西安工程大学档案工作动态第1期

         西安工程大学党政办公室综合档案室编辑

           主审： 刘 丽 殷永建 主编： 杨 锋

   编辑： 王冬冬 赵文宏 电话：029-82330030 82330403

目 录

综合新闻

●学校综合档案网开通网上英语四六级成绩查询●校内各单位积极清理积存档案

●我校档案工作人员赴兄弟院校调研交流 ● 1—6月份各单位归档档案统计

内部建设

●档案业务指导工作的进一步加强 ●切实做好档案保管与检查利用工作

●制定《综合档案室廉政风险防控工作办法》 ●更新服务器

●进一步加强档案信息网建设 ●积极推进档案信息资源建设

档案知识

●“档案”一词的起源 ●档案的属性及其本质

●档案工作的基本原则 ●部门立卷制

●档案立卷的流程 ●档案与文件二者之间的关系

综合新闻

●学校综合档案网开通网上英语四六级成绩查询

为进一步提升我校档案管理工作水平，校党政办综合档案室本着更好的服务校友和在校学生，不断研究、开发、利用档案资源，经档案人员主动作为，完成了大量的基础工作，建立可查询数据94482条，现在已实现通过党政办综合档案网查询近5年（2007年至2011年6月）我校考生英语四六级个人成绩的功能。具体查询方法，登录党政办公室综合档案网，在专题档案查询下的四六级成绩查询中输入个人姓名和身份证号即可查询。

今后，为保证校友及在校学生的利用，综合档案网将会继续回溯2007年之前成绩数据，并将在最短的时间对新归档的四六级成绩进行数据处理，上传至档案网，以提供可行、高效的检索利用。

●校内各单位积极清理积存档案

本学期，校内各单位本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的要求，不断提高对档案工作重要性的认识，积极行动起来，采取有力措施确保档案及时归档。由分管档案领导亲自抓，兼职档案员认真落实，重点对历年来积存档案进行清理、立卷和系统录入，及时移交综合档案室。截至目前，仅基建积存档案90卷34件，科研横向课题75卷,10件。

●我校档案工作人员赴兄弟院校调研交流

为学习兄弟院校在档案管理与服务中的先进经验和做法，校综合档案室杨锋等3人，分别于2012年3月、6月到西安工业大学、陕西科技大学和西北大学档案馆学习调研。

在西安工业大学档案馆，孙爱华主任介绍了档案馆的基本情况，并带领大家参观了新建库房。孙爱华主任详细介绍了数字档案馆的建设成果并对数字档案馆门户网站进行了演示。大家还对档案数字化、电子文件归档、音视频文件保护、名人档案、成绩翻译系统等内容进行了充分交流。在陕西科技大学档案馆，郑勇副馆长详细介绍了档案馆的发展概况，大家针对档案馆的管理体制、档案收集、保管利用、档案编研、档案数字化、档案保护等问题进行了充分讨论。在西北大学，于炜武馆长介绍了档案馆人员情况、机构设置、学校对档案数字化建设经费支持及实施进展完成情况、特别介绍了校史博物馆的筹备、进展工作。双方就两校档案工作相关业务问题进行交流与讨论。

西安工业大学、陕西科技大学和西北大学信息化建设起点高、理念新、成果显著，特别是在电子校务环境中的档案信息资源管理方面做的非常突出，兄弟院校这些好的经验对进一步拓展我校档案管理和信息化建设上的思路，推进工作有很好的借鉴作用。

●1—6月份各单位归档档案统计

内部建设

●档案业务指导工作的进一步加强

采取专职档案工作人员“走出去”和兼职档案员“请进来”的档案业务指导归档策略，营造专兼职档案人员相互配合、充分沟通的协作机制，共同做好部门立卷归档工作。以保证归档档案的完整、系统、规范。

●切实做好档案保管与检查利用工作

紧密围绕学校中心工作、重点工作和社会需要调整服务导向，增强为学校重大工作决策服务和为校内外相关部门提供有效咨询服务的能力，热情周到地开展档案查询服务与提供利用工作。为学校办学百年建校史馆，为相关部门指导档案系统检索利用、查阅档案70卷；为保证税务审查，查阅提供档案35卷；1—6月份，提供档案利用723 卷,522人次，复印2447张。

