第一章 总 则
第一条 为进一步加强我校立卷归档工作，确保学校档案完整，根据《中华人民共和国档案法》、《国家行政机关公文处理办法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》以及《西安工程大学档案管理办法》等有关法规，结合我校实际制定本细则。
第二条 凡是记录和反映我校主要职能活动和基本历史面貌的具有保存利用价值的各种文字、图表、照片、声像、实物、电子等不同载体的文件材料，除经学校同意可设分室保管的外，都必须立卷归档，向学校档案部门移交，任何单位和个人不得据为己有、逾期不交或自行处理。
第三条 国内外与学校有关的具有保存价值的文件材料、校内个人在非职务活动中形成的对学校和社会具有保存价值的文件材料，可按征集、寄存、代管、捐赠的方式由学校档案部门收存。
第四条 归档文件材料的载体应具备原始性，记载的信息内容要真实准确。每份归档文件的正文与附件、正式发文的定稿和签发单、请示与批复以及专项成套材料必须齐全。
第五条 档案部门及校属各单位要严格按照立卷归档的职责分工要求，认真做好文件材料整理归档工作，保证学校各项工作中形成的重要材料及时归档，为开发利用档案信息资源，促进学校和社会的发展做出贡献。
第六条 档案立卷归档工作由各部门及兼职档案人员承担，受本部门主管档案工作的负责人领导，立卷归档业务受档案部门的指导、检查和监督。校属各部门要配备1－2名兼职档案人员，负责本部门文件材料的收集、整理、立卷、归档、移交工作。
第二章 归档范围与保管期限
第七条 我校归档范围包括党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、声像、业务、人物、实物十四大类，具体类目名称详见《西安工程大学各类档案归档范围及保管期限表》归档的重点内容是：
1.上级机关下发的需贯彻执行的文件；同级机关和非隶属机关印发的与我校相关业务往来文件和需要执行的法规性文件。
2．学校党、政管理部门形成的各种公文、简报、统计报表、调查报告、经验介绍、规章制度、合同协议以及召开重要会议、开展重要活动、接待重要来宾等工作中形成的文件材料。
3．学校教学管理、学科建设、实验室建设、招生、学籍、学位、课堂教学与教学实践、教材建设、毕业分配等工作中形成的文件材料。
4．学校科研管理及科研项目在立项、实验、总结鉴定、申报奖励与推广应用各阶段形成的文件材料。
5．学校房地产管理及基建工程在立项审批、设计、施工、竣工验收、改建扩建等过程中形成的文件材料。
6．学校购置的各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺的仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
7．学校编辑出版的校报、学报等重要报刊的管理文件和审稿单、样报、样刊等出版物材料。
8．学校与外国团体或个人在学术研究、合作办学、人员交流以及留学生工作中形成的文件材料。
9．学校财务管理文件及会计活动中形成的报表、帐簿、凭证、工资册等会计核算材料。
10．上述各种工作中形成的重要声像、电子文件、实物等。
第三章 立卷归档的原则、方法及职责要求
第八条 学校各单位要将归档工作纳入工作计划和规划，纳入相应的管理制度，纳入管理人员的职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作时，应同步布置、检查、总结、验收档案工作，以保证每项重要工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
第九条 各立卷单位应按问题、时间、主要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值、分类组卷。
第十条 档案在立卷归档前，立卷人员首先应将归档的文件材料收集齐全，认真分析档案材料的内容，进行科学系统整理。
第十一条 立卷必须区分不同的保存价值。文件材料保管期限划分为永久、长期、短期三种。有的需要划分密级的分为秘密、机密、绝密，根据密级等级分开立卷。
