1、为了适应我校档案工作发展的需要，统一我校各类档案的实体分类，实现我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，加强档案工作的科学管理，促进档案信息资源的开发利用，更好地为我校各项工作服务。
2、本大纲是以国家教委发布的《高等学校档案实体分类法》为依据，结合我校档案工作的实际情况编制的。
1、本大纲以国家有关档案工作法规、标准为依据，从学校实际出发，突出教学、科研档案在学校档案中的中心地位和党政管理档案统览全局的作用，力求反映学校各项职能活动的原貌。
2、本大纲规定的各项内容，既要实事求是，符合我校档案工作实际，又要遵循档案学基础理论和形式逻辑原则。类目划分严格按从总到分，从一般到具体的原则，做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。同位类目之间界限清楚，不相互交*和包容。
3、本大纲编制的类目具有相对的稳定性，按照高等学校档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归于相同类目，充分反映高校档案形成的规律、内容和特点，并具有相对的稳定性，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时间内不随意改变。
4．本大纲的类目，原则上依照《高等学校档案实体分类法》设置，并根据我校档案工作实际设置个别类目，在类目的设置时，力求做到准确、简明、方便、实用。
1．本大纲采用“高等学校档案”这一综合概念，要求以我校全部档案为对象，按照我校档案形成领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体，归入相同的类别。
2．确定了统一的实体分类后，要求各类档案把同一门类档案管理性和业务性档案集中在一起。
1.一级类目是我校档案实体分类的最高层位。根据我校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十四个一级类目，其名称、标识符号和主要如下（具体参见主表）：
主要包括行政职能部门(教务、科研、基建、外事、财务、学生、成教等部门除外)工作中形成的文件材料。
主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。
主要包括仪器设备管理和购置到使用各环节中形成的文件材料。
主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。
主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。
主要包括财会工作管理和会计核算活动中形成的文字材料。
主要包括学校各项活动及国际交流中直接形成的实物材料。
主要包括个人在其一生各种主要工作和社会活动中直接形成的、能够反映本人德、勤、能、绩、各方面情况并对国家、社会和本人具有保存价值的各种原始材料。
主要包括教职工在从事教学、科研、管理工作中形成的论文、科研成果归档证明、获奖原（复印）件、教学质量奖、课程建设奖及其它各类奖励的评奖材料、考核表等。
一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如“XZ”即“xing zheng”（行政）的简称。
二级类目是对一级类目的细分,(具体见主表)。二级类目标识采用“双位制”。
如“综合”为“11”，其余二级类目依次为12、13……，但带0的数字不用。
年度由四位阿拉伯数字组成：如2007年为2007。
比如：“党委会记录”的分类号由二级类目组成为DQ11。
采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。年度号、分类号、案卷号之间用连接符号“-”连接。
例如 2007年,内容是人事管理的第5号案卷的档案，可标识为2007-XZ12-5
档案实体按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。
1211 研究生各专业设置、学科建设、计划规定等材料。
1212 本科生各专业设置、重点学科建设、计划、规定办法，条例等材料；应用技术专科教育,继续教育本、专科专业有关材料入此。
1312 本、专科生招生工作中形成的文件材料，继续教育本、专科招生工作中形成的文件材料入此。
1412 本、专科生学籍管理；继续教育本、专科生学籍入此；学生奖惩材料入此。
1512 本、专科生课堂教学与实践；继续教育本、专科生课堂教学与实践入此。
1812 本、专科生用自编、主编教材；继续教育学生用自编、主编教材入此。
1211 专著、译著、正式出版的教材、参考书、重要讲义
1412 奖状、奖章、学历、学位证书、聘书、任命书、委任状
1．行政类档案档号＝年度号＋行政档案分类号＋案卷号
│ │ └─────── 行政类档案二级类目代号┐
│ └───────── 行政类档案一级类目代号┘
1．教学类档案档号＝年度号＋教学档案分类号＋案卷号
│ │ │ └───── 教学类档案三级类目代号┐
│ │ └──────── 教学类档案二级类目代号│分类号
│ └────────── 教学类档案一级类目代号┘
属于教学管理内容的采用自然年度，其余可采用教学年度。
1211 研究生各专业设置、学科建设、计划规定等材料。
1212 本科生各专业设置、重点学科建设、计划、规定办法，条例等材料；
1512 本、专科生课堂教学与实践；成人本、专科生课堂教学与实践入此。
1812 本、专科生用自编、主编教材；成人学生用自编、主编教材入此
1．科研类档案档号＝年度号＋科研档案分类号＋案卷号
│ │ │ └────── 科研类档案三级类目代号┐
│ │ └───────── 科研类档案二级类目代号│分类号
│ └─────────── 科研类档案一级类目代号┘
1．基建类档案档号＝年度号＋基建档案分类号＋案卷号
│ │ │ └───── 基建类档案三级类目代号 ┐
│ │ └──────── 基建类档案二级类目代号 │分类号
│ └────────── 基建类档案一级类目代号 ┘
基建综合、可行性研究、设计基础、设计文件、工程管理文件入此
1．仪器设备类档案档号＝年度号＋设备档案分类号＋案卷号
│ │ └────── 仪器设备类档案二级类目代号┐
│ └──────── 仪器设备类档案一级类目代号┘
1．出版类档案档号＝年度号＋出版档案分类号＋案卷号
│ │ │ └────── 出版类档案三级类目代号 ┐
│ │ └───────── 出版类档案二级类目代号 │分类号
│ └─────────── 出版类档案一级类目代号 ┘
1．外事类档案档号＝年度号＋外事档案分类号＋案卷号
│ │ └─────── 外事类档案二级类目代号 ┐
│ └───────── 外事类档案一级类目代号┘
1．财会类档案档号＝年度号＋财会档案分类号＋案卷号
│ │ └─────── 财会类档案二级类目代号 ┐
│ └───────── 财会类档案一级类目代号┘
1．声像类档案档号＝年度号＋声像档案分类号＋案卷号
1．实物类档案档号＝年度号＋实物档案分类号＋案卷号
│ │ │ └────── 实物类档案三级类目代号 ┐
│ │ └───────── 实物类档案二级类目代号│分类号
│ └─────────── 实物类档案一级类目代号 ┘
1．人物类档案档号＝人物姓名拼音首字母＋人物档案分类号＋案卷号
│ │ │ └─────── 人物类档案三级类目代号 ┐
│ │ └──────────人物类档案二级类目代号 │分类号
│ └────────────人物类档案一级类目代号 ┘
└───────────────人物姓名拼音首字母
1．业务类档案档号＝姓名拼音首字母＋业务档案分类号＋案卷号
│ │ └───────── 业务类档案二级类目代号┐
│ └─────────── 业务类档案一级类目代号┘