●制定《综合档案室廉政风险防控工作办法》

为深入贯彻落实党风廉政建设，进一步建立健全制度、监督并重的惩治和预防腐败工作，综合档案室按照学校要求，结合档案工作实际，从源头上预防腐败的工作，最大限度地降低腐败风险，健全预防腐败工作的长效机制，制订了《综合档案室廉政风险防控工作办法》。本办法明确了工作目标，确定了四类风险排查点，建立以岗位为点、程序为线、制度为面的廉政风险防控机制，健全防控机制和制度，形成环环相扣的廉政风险防控机制。

●更新服务器

为了提高我校档案管理现代化的进程，加快档案信息化建设，提高工作效率，适应日益增长的档案信息化建设的要求，保障档案信息化建设与学校数字化建设同步，以提高档案系统的稳定性、安全性及存储空间等的要求，使我校综合档案硬件建设提高到一个新水平。考虑到档案的特殊性，本学期新购置的IBM专用服务器已正式投入使用，服务器的更新提供了安全、稳定的档案系统，加快了档案系统的运行速度，提高了档案的存储空间，实现了网管中心集中管理，服务器24小时运行，为各部门兼职档案人员合理利用时间，新增档案数据提供了保障。

● 进一步加强档案信息网建设

档案网站是档案机构在互联网络上建立的站点,是发布各类档案信息并提供档案利用服务,构成信息网络的一个节点。本学期，一是做好了“南大之星”档案管理软件、综合档案网站的更新与维护工作，确保综合档案室计算机设备安全运行。二是网站新增“英语四六级成绩”查询模块，为考生提供2007年以来英语四六级成绩网上信息查询工作。三是及时更新网站信息，开展档案宣传、加强档案意识、通报档案信息、开展档案业务指导。

● 积极推进档案信息资源建设

为了更好推进我校档案信息化建设，及时反映我校档案工作成果，在1—6月份，积极与全校各单位沟通协作开展档案资源信息化建设，新建及回溯建库12.29万条，其中仅与研究生部、教务处两部门合作，利用学生电子信息等相关资料，进行数据的采集、核对、修改、完善和导入工作，完成学籍信息库中2011届毕业生信息4638条数据；研究生信息4451条；英语四六级成绩信息94482条。具体各类档案统计如下表：

1—6月份档案资源新建及回溯建库统计

档案知识

●“档案”一词的起源

档案一词起源于明代。《清太宗文皇帝实录》中取材于明代宫中文书的记载。在崇德三年正月甲午日的记载中有三处出现“档案”一词。这是现已发现的最早记载。

清代杨宾的《柳边纪略》一书中记载的内容是迄今所见对“档案”一词最早的解释。

在原始社会里，人们*语言表达和交流思想和经验。

随着社会的发展，为适应复杂的社会生产和生活，人们创造了“结绳”、“刻契”的记事方法。结绳与刻契可以说是档案最早的起源。

我国的档案工作从夏代开始，夏代中的“册、典、夏书”等就是今天所指的档案。商朝发现的甲骨文是留下的最早的档案文字材料的实物，是二十世纪初在河南安阳殷墟出土的，距今三千多年的殷商时期的甲骨刻辞，也称甲骨档案。

●档案的属性及其本质

从档案的定义看，“档案是记录人类社会实践活动各种信息的载体”。可见，档案具有原始记录性、信息属性、知识属性、文化属性和价值属性，其中，原始记录性是档案的根本属性。

●档案工作的基本原则

档案工作的基本原则是“集中统一管理” 。

●部门立卷制

部门立卷制就是实行由文件处理部门负责将本部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料和技术材料进行立卷归档的制度。

●档案立卷的流程

档案立卷程序包括拟（修订）立卷类目、归类和组卷、确定案卷的保管期限、拟写案卷标题、案卷的编目与编号、填写与装订、归档等七个工作流程。

●档案与文件二者之间的关系

档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。

文件是指人们在社会管理、交往和科学技术、文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的结合体。

档案是由文件转化而来的。档案和文件既有联系，又有区别。档案是历史的文件，是具有一定保存价值的文件，是经过分类组合的文件。因此，可以这样说：文件是档案的细胞，档案是文件的结合体；文件是档案的基础，档案是文件的精华。