第十二条 建立预立卷制度。各立卷单位应于上年底或本年初，根据本部门业务范围，参照上年度案卷目录，拟定本年度案卷类目。根据工作发展变化情况，案卷类目可作必要的修改和补充，作为平时立卷的依据。
第十三条 有关部门在鉴定、验收科研成果、基建工程、产业项目、重要仪器设备等时，应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查，双方签署意见。没有完整、准确、系统、规范的文件材料的项目，不予验收，没有档案部门的签字盖章，财务部门不予结算。
第十四条 各单位要建立健全收发文及其它重要事项登记制度，为核对归档文件是否齐全完整提供依据。
1．机关党政职能处室必须建立收发文登记簿，对本单位收发文件逐项填写，同时应注意收集登记领导讲话、规章制度、统计报表、调查报告、经验介绍及会议材料等登记外文件材料。
2．学校办公室要健全用印登记制度，凡以学校及校领导名义签字盖章的合同、协议等，必须登记在册，并留存一份归档。
3．教务处、科学技术处、基建处、国有资产管理处，每年年底要分别对当年立项和完成的教改项目、科研项目、基建工程、重要仪器设备进行汇总，并将汇总目录报档案部门，以便跟踪检查归档情况。
第十五条 全校处级建制单位和因重要工作成立的临时性机构均为一个立卷单位，立卷归档工作由立卷单位和档案部门分工协作完成。
1．立卷单位应确定一名负责人分管档案工作，选配好兼职档案员。兼职档案员应根据归档范围和立卷标准认真做好文件材料的预立卷和归档工作。分管档案工作的负责人要统筹解决本单位公文管理中存在的问题，对本单位立卷归档文件是否真实准确和齐全完整进行审核。
2．档案部门具体督促、指导、协助各单位完成立卷归档任务，并进行检查验收。对发现的问题要及时指导兼职档案员弥补更正。档案部门工作人员要依据归档范围、收发文登记等相关信息对立卷归档文件进行核查，对缺失的应归档文件在各单位归档交接单中注明。
3．立卷单位分管档案工作负责人、兼职档案员和档案部门业务指导人员应在《备考表》、《立卷归档说明书》或《项目归档说明书》中履行签字手续，对立卷归档的质量各负其责。
第四章 归档文件材料的立卷分工
第十六条 为了避免立卷工作中可能产生的重归和漏归现象，根据各立卷归档部门的业务职责范围，结合档案材料形成的实际情况立卷归档分工：
1．中共中央、国务院、省、地、市党委和政府、国家教育部、省教育厅以及各业务部、局下发的文件，除明确要求退回的文件之外，综合性的文件由学校党委办公室、校长办公室立卷归档，其他各单位专业性的或具体业务性的文件，由各单位立卷归档。
2．以校党委、校行政名义印发的文件，全校性、综合性的由学校党委办公室、校长办公室立卷归档，其余的由各职能部门负责相应门类的立卷归档。以各单位名义印发的文件，由各单位立卷归档。
3．党委和学校召开的代表大会、党委常委会、校务会等会议材料，由学校党委办公室、校长办公室立卷归档。各单位以校党委、校行政名义召开的各种工作会议、专业会议、展览会、表彰会、代表会的会议材料，由主办单位立卷归档。
4．校内各单位向校党委、校行政请示、报告的正本及相应的批复、批转的原件，涉及学校全局的由学校党委办公室、校长办公室立卷归档，其余的由各单位立卷归档。
5．校内两个以上单位共同承办的文件，由主办单位立卷归档。
6．我校与外单位合作完成的项目，若我校为负责单位，经办部门须负责归档一套完整的文件材料；若我校为协办单位，则只归档与承担任务有关部分的文件材料。
7．党和国家领导人、上级部门领导及知名人士来校视察、检查、参观时的重要指示、讲话、题词等材料由主要负责接待的单位整理归档。
8．教学类文件、教材主要由教务处、招生就业处、学生工作办公室、研究生部、应用技术学院及继续教育学院等部门负责立卷归档。教学大纲、本科生优秀毕业设计、论文、典型教案、讲义、生产实习报告等由各学院（部）立卷归档。研究生论文由研究生部立卷归档。招生分配文件由招生就业处、研究生部、应用技术学院及继续教育学院归档。
10．学校编辑出版的校报、学报等重要报刊等由各编辑部门立卷归档。
12．仪器设备类文件由国有国有资产管理处与实验室立卷归档。
14．财会与声像类档案由财会分室和电教分室立卷归档，每年向档案部门报送新增库存目录，并不定期向档案部门移交永久保存档案。
第五章 卷内文件的排列
