校属各单位：
依据《西安工程大学档案管理办法》规定，为确保学校2026年度文件归档工作顺利开展，现将相关事项通知如下：
一、归档范围
（一）各单位2025年度在党群、行政、教学、科研、基建、出版、外事、人事、设备（招标）等各项管理工作中形成的具有保存价值的文件材料（纸质、电子、照片等载体形式）。
（二）各单位在2025年度荣获的省部级以上集体获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等，以及学校重大活动、重要宣传中形成的具有保存价值的声像资料、实物及实物清册。
（三）符合移交条件的财会类文件材料。
（四）其他往年应归档，但尚未归档的文件材料。
二、归档时间
（一）党群、行政、教学、科研（文书）、基建（文书）、设备（招标）、出版、外事、财会、声像、实物类档案于6月15日前完成归档。
（二）基建项目档案在项目完成后2个月内，由基建处统一移交档案馆。
（三）科研项目档案在项目完成后2个月内由课题组立卷移交科研处，由科研院统一移交档案馆。
（四）重大活动、大型学术会议、重要专项工作档案按活动、工作内容分专题立卷归档，在活动结束后2个月内由主要负责部门统一归档。
（五）人事档案材料形成之日起1个月内由人事处统一移交档案馆。
三、相关要求
（一）归档工作严格执行“部门预立卷” 制度。分管档案工作领导为直接责任人，须切实履行组织领导职责；兼职档案员负责指导、督促本单位各类材料的收集、整理与立卷，确保档案真实有效、原始完整、证章齐全、字迹清晰无污损，做到学校历史文件材料 “应归尽归”。
（二）各单位依据《西安工程大学各类档案归档范围及保管期限》（附件1）规定，确保归档文件材料内容完整，签署手续完备。
（三）各单位纸质文件整理按件或组卷完成后，须于5 月30日底前登录档案管理系统完成网上著录并提交审核。审核通过后，从系统导出打印《档案移交清单》（一式两份），与归档实物一并移交档案馆。
（四）若档案分管领导及兼职档案员发生调整，请于4 月 17 日前填写《XX-档案工作分管领导及兼职档案员名单变更表》（附件二），电子版发送至档案馆邮箱 dafw@xpu.edu.cn，纸质版报送至临潼校区大学生活动中心校史馆 214 室或金花校区档案馆 103 室。
四、联系方式
（一）档案馆咨询电话：029-83239396
（二）档案工作群（qq群）：867252503
附件：
1.《西安工程大学各类档案归档范围及保管期限》
2. XX-档案工作分管领导及兼职档案员名单变更表
3. 档案馆立卷归档业务指导分工与联系表
西安工程大学
2026年4月10日
