)。二级类目标识采用“双位制”。

如“综合”为“11”,其余二级类目依次为12、13……,但带0的数字不用。

3.三级类目的设置和标识

各类档案根据具体情况设置、标识。

(二)档号的结构、模式和标识

档号是存取档案的代号,排架的依据。

1.档号的结构

档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。

年度由四位阿拉伯数字组成:如2007年为2007。

分类号是档号的主体,一般由一、二级类目代号组成。

比如:“党委会记录”的分类号由二级类目组成为DQ11。

案卷号按分类号中最下位类顺序编码。

2.标号的模式

年度号+分类号+案卷号

3.档号的标识

采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。年度号、分类号、案卷号之间用连接符号“-”连接。

例如 2007年,内容是人事管理的第5号案卷的档案,可标识为2007-XZ12-5

(三)档案实体排架

档案实体按档号顺序在档案柜内依次自上而下,从左到右竖立排放。

附件:1、实体分类主表

2、档案的分类编号

附件1

实体分类主表

DQ 党群

11 党群综合

总支、直属支部综合材料入此。

12 纪检

13 组织

14 宣传

学生思想政治工作入此。

15 统战

民主党派材料入此

16 工会

教代会材料入此

17 团委、学生工作

学生社团材料入此

XZ 行政

11 综合

校、学院等单位综合材料入此

12 人事

师资培养材料入此

13 监察审计

14 保卫

派出所材料入此

15 总务

国有资产、后勤工作等入此

16 图书情报

17 档案工作

18 产业与科技开发

JX 教学工作

11 综合

学生运动会,教学评估,优秀教学评奖材料入此

12 学科与实验室建设及专业设置

1211 研究生各专业设置、学科建设、计划规定等材料。

1212 本科生各专业设置、重点学科建设、计划、规定办法,条例等材料;应用技术专科教育,继续教育本、专科专业有关材料入此。

13 招生

1311 研究生招生工作中形成的文件材料

1312 本、专科生招生工作中形成的文件材料,继续教育本、专科招生工作中形成的文件材料入此。

14 学籍管理

1411 研究生学籍管理

1412 本、专科生学籍管理;继续教育本、专科生学籍入此;学生奖惩材料入此。

15 课堂教学与教学实践

1511 研究生课堂教学与实践

1512 本、专科生课堂教学与实践;继续教育本、专科生课堂教学与实践入此。

16 学位

1611 研究生学位审批材料及论文

1612 本科生学位审批材料及优秀论文

17 毕业生

1711 研究生

1712 本、专科生;继续教育本、专科生入此

18 教材

1811 研究生用自编、主编教材

1812 本、专科生用自编、主编教材;继续教育学生用自编、主编教材入此。

KY 科学研究

11 综合

科研经费管理,学术活动材料入此

[12]按学科设置类目

12 纺织、材料、染整

13 管理、财会

14 信息、计算机

15 化学、环工

16 服装、艺术

17 纺机、机电

18 人文、社科

19 数理

21 其它

CP 产品生产与科技开发

11 综合

[12]按产品种类或项目设置类目

JJ 基本建设

11 综合

[12]按单项工程设置类目

SB 仪器设备

11 综合

[12]按仪器设备种类设置类目

CB 出版

11 综合

12 报纸

1211 西安工程大学报

13 刊物

1311 西安工程大学学报

1312 纺织基础科学学报

1313 社会科学与高教探索

WS 外事

11 综合

12 出国(境)

13 来校

14 国际合作与会议

15 外国留学生工作

CK 财会

11 综合

12 会计报表

13 会计帐薄

14 会计凭证

15 工资清册

奖金、奖学金入此

SX 声像

11 综合

12 照片

1211 党政管理

1212 教学

1213 科研

1214 外事活动

1215 其它

13 录音带

14 录像带

15 幻灯片

16 磁盘

17 影视胶片

18 缩微胶片

19 光盘

SW 实物

11 奖状类

1111 集体奖

1112 个人奖

12 奖牌类

1211 集体奖

1212 个人奖

13 奖杯类

1311 集体奖

1312 个人奖

14 印章类

15 礼品、纪念品

16 书画、题词

17 锦旗类

RW 人物

11 生平、传记、回忆录

12 学术、事务活动材料

1211 专著、译著、正式出版的教材、参考书、重要讲义

1212 论文、重要报告

1213 有价值的笔记、手稿

1214 书信、电报

13 晋升任职材料

14 媒体报导、证书、已故材料

1411 媒体评价

1412 奖状、奖章、学历、学位证书、聘书、任命书、委任状

1413 已故人员的遗嘱、悼词、信函、唁电等

15 声像

1511 照片

1512 录像、影片、录音

16 亲属及主要社会关系材料

17 其它有保存价值的材料

YW 业务

11 考核表

12 其它

注:“[]”代表随机符号

附件2

档案的分类编号

一、党群类档案:DQ

1.党群类档案档号=年度号+分类号+案卷号

模式如下:

20××-DQ××-1~n

│ │ │ └──────── 案卷号

│ │ └─────────── 二级类目代号┐

│ │ │分类号

│ └───────────── 一级类目代号┘

└───────────────── 年度号

2.党群类档案二级类目代号简表

DQ

11 党务综合

总支、直属支部综合材料入此

12 纪检

13 组织

14 宣传教育

学生思想政治工作入此

15 统战

民主党派材料入此

16 工会

教代会材料入此

17 团委

学生社团材料入此

二、行政类档案:XZ

1.行政类档案档号=年度号+行政档案分类号+案卷号

模式如下:

20××-XZ××-1~n

│ │ │ └──── 案卷号

│ │ └─────── 行政类档案二级类目代号┐

│ │ │分类号

│ └───────── 行政类档案一级类目代号┘

└───────────── 年度号

2.行政类档案二级类目代号简表

XZ

11 行政综合

学校评估,校史和校、各学院等单位综合材料入此

12 人事

师资培养材料入此

13 监察审计

14 保卫

派出所材料入此

15 总务

16 图书情报

17 档案工作

18 产业与科技开发

三、教学类档案:JX

1.教学类档案档号=年度号+教学档案分类号+案卷号

模式如下:

20××-JX ×× ××-1~n

│ │ │ │ └── 案卷号

│ │ │ └───── 教学类档案三级类目代号┐

│ │ └──────── 教学类档案二级类目代号│分类号

│ └────────── 教学类档案一级类目代号┘

└────────────── 年度号

属于教学管理内容的采用自然年度,其余可采用教学年度。

2.教学档案二级类目代号简表

JX

11 综合

12 学科与实验室建设及专业设置

13 招生

14 学籍管理

15 课堂教学与教学实践

16 学位工作

17 毕业生工作

18 教材

3.教学档案三级类目代号简表

JX

11 研究生

12 本专科生

1211 研究生各专业设置、学科建设、计划规定等材料。

1212 本科生各专业设置、重点学科建设、计划、规定办法,条例等材料;

1311研究生招生

1312本专科生招生

1411研究生学籍

1412本专科生学籍

1511 研究生课堂教学与实践

1512 本、专科生课堂教学与实践;成人本、专科生课堂教学与实践入此。

1611研究生学位

1612本专科生学位

1711 研究生

1712 本、专科生;成人本、专科生入此

1811 研究生用自编、主编教材

1812 本、专科生用自编、主编教材;成人学生用自编、主编教材入此

四、科研类档案:KY

1.科研类档案档号=年度号+科研档案分类号+案卷号

模式如下:

20××-KY ×× ××-1~n

│ │ │ │ └─── 案卷号

│ │ │ └────── 科研类档案三级类目代号┐

│ │ └───────── 科研类档案二级类目代号│分类号

│ └─────────── 科研类档案一级类目代号┘

└─────────────── 年度号

注:二级类目按学科设置类目

三级类目按项目设置类目

综合类按自然年度、项目用完成年度。

1.二级类目代号简表:

KY

11 综合

12 纺织、材料、染整

13 管理

14 电信

15 化学、环工

16 服装与艺术

17 机电

18 人文

19 数理

21 其它

五、产品与科技开发:CP

综合

[12]按产品种类或项目设置类目

六、基建类档案:JJ

1.基建类档案档号=年度号+基建档案分类号+案卷号

模式如下:

20××-JJ ×× ××-1~n

│ │ │ │ └── 案卷号

│ │ │ └───── 基建类档案三级类目代号 ┐

│ │ └──────── 基建类档案二级类目代号 │分类号

│ └────────── 基建类档案一级类目代号 ┘

└────────────── 年度号

注:综合类按自然年度,项目用竣工年度。

2.二级类目代号简表:

JJ

11 综合

[12]按单项工程设置类目

3.三级类目代号简表:

JJ

11 前期

基建综合、可行性研究、设计基础、设计文件、工程管理文件入此

12 施工、监理

13 竣工、验收

14 工程决算、审计

七、设备类档案:SB

1.仪器设备类档案档号=年度号+设备档案分类号+案卷号

模式如下:

20××-SB××-1~n

│ │ │ └─── 案卷号

│ │ └────── 仪器设备类档案二级类目代号┐

│ │ │分类号

│ └──────── 仪器设备类档案一级类目代号┘

└──────────── 年度号

注:年度用仪器设备购置年度

2.二级类目代号简表:

SB

11 综合

[12]按仪器设备种类设置类目

八、出版类档案:CB

1.出版类档案档号=年度号+出版档案分类号+案卷号

模式如下:

20××-CB ×× ××-1~n

│ │ │ │ └─── 案卷号

│ │ │ └────── 出版类档案三级类目代号 ┐

│ │ └───────── 出版类档案二级类目代号 │分类号

│ └─────────── 出版类档案一级类目代号 ┘

└────────────── 年度号

注:年度用出版物的出版年度

2.二级类目代号简表:

CB

11 综合

12 报纸

13 刊物

1311 《西安工程大学学报》

1312 《纺织基础科学学报》

1313 《社会科学与高教探索》

九、外事类档案:WS

1.外事类档案档号=年度号+外事档案分类号+案卷号

模式如下:

20××-WS××-1~n

│ │ │ └──── 案卷号

│ │ └─────── 外事类档案二级类目代号 ┐

│ │ │分类号

│ └───────── 外事类档案一级类目代号┘

└───────────── 年度号

2.二级类目代号简表:

WS

11 综合

12 出国(境)

13 来校

14 国际合作与会议

15 外国留学生工作

十、财会类档案:CK

1.财会类档案档号=年度号+财会档案分类号+案卷号

模式如下:

20××-CK××-1~n

│ │ │ └──── 案卷号

│ │ └─────── 财会类档案二级类目代号 ┐

│ │ │分类号

│ └───────── 财会类档案一级类目代号┘

└───────────── 年度号

2.二级类目代号简表:

CK

11 综合

12 会计报表

13 会计帐薄

14 会计凭证

15 工资清册

奖金、助学金入此

十一、声像档案:SX

1.声像类档案档号=年度号+声像档案分类号+案卷号

模式如下:

20××-SX××-1~n

│ │ │ └───── 保管单位号

│ │ └──────── 载体代号

│ └────────── 声像档案代号

└────────────── 年度号

2.二级类目代号简表:

SX

11 综合

12 照片

13 录音带

14 录像带

15 幻灯片

16 磁盘

17 影视胶片

18 微胶片

19 光盘

十二、实物档案:SW

1.实物类档案档号=年度号+实物档案分类号+案卷号

模式如下:

20××-SW ×× ××-1~n

│ │ │ │ └─── 案卷号

│ │ │ └────── 实物类档案三级类目代号 ┐

│ │ └───────── 实物类档案二级类目代号│分类号

│ └─────────── 实物类档案一级类目代号 ┘

└─────────────── 年度号

2.二级类目代号简表:

SW

11 奖状类

12 奖牌类

13 奖杯类

14 印章类

15 礼品、纪念品

16 书画、题词

17 锦旗类

3.三级类目代号简表:

11 集体奖

12 个人奖

十三、人物档案:RW

1.人物类档案档号=人物姓名拼音首字母+人物档案分类号+案卷号

模式如下:

×××-RW ×× ××-1~n

│ │ │ │ └──── 案卷号

│ │ │ └─────── 人物类档案三级类目代号 ┐

│ │ └──────────人物类档案二级类目代号 │分类号

│ └────────────人物类档案一级类目代号 ┘

└───────────────人物姓名拼音首字母

2.二级类目代号简表:

11 生平、传记、回忆录

12 学术、事务活动材料

13 晋升任职材料

14 媒体报导、证书、已故材料

15 声像

16 亲属及主要社会关系材料

17 其它有保存价值的材料

3.三级类目代号简表:

十四、业务档案:YW

1.业务类档案档号=姓名拼音首字母+业务档案分类号+案卷号

模式如下:

×××-YW ××-1~n

│ │ │ └──── 案卷号

│ │ │

│ │ └───────── 业务类档案二级类目代号┐

│ │ │ 分类号

│ └─────────── 业务类档案一级类目代号┘

└─────────────── 姓名拼音首字母

2.二级类目代号简表:

11 考核表

12 其它

注:“[]”代表随机符号

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