关于做好2025年档案材料归档工作的通知
校属各单位：
为进一步规范档案管理，确保2024年度形成的各类档案材料完整、准确、系统归档，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《西安工程大学档案管理办法》等有关规定以及学校档案工作安排，现将2025年度归档工作有关事项通知如下。
一、归档范围
（一）各单位2024年度在工作中形成的具有保存价值的各类文书、图表、声像等不同载体的材料。
（二）各单位2024年度荣获的省部级及以上奖励的奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗等，以及校地、校际交流和外事活动中获得的具有保存价值的实物。
（三）2024年度完成的科研项目、基建项目档案资料，开展的重大活动、重要专项工作和召开的大型学术会议等档案资料。
（四）2024届毕业生（成教、本科、研究生）毕业及授位档案。
（五）干部人事档案材料收集归档工作严格遵循《干部人事档案材料收集归档规定》执行。
（六）因库房原因，会计、基建等档案分批归档，请提前沟通归档事宜。
（七）往年应归档但尚未归档的档案资料，分年度分类别组织整理完毕后一并归档。
二、归档时间
（一）党群、行政、教学、科研（文书）、基建（文书）、设备（文书）、出版、外事、财会、声像、实物类档案于6月30日前完成归档。
（二）基建项目档案在项目完成后2个月内，由基建处统一移交档案馆。
（三）科研项目档案在项目完成后2个月内由课题组立卷移交科研处，由科研院统一移交档案馆。
（四）重大活动、大型学术会议、重要专项工作档案按活动、工作内容分专题立卷归档，在活动结束后2个月内由主要负责部门统一归档。
（五）人事档案材料形成之日起1个月内由人事处统一移交档案馆。
三、相关要求
（一）各单位要高度重视档案立卷归档工作，分管档案工作的领导作为本单位归档工作直接负责人，要切实担负起组织领导责任；兼职档案员要指导、督促、落实本单位开展各类材料的收集整理立卷工作，保证案卷质量。
（二）按照《西安工程大学档案立卷归档细则》（附件2）的要求，请各单位结合年度重点工作和《西安工程大学各类档案归档范围及保管期限》（附件1），确保归档文件材料内容完整、签署手续完备，兼职档案员在整理过程中要逐件逐页检查，归档材料原则上须为原件，重复材料或者多余材料一律剔除。
（三）实物档案要干净整洁，注明物品名称、来源。电子照片、视频等声像档案，使用U盘拷贝归档，声像文件归档时应附有文字说明，注明责任者、形成时间、地点、内容等，符合图像清晰、音质良好的要求。照片以JPG格式归档，音频以MP3格式归档，视频以MP4、FLV、AVI格式归，毕业班学生合影照片应附对应位置的学生名单。（同一事件代表性照片不超过5张，像素不低于300dpi，视频不超过2条。）
（四）各单位在纸质文件整理组卷完成后，凭本单位用户名和密码登陆档案管理系统（http://202.200.205.2/）并于5月20日前完成网上著录并申请审核。审核通过后，从系统导出、打印《档案移交清单》（一式两份），在规定时间内与归档实物材料一并移交档案馆，待双方核实无误后在《档案移交清单》上签字，移交单位须有档案分管领导签字。
（五）如果有涉密文件材料，应注意涉密文件材料不可与非密文件材料混同归档。
（六）人事档案归档须提供详细的移交目录，且归档材料经接收人核准无误，双方签字后，归档工作完成。
四、其他事项
（一）档案馆将组织兼职档案员专题培训（时间另行通知），指导立卷归档规范操作。
（二）对未按时完成归档或材料缺失的部门，将予以通报。
五、联系方式
（一）档案馆咨询电话：029-83239396
（二）档案工作群（qq群）：867252503
附件：
1.《西安工程大学各类档案归档范围及保管期限》
2.《西安工程大学档案立卷归档细则》
3. 档案馆立卷归档业务指导分工与联系表
4. 西安工程大学档案移交清单（系统导出）
西安工程大学
2025年4月14日
