档案检查工作简报

主办：档案检查工作领导小组办公室（档案馆）

第1期 2017年3月14日

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根据党中央《关于全面推进依法治国若干重大问题的决定》的总体要求，为深入贯彻落实《中共中央办公厅国务院办公厅印发〈关于加强和改进新形势下档案工作的意见〉的通知》（中办发〔2014〕15号）和《中共陕西省委办公厅、陕西省人民政府办公厅印发〈关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见〉》（陕办发〔2015〕5号）的精神，依据我校教育事业发展规划中关于档案事业“十三五”规划的目标要求，在广泛征求意见的基础上，我校制定了《关于加强和改进新时期档案工作的实施意见》。经校长办公会议和党委会议研究同意，予以下发执行。

《实施意见》共分为提高认识，加强领导，充分认识档案工作的重要意义，进一步完善档案工作体制机制；打好基础，强化管理，建立健全多领域全覆盖的档案资源体系；创新服务，提升水平，建立健全全方位多层次方便人民群众的档案利用体系；加强建设，夯实基础，进一步构建档案科学安全防护体系；加大力度，切实保障学校档案事业科学发展共五个部分，二十八项内容，对加强和改进新时期档案工作提出了原则意见。

高校档案记载学校发展的真实面貌和历史过程，客观全面反映学校人才培养、科学研究、服务社会和文化传承创新的各个环节，是高等学校发展中的基础性工作之一，我校《实施意见》的发布，对做好新形势下我校档案工作，对推进学校各项事业的可持续发展具有非常重要的意义。（高建会）

我校荣获2016年度全省教育志鉴编纂工作先进单位

陕西省教育厅2016年12月26日发出《关于表彰2016年度教育志鉴编纂工作优先进单位和先进个人的通知》（陕教志办〔2016〕12号），我校荣获2016年度全省教育志鉴编纂工作先进单位，档案馆高建会荣获先进个人。据悉，全省教育系统共有49个单位获得先进单位荣誉称号，67名教育志鉴编纂工作人员获得先进个人荣誉称号。

2016年，我校志鉴编纂工作取得了一系列成绩。一是完成了《陕西教育年鉴》（2016卷）、《陕西工业与信息化年鉴》和《陕西教育年鉴》学校“十二五”成就彩版等的文字与图片供稿。完成了学校《年鉴》（2016卷）编纂，63万字，370幅图片，编纂内容承前启后，日臻完善。完成了校史馆内容更新。二是完成学校校史馆成果展室更新补充与完善。完成学校校史馆教学单位展墙版面内容的更新。三是完成学校《教育教学编研材料1978-2015年》共计10.7万字。四是完成了建校以来学校《优秀教材、部委级规划教材、出版教材、译著、专著目录汇编》共计2.3万字。五是完成了三个专题的学校《荣誉集》数字化编纂任务。包括学校《2011-2015年荣誉集（证书）》共计8.3万字。建校以来学校《科技成果奖荣誉集（证书）》和《教育教学成果奖荣誉集（证书）》的数字化和展示、共享平台发布等任务。六是完成学校《2011-2015年大事记汇编》28.4万字。七是完成了学校《百年记事》的校对修改补充和重印。（张海轩）

档案馆召开2017年档案工作务虚会

1月3日下午，档案馆在金花校区召开2017年档案工作务虚会。会议的主题是：深入学习贯彻落实我校《关于加强和改进新时期档案工作的实施意见》，以迎接陕西高校档案检查为契机，促进我校档案工作迈上新台阶。档案馆馆长高建会主持会议，全体职工参加。

会上，首先学习讨论了2017年档案馆工作打算，重点围绕以下内容进行学习讨论和安排动员。

一是认真学习落实我校《关于加强和改进新时期档案工作的实施意见》（西工程大党字〔2016〕70号）精神，分解目标任务，明确牵头和责任单位，逐步推进各项任务扎实逐项到位。

二是根据《陕西省教育厅对全省普通高等学校档案工作进行检查的通知》精神，做好我校档案工作自查和准备工作，及时上报自查报告等材料。做好迎接检查组实际到校检查的各项准备和整改工作。

三是做好专兼职档案员的学习培训，重点将学习贯彻落实好我校《关于加强和改进新时期档案工作的实施意见》与迎接全省高校档案工作检查紧密结合，在促进建设、促进整改、促进档案资源利用和服务上下功夫。

