西工程大档字〔2017〕2号 签发人：吴轩第
对我校档案工作进行自查和集中检查的安排
校属各单位、各部门：
根据陕西省教育厅对我校档案检查的总体安排和我校《档案工作检查实施方案》及其《档案工作检查目标任务分解表》的要求，现对我校档案工作自查和集中检查的安排如下。
一、各单位、各部门进行自查的内容、要求和时间安排
（一）本单位落实并上报兼职档案员，对接档案馆同志开展立卷归档自查和归档任务。（3月10日前完成）
（二）上报了本单位档案检查工作组成员，并明确了职责任务。（3月15日前完成）
（三）自查立卷归档材料并完成归档（主要为两个阶段）
1. 2012年以前有未归档的材料，请自查并完成立卷归档。（4月20日前完成）
2. 2013-2015年间的档案材料立卷归档完整性自查并完成。（4月20日前完成）
3. 2016年的应归案材料预立卷并保证完整性。按期正常立卷归档。（6月5日前完成）
4. 在自查的同时，与档案馆同志共同核查立卷归档的完整性，做到应归尽归，一一对应（档案系统目录和档案材料，包括实物档案等保持完整，要求完全一致）。
（四）材料与自查自评（5月底前完成）
1. 按照《任务分解表》所承担任务，完成支撑材料、档案材料、综述材料，交给牵头单位（或者按照牵头单位要求完成）。
2. 按照《任务分解表》所列的内容，完成承担的具体任务。
3. 牵头单位有两个层面的任务，一是本单位的自查任务，二是作为牵头单位所承担的任务。
4. 牵头单位和责任单位的职责与任务见《工作方案》的第四部分。
（五）自评情况简要报告（6月10日前完成）
自评情况简要报告包括的内容为：
1. 总体情况：是否成立了检查组，明确了责任人；是否动员、召开会议安排、布置开展自评检查。
2. 自查情况：重点说明完整性，是不是全部立卷归档。（没有归档的材料列出目录，说明原因和归档计划措施）
3. 效果：对照《任务分解表》的内容，可以列举典型事例加以分析说明。
4. 存在问题和建议意见，需要解决的问题。
5. 领导签字、部门盖章，上交到办公室。
二、学校进行集中检查的安排
学校成立以主管档案工作校领导为组长的检查组，由档案馆专家馆员、党政办公室和档案馆负责人为各检查小组组长，开展集中检查。
重点检查各单位、部门立卷归档的完整性，核查2016年以前的档案是否全部立卷归档。
（一）检查组组成
组长：吴轩第 副校长
检查小组组长：高建会 殷永建 席天良 梁维国
许今燕
成员：学校各单位、部门负责档案工作的处级干部、兼职档案员；档案馆全体成员
检查组分组情况和安排由学校档案检查工作领导小组办公室（档案馆）单独另发。
（二）检查的主要内容
1. 核查2016年及以前的立卷归档档案卷内目录是否完整。
2. 馆藏档案案卷目录和全引目录的完整性（目录和档案内容一致。无错别字等相关情况。）
3. 对照目录，检查抽查档案实体是否完整归档；档案管理系统（南大之星档案管理系统）检索结果和档案实体、目录等保持一致。
4. 实际归档的档案资料，是否存在不合格、不清晰、不规范、无落款、无日期、无印章、破损的现象。
5. 数字化档案建设情况：包括目录和数字化档案信息的核实结果。检查组现场实时随机检索验证其真实性和工作服务效率。
6. 档案集中保存情况、馆藏档案案卷目录和全引目录纸质版和电子版、档案库房温湿度计使用记录及其温湿度调整记录、消防设施（干粉灭火器）配备情况、档案查询记录、档案利用记录等原始材料。（此项目只适用对档案馆的检查）
7. 《任务书》中涉及的其他内容。
（三）检查方式
检查小组成员全部参加，档案馆成员负责通知各单位和部门。各组组长主持，集中共同进行检查。
1. 听取相关单位和部门自查情况和结果汇报。自查情况和结果汇报的提纲按照上述（见：各单位、各部门自查的内容、要求和时间安排）要求进行，简明扼要，直述结果最好。
2. 实际检查、抽查。按照上述检查的主要内容，进行实际查看、检查、验证。
3. 接受询问、质询、建议和意见。检查过程中，检查组成员会随时进行询问和质询，所检查部门负责人、兼职档案员要认真回答，对发现的问题，要立行立改。对需要整改的，在规定时间内必须完成整改任务。
4. 填写检查结果记录表
检查结束后，检查组成员要分部门认真填写检查结果记录表，组长签名后交给每个小组档案馆成员，检查结果将做为整改的重要依据。
5. 集中检查将在5月31日至6月7日之间进行，6月10日之前完成相关完善工作任务，具体由各组档案馆成员通知。
三、有关要求
（一）自查和集中检查，是迎接陕西省教育厅对我校档案工作检查的重要环节，是坚持问题导向，促进建设、促进管理、促进整改的必需环节，各单位和部门要高度重视，扎扎实实，按时完成自查和集中检查的各项任务。
（二）要落实好责任制，做好档案事业这一基础性工作。各单位档案工作负责人和兼职档案员要以追赶超越的目标要求，全力以赴，团结一致，克服困难，共同做好自查和检查环节的各项任务。
（三）及时整改。对检查中发现的问题，要采取有效措施，在暑假到来前，整改到位。以优异成绩，迎接陕西省教育厅对我校档案事业的大检查，力争取得新成绩。
（四）西安工程大学档案工作集中检查安排表（教学单位）、西安工程大学档案工作集中检查安排表（机关单位）、西安工程大学档案检查结果记录表，由档案馆单独另发。
西安工程大学
2017年5月26日
抄送：校领导
发：校属各单位、各部门 档（二）
西安工程大学党政办公室 2017年5月26日印发
打印：吴 静 校对：刘 清 共印70份