第十七条 卷内文件的排列应按照文件自然形成的规律和保持文件相互之间的内在联系，以便于查找利用为原则进行系统排列，排列方法按照卷内文件的具体情况而定。
第十八条 保管单位内科技等文件材料的排列要注意文件材料的自然形成过程；所反映的对象在结构上的隶属关系或工作程序上的衔接关系及文件材料的重要程度。
第十九条 保管单位内党政管理类文件材料按重要程度或时间顺序排列：批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；打印稿在底稿之前，其它文件材料按时间顺序排列。
第六章 案卷的填写与装订
第二十条 成卷装订的卷内文件编页号。卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号；页号的位置统一在每页材料正面右下角，背面的左下角填写。
按件装订的卷内文件编件号。卷内文件应逐件加盖档号章；并填写档号章的各个项目，编制件号；档号章的位置在每份文件首页的右上角，卷内文件的件数，一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复，来文与复文一般应分别计算件数；正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数；正件与附件，按一件计算。
第二十一条 按卷内目录条款填写卷内目录。顺序号，以卷内文件排列先后顺序填写，题名一般应照实抄录。没有标题不能说明文件内容的文件可自拟标题，外加“[ ]”号。
第二十二条 填写卷内备考表。说明卷内文件缺损，修改补充，移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。
第二十三条 拟写案卷标题。要求结构完整，应准确、概括地反映卷内文件的内容。
第七章 归档时间和移交手续
第二十四条 党政管理部门和按年度归档的单位在次年4月底以前归档；教学部门按教学年度立卷归档，应在每年十月底以前完成上一个学年度的立卷归档工作；春季毕业的研究生，其管理及学籍材料，应在当年六月底以前完成立卷归档；科研、基建、仪器设备等专题性、成套性档案，对于周期较短的项目材料，一般在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档，对于周期较长的材料，可以按阶段分批归档；特别重要的文件材料可以随时归档。
第二十五条 各种临时性机构或撤销机构形成的材料，应于机构撤销前将材料整理立卷，移交学校档案部门。
第二十六条 移交与接收档案必须严格履行交接手续，填写移交目录，交接双方在移交目录上签名、盖章，各执一份存查。
第八章 档案材料补充修改
第二十七条 凡已归档的文件材料需要修改时，必需经所在部门主管领导批准，未经批准，不得修改任何文件材料。修改后的文件材料要由责任人、责任部门负责人签字盖章方可归档，并需同时在备考表上注明。
第二十八条 档案不完整需要补充文件材料时，档案人员应及时将补充材料插入卷内相应位置，并在卷内目录上补充填写清楚，备考表加以注明。
第九章 归档责任追究和漏交文件的追缴处理
第二十九条 凡因档案部门工作人员在立卷归档过程中监督、指导、检查不积极，不主动，没有依据归档范围、收发文登记等相关信息对分管单位的归档材料进行认真核查，而造成重要文件材料未归的，或者文件材料在档案部门内损毁、丢失的，其相关人员年终考核时视情节轻重适当予以考虑。
第三十条 全校各单位每年的立卷归档情况分为齐全（归档率100%）、基本齐全（归档率90%以上）、不齐全（归档率90%以下）三个档次。根据各单位归档及时程度和立卷归档齐全情况，学校将在年终考核中适当给予考虑。
第三十一条 对各单位未能按时归档的重要文件材料，学校档案部门将下达《应归档文件材料追缴通知》，直接送给相关单位分管归档工作的领导，若一月后仍不能归档，分管领导应写出书面说明，由本单位主要领导签字后交档案部门存查，学校将根据问题的严重性责令其写出书面检查或做出不同程度的纪律处分。
第十章 附 则
第三十二条 本规定经2007年4月18日校长办公会议讨论通过，自公布之日起施行。学校原有相关制度与此细则相抵触的，以本细则为准。