四是做好档案资源利用开发，在志鉴编纂和专题编研上取得新成果，为教育教学和科技服务、文化建设与传承、迎接学校建校40周年做出新成绩。

五是丰富内容，及时充实校史馆、博物馆展示的成果内容，特别是对体现提升学校办学实力、办学特色、办学优势、育人特点、教学科研成果、服务社会等方面的内容，要及时联系相关部门，进行数字化和立卷归档工作，使档案资源及时有效地为学校发展需要服务。（高建会）

档案馆组织学习落实我校“追赶超越”务虚会会议精神

根据我校2017年寒假工作务虚会的相关要求，档案馆于2月26日下午在金花校区召开全体职工学习工作会，档案馆馆长高建会传达了我校2017年寒假工作务虚会的相关精神，就学校“追赶超越”实施方案、两校区布局优化调整、学院学科专业布局调整、学校考核制度改革以及学校党政2017年工作要点、刘江南书记讲话精神做了重点学习解读。并就开展学习讨论，拟定西安工程大学档案工作“追赶超越”实施方案等工作任务进行了说明。此前，档案馆已经将学校务虚会议材料发放到全体职工手中，将个体学习理解和集体学习解读相结合，将学校整体“追赶超越”和学校档案事业发展相结合，要求制定好我校档案事业“追赶超越”实施方案，制定好档案馆2017年工作计划。

通过深入学习和讨论，大家认为，我校“追赶超越”实施方案切合实际，符合以习近平总书记为核心的党中央的总体要求，符合陕西省建设科教大省的要求，符合“四个一流”建设的目标要求，催人奋进。大家表示，一定要将思想认识统一到发展改革的大局上来，主动学习，积极应对，增强实力。要以迎接陕西省教育厅对我校档案工作检查为契机，深入贯彻落实我校《关于加强和改进新时期档案工作的实施意见》，细化目标任务，层层抓好落实，制定好我校档案事业“追赶超越”实施方案，为我校全面实现“追赶超越”的目标任务，为学校档案事业的发展，做出应有的贡献。（高建会）

副校长吴轩第莅临档案馆检查指导新学期工作

2月26日下午，新学期开学之际，副校长吴轩第来到金花校区档案馆临时办公地点——教学主楼一楼1023室，了解档案馆新学期工作情况，指导工作。

档案馆馆长高建会就新学期档案馆的工作计划进行了简要汇报，以及图书馆楼体施工状况给档案工作带来的不便，表示会克服困难，继续发扬不怕苦不怕累的精神，做好档案工作。

吴轩第鼓舞大家要积极响应学校“追赶超越”的发展战略，将部门中心工作与学校整体发展相结合，认真计划研究，将“追赶超越”的精神落实到今后的工作实践中。吴轩第指出要进一步深化档案数字化工作的推进和实施，加强并完善档案的数字化信息建设，提高档案利用率与服务率，并预祝大家在新学期能够更上一层楼。（李瑛）

我校召开会议安排档案检查工作

3月8日上午，我校在临潼校区22-8二楼会议室召开档案检查工作领导小组会议，安排档案检查工作。副校长吴轩第主持会议，学校档案检查工作领导小组成员党政办公室、组织部、纪委办公室、宣传部、档案馆、人事处、科技处、教务处、国有资产管理处、实验室管理处、财务处、招生就业处、研究生部、国际合作与交流处、网络与信息化管理处、学生工作部（处）、发展规划处、基建处、后勤管理处（集团）等单位负责人参加会议。会议主题是讨论审定《西安工程大学档案工作检查实施方案》，安排明确陕西省教育厅对我校档案工作进行检查的工作任务。

会上，党政办公室副主任刘群力传达了陕西省教育厅《关于对全省普通高校档案工作进行检查的通知》（陕教秘办〔2016〕12号）精神，《通知》指出，省教育厅决定于2017年9月起对各高等学校档案工作进行检查，并组成检查小组，进行实地检查。检查分自查及准备阶段和实施检查阶段，6月20日前对照《通知》要求进行自查，形成《书面报告表》和《自查评分表》上报省教育厅。11月中下旬，检查小组进校，采取听取汇报、查阅资料、现场检查、综合评分的方法开展实地检查。档案馆馆长高建会对《西安工程大学档案工作检查实施方案》及其附件《西安工程大学档案工作检查目标任务分解表》（征求意见稿）进行了解读，就这次检查的特点，主要任务、牵头单位和责任单位的职责任务进行了说明。接着，与会成员进行了讨论。大家表示，一致同意学校《实施方案》并将积极组织开展工作。

