1. 为了加强我校档案工作的业务建设，做到门类齐全，结构合理，必须实行目标管理，使档案工作各环节逐步实现规范化，不断提高科学管理水平，有效地为学校各项工作和社会服务。根据国家教委《高等学校档案工作规范》制定本规范。

2. 本规范为评估本校档案工作的重要依据之一。

1. 我校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的文件材料，均属学校档案。

2. 学校档案工作是办好我校重要的基础性工作，也是衡量我校教育质量和管理水平的一个重要标志，档案工作是学校评估的重要保障内容之一。

3. 学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

4. 学校应严格实行部门课题组立卷归档制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”：纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

5. 学校要有一名校领导分管档案工作，各立卷部门，要有一名负责人分管本单位的档案工作，并确定1-2名兼职档案干部具体承办。

6. 学校要把档案工作列入学校计划，在人员、经费、库房、设备各方面给予保证。

7. 学校档案工作要努力从经验管理转向科学管理，逐步采用先进技术，大力开发档案信息资源，满足我校各项工作的需要。

1. 分管档案工作的校领导职责

1.1 组织全校性的宣传，贯彻执行国家关于档案工作的政策法规。

1.2 加强对学校档案工作领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划，并列入学校议事日程，督促分管部门按上级和学校档案部门要求做好应做的工作。

1.3 关心档案工作和综合档案室的建设和发展，从人力、财力、物力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件，使档案工作与学校的各项工作协调发展。

2. 分管档案工作的校属各单位领导职责

2.1 组织本单位人员学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入本单位的议事日程。

2.2 加强与学校档案部门联系，共同做好业务监督指导、检查工作、保证归档档案的质量。

2.3 做好兼职档案人员的工作，支持他们工作、帮助解决工作中的实际困难。

3. 综合档案室职责范围

3.1 贯彻执行国家关于档案工作的法规，制订本校档案工作的规章制度，监督、指导和检查校属各单位执行情况。统一规划和指导全校档案工作。

3.2 负责全校档案征集、分类、著录、数据库建设、鉴定、接收、统计、保管、利用工作；指导和协助校属各单位做好各类档案的收集、整理、组卷、数据建设、归档工作。

3.3 组织开展档案的编研工作，多途径、多形式地开发档案信息资源，为教学、科研、管理及社会提供服务，提高档案的科学管理和利用水平。

3.4 保守档案的机密，确保档案安全，维护档案的完整、准确、系统；做好档案的保护工作，最大限度地延长档案的使用寿命。

3.5 参加档案信息工作的整体化建设，编制检索工具，积极开展档案信息资源。

3.6 负责对全校专、兼职档案工作人员进行业务培训。开展档案宣传工作，提高全校师生员工的档案意识。

3.7 参加档案工作协作、学术研究和交流活动，不断提高档案人员素质和档案工作水平。

3.8 完成学校领导交办的其他任务。

4. 学校各立卷部门兼职档案人员职责

4.1 坚持平时立卷，根据本部门不同种类文件材料形成的特征，制定其案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档。

4.2 负责本部门文件材料的形成、积累、保管，整理、立卷、归档文件材料档案管理系统基本数据的建立、归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

4.3 归档案卷做到组卷合理，编写页号准确，案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要。

4.4 主动接受校综合档案室的业务指导和督促检查，按规定时间向综合档案室归档。

4.5 积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。

1. 综合性的规章制度，包括各种综合性的实施办法、细则、规定。

2. 立卷归档制度，包括校内各部门立卷要求，各种门类和载体的档案归档范围，归档时间和归档办法。

3. 档案保管制度，包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。

4. 档案的保密、保卫制度，包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。

5. 档案统计制度，包括统计时间、项目、内容、办法。

6. 档案的利用制度，包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。

7. 档案的鉴定制度，包括鉴定范围、组织、办法、程序、手续等。

8. 综合档案室负责人，全体人员岗位责任制度。

1. 综合档案室应配备政治上可*，具有大专以上文化水平和一定专业知识，年龄结构合理，数量足够的档案干部。

2. 档案干部要努力学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，执行党和国家方针政策，公正廉洁，严守党和国家机密。

3. 档案干部要热爱档案专业，忠于职守，埋头苦干，全心全意为人民服务。

4. 档案干部要认真学习档案专业知识，科学文化知识及现代化管理技能，刻苦钻研业务，以保证工作的顺利进行。

5. 学校各级领导应为档案干部提高政治、业务素质和经济待遇创造条件，关心他们的思想、工作、生活。档案干部应相对稳定，一般不轻易调离。

1. 收集范围

1.1 学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的文件材料。

1.1.1 《高等学校档案实体分类法》规定应归档的党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十大类文件材料及根据我校实际应归档的业务、人物、实物三大类。

