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研究生学位档案整理要求

发布时间:2009-04-28 浏览:

、整理单位

(一)本部门的发文

(二)各类研究生招生计划、录取名册

(三)授予博士硕士学位统计、登记表

授予博士硕士学位统计、登记表立为一卷;

(四)研究生毕(结)业审批材料、学位授予材料与论文

博士、硕士研究生以个人为单位,毕(结)业审批材料、学位授予材料与论文分别立卷;

、文件材料排列顺序

(一)授予博士硕士学位统计、登记表排列顺序

按照授予博士硕士学位统计表、授予博士学位登记表、授予硕士学位登记表

(在职研究生、学位研究生等分别集中在一起);

(二)博士、硕士研究生毕(结)业审批材料、学位授予材料排列顺序

按照论文摘要、学位申请表、业务鉴定、答辩审批表、论文评语、审查意见书、答辩情况表、论文评审表、记录簿、表决票、答辩决议、毕(结)业审批材料、学位授予材料及其他重要材料顺序排列;

三、检查与编写页号

(一)立卷前检查:核准研究生人数,检查审批手续是否完备,归档材料是否齐全,排列顺序是否正确;

(二)编写页号:凡有文字的页面都需用打号机依次打页号。正面打在右下脚距边20mm处,背面打在左下脚距边20mm处。

五、卷内目录及备考表的填写要求

(一)博士、硕士研究生档案卷内目录填写的主要内容:

1、序号:卷内排列材料的顺序号。一份材料一个序号,从1开始;

2、文件作者:研究生部;

3、文件标题:各材料的名称;

4、文件日期:各材料的形成日期;

5、文件所在页号:各材料首页的页号。

6、备注:需要说明的问题(如:附光盘、软盘等)。

(二)备考表填写的主要内容:

1、机关名称:西安工程科技学院;

2、组织单位名称:研究生部;

3、本卷内文件共 张:本卷的总页数;

4、说明:需要说明的问题;

5、立卷人:组织研究生档案的人员;

6、检查人:各部门主管。

六、装订

(一)博士、硕士研究生毕(结)业审批材料、学位授予材料等的装订:

去掉材料上的大头针、曲别针、订书针等金属物,按卷内目录、博士、硕士研究生文件排列顺序、备考表顺序排列,以左下方对齐,交综合档案室三点一线装订(塑料热装订的可二点),线在背面打结。

(二)博士、硕士研究生论文的装订:

纸张规格A4,采用无线胶粘装订。

                                         综合档案室

                                         2009-4-28

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