吴轩第在讲话中，首先指出了做好档案工作这一经常性、基础性工作的重要性，他指出，从中央到地方再到我校，都出台了加强和改进新形势下档案工作的实施意见等重要文件，要求我们高度重视，细致工作。通过这次检查、梳理，把档案工作做得更好。为此他提出了四点要求，一是各单位、各部门要高度重视，专人负责，定期检查进度进展情况，严格按照时间节点完成任务，当前，要做好档案立卷归档任务自查完善并如期完成。抓紧2016年的材料归档，确保档案完整性，同时，各单位加强与档案馆的联系沟通，按期保质保量完成任务。二是树立大局意识，协作配合，争取最好的检查结果。《任务分解表》明确了牵头单位和责任单位及其职责任务，要认真对待《任务分解表》中量化打分的每1分，把承担的任务完成好。要强化质量意识、责任意识，通过检查，真正把学校昂扬向上的精神状态展现出来。三是办公室和档案馆要加强对档案检查工作的指导，完善措施，采取专兼职培训、深入基层实际指导等，及时解决和反映发现的问题。四是总结经验，不断提高，开展考核评比。目前学校正在“追赶超越”、开展四个“一流”等建设和综合改革，档案工作也要争创一流，通过评比考核，推广经验，表彰先进，促进档案工作进一步科学化、规范化、正规化，真正把中央、省委省政府关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见等文件精神落实好、贯彻好，执行好，齐心协力，共同为学校发展做出新成绩。（张海轩）

陕西省教育厅《关于对全省普通高校档案工作进行检查的通知》

（陕教秘办〔2016〕12号）精神及其对我校检查的安排

为进一步贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发〔2014〕15号）和中共陕西省委办公厅、陕西省人民政府办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》（陕办发〔2015〕5号）及教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局第27号令）（简称“27号令”），推进我省高校依法治档，促进高校档案工作更好的为学校教学、科研等各项工作服务，省教育厅决定于2017年9月起对各高等学校档案工作进行检查。涉及的有关事项通知如下：

一、检查范围：全省各高等学校。

二、检查内容：见《陕西省普通高等学校档案工作检查标准》，即我校任务分解表的全部内容。

三、检查方法及要求

（一）检查采取自查和抽查相结合的方法；

（二）各高等学校应高度重视，主管领导亲自抓，党办、校办和有关部门密切配合，对照《陕西省普通高等学校档案工作检查标准》（文件的附件）严格自查；

（三）省教育厅将根据各高校自查情况，委托省高教档案系统学会组成检查小组，采用听取汇报、查阅资料、现场检查、综合评分相结合的方法进行实地检查；

（四）在检查过程中，各检查小组要对所检查学校写出书面检查报告，并召开分管档案工作的校（院）领导、校（院）主任、档案馆（室）负责人会议，将检查情况反馈学校，肯定成绩，指出问题，并提出改进意见。

四、实施步骤

检查分两个阶段进行：

第一阶段（2016年12月至2017年6月）为自查及准备阶段，由各校对照本通知要求进行自查，形成书面《自查报告表》（附件2）和自查评分表，一式两份（含电子版）于2017年6月20日前分别报送省教育厅档案室和省高教档案系统学会秘书长单位——陕西师范大学档案馆，并就发现问题进行整改，为接受检查做好准备。