1.1.2 反映学校工作和活动的有保存价值的声像载体材料。

1.1.3 征集国内外与学校有关的各种具有保存价值的其他材料。

1.1.4 校内个人在其非职务活动中形成的文字材料，可按征集、代管、捐赠的方式处理。

2. 立卷归档分工

2.1 本校执行部门、课题组立卷归档制度，各部门必须分工明确，协同配合。

2.2 全校性、综合性的由党委办公室、校长办公室负责立卷归档。其余按职能部门分工负责相应门类的立卷归档。

2.3 立卷归档涉及多个部门的大类，由一个或几个主要职能部门归口，其他部门可向他们集中或*拢。

3. 案卷的质量要求

3.1 各门类档案的质量要求，总的是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

3.2 卷内文件材料必须准确反映高等学校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。

3.3 管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。专题性、成套性档案（含教学、科研、基建等），按阶段、结构、部件等分别组卷。

3.4 在充分照顾前述原则和不影响文件的有机联系的情况下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期先后排列。

3.5 确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断。

凡反映本校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；凡反映本校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管。

3.6 立卷视文件材料数量的多少进行，一般不超过200页。当问题单一，文件较少，又不便一起归类时，可立薄卷。

3.7 卷内文件材料按顺序排好后，装订的案卷无论单面或双面，只要书写的文件材料，均应依次在非装订线一侧下角编页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。

3.8 案卷题名应简明确切，体式一致。一般写在卷面，不超过50字。

3.9 要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制与原件一致，用三孔一线装订。

3.10 档案的案卷格式和各种表格、卡片的内容、规格、用纸应统一。

4. 归档时间和手续

4.1 党政部门和能按年度归档的部门在次年4月底前归档；教学部门按教学年度立卷归档，应在每年十月底以前完成上一个学年度的立卷归档工作；春季毕业的研究生，其管理及学籍材料，应在当年六月底以前完成立卷归档工作；科研、基建、仪器设备等和专题性成套性档案，在项目完成并通过鉴定、验收后两个月归档。

4.2 接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方签名盖章。

1. 档案的分类、编号、排架

1.1 各类档案在收集齐全后，按一定原则和属性逐卷分别归类编号。

1.2 档案分类、编号、排架，一经确定，不可随意变动。

2. 档案检索工具的编制

2.1 案卷目录应分年度编制，做到不出现重复的档号。

2.2 根据实际需要逐步编制配套的检索工具，档案室指南、专题目录等。

1. 档案部门应积极开发利用计算机档案管理系统，提高开发利用档案信息资源的能力。

2. 加快档案信息资源建设及有关标准和规范的制定。加强基础设施与应用系统的建设。

3. 做好档案信息化建设的宣传工作，加强对档案信息化建设工作指导、检查与督促工作，落实各单位电子文件及档案管理人员，加强人员培训。

4. 重视档案信息安全保密体系建设。

5. 加快数字化档案馆与电子文档中心建设。

1. 库房的要求

1.1 库房应逐步配齐防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等设施。

1.2 库房标准温度为14—24℃，标准相对湿度为45—60％。

2. 档案室应根据工作需要，逐步配置计算机、复印机、照相机、录音机、空调机、吸尘器等。

3. 案卷入库时应检查帐、物是否相符。

4. 案卷应依档案顺序排放，库房柜架应编顺序号，各柜、各库和全室应有档案存放标志图，示意图。

5. 档案室应对档案的安全定期组织检查，记录在案。发现问题，及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。

1. 档案室要按规定进行鉴定。

1.1 档案室和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定法，对到期的档案，提出销毁或延长保管的意见，登记造册，经分管校长批准后，方可存毁。

1.2 销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签名。

2. 档案室要确定专人负责统计。

2.1 建立建全统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各种情况数据。按省档案局等有关部门要求及时报送各种报表。

2.2 对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改选措施、建议、报告学校领导。

1. 综合档案室人员要熟悉库藏，主动提供利用，起到领导和有关部门的助手和参谋作用。

2. 档案室应有检索、阅览室和复制设备，为利用者提供方便。

3. 珍贵档案应以复制件代替原件提供利用。

4. 利用手续

4.1 凡利用本室档案，均应按本室规定办理利用手续，填写《档案借（查）阅登记薄》，对外单位和个人利用档案按规定收费。

4.2 利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》留室存查。

4.3 对借出的档案，档案室有关人员要定期催还，发现损坏或丟失，应写出书面报告，根据不同情况，报学校按规定严肃处理。

1. 档案室应加强编研工作，积极配合学校编史修志及重要参考资料的编写。

1.1 编研的重要参考资料包括：学校沿革表；历任校领导职务名称及任免；学校各种基础数据汇编；年鉴，学校大事记（可与党办校办合编）；重大档案史料汇编；重要专题档案汇编；重要会议简介等等。

1.2 档案部门对编纂的各种汇编要注意把关，保证质量。必要时要报有关部门或分管校领导审查。