第二阶段（2017年9月至12月）为实施检查阶段，检查小组按计划开展实地检查。各组检查结束后一周内，将反馈意见电子版发送省教育厅档案室。

五、检查工作机构

（一）检查工作领导小组：陕西省教育厅组成以教育厅副厅长王紫贵为组长的检查工作领导小组，领导小组下设六个工作组，开展检查工作。

六、我校接受检查的安排

我校将接受第五组的检查。

分为两个阶段接受检查

第一阶段：6月初以前为自查及准备阶段，学校对照本通知要求进行自查，形成书面《自查报告表》和自查评分表，报送

第二阶段：2017年11月13日—24日期间，检查组进校检查。

期间，通过自查，及时进行完善和改正工作。

以上就是文件的的要求和针对我校档案检查的主要内容。

档案馆

2017.3.9

我校印发《西安工程大学档案工作检查实施方案》

3月9日，我校印发《西安工程大学档案工作检查实施方案》（西工程大档字〔2017〕1号），下发校属各单位、各部门，组织实施。

《方案》指出，根据陕西省教育厅《关于对全省普通高校档案工作进行检查的通知》（陕教秘办〔2016〕12号），省教育厅决定于2017年9月起对各高等学校档案工作进行检查，并组成检查小组，进行实地检查。为了认真全面做好档案工作，接受上级检查，根据省教育厅《通知》精神，结合我校实际，特制定本实施方案。

《方案》包括正文和附件《西安工程大学档案工作检查目标任务分解表》。正文部分内容，一是要求高度重视，依法治档，为教学科研等各项工作服务；二是工作机构组成，学校成立档案检查工作领导小组，领导小组下设检查工作办公室，办公室设在学校档案馆，负责检查工作的日常事务。学校档案检查工作领导小组组长为吴轩第副校长，成员为学校保密委员会成员单位和相关处室主要负责人：党政办公室、组织部、纪委办公室、宣传部、档案馆、人事处、科技处、教务处、国有资产管理处、实验室管理处、财务处、招生就业处、研究生部、国际合作与交流处、网络与信息化管理处、学生工作部（处）、发展规划处、基建处、后勤管理处（集团）。检查工作办公室下设档案检查报告工作组、档案材料组、自查专家组、综合工作组，同时要求各单位、各部门成立档案检查工作组，开展工作。三是总体工作安排为五个阶段。第一阶段（2017年3月底前）为档案工作检查启动阶段，第二阶段（2017年6月10日前）为立卷归档材料建设阶段，第三阶段（2017年6月20日前）为自查阶段和自评阶段，第四阶段（2017年11月10日前）为材料完善和专家组进校检查阶段，第五阶段（2018年4月底前）为整改和落实阶段。四是明确了牵头单位和责任单位的职责与任务，五是提出有关要求。《方案》明确了各组的工作职责。

《目标任务分解表》包括三部分，分别是档案工作基本保障（50分）13个检查项目、档案工作重点建设（50分）7个检查项目和各项加分（10分）8个检查项目。《方案》明确了牵头单位和责任单位的具体任务、检查内容、检查依据和标准分值，为实际做好检查工作提供了指南。（档案馆）

副校长吴轩第主持召开分管工作部门新学年工作安排部署会

3月9日上午，副校长吴轩第在金花校区第一会议室主持召开分管工作部门新学年工作安排部署会。网络与信息化管理处、经营性资产公司、校医院、档案馆负责人参加会议。会上，各部门汇报了2017年的主要工作设想，并围绕学校“追赶超越”的总体要求，进行讨论，结合“十三五规划”的贯彻落实，进一步细化了工作目标任务。

吴轩第在讲话中，一是要求所属部门紧紧抓住发展机遇，紧跟高等教育发展大势，鼓足干劲，严格要求，积极做为，做出成绩。二是仔细谋划，抓好落实，理顺关系，拟好方案，逐项推进，按照时间节点保质保量完成任务。三是措施得当，督促检查，沟通协调，提高效率。坚持问题导向，发现问题，及时解决。四是调动广大职工积极性，发挥大家的聪明智慧，依靠和带领广大职工，共同做好各项工作。（高建会）

档案馆编辑完成《档案工作文件汇编》

近日，档案馆编辑完成《档案工作文件汇编》，并上传到学校档案群共享，供全体专兼职档案员学习参考。

《档案工作文件汇编》共收录了七篇重要文件，分别是中共中央办公厅国务院办公厅印发〈关于加强和改进新形势下档案工作的意见〉的通知（中办发〔2014〕15号）；中共陕西省委办公厅、陕西省人民政府办公厅印发〈关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见〉（陕办发〔2015〕5号）；国家档案局关于发布《数字档案室建设指南》的通知（档发〔2014〕4号）；国家档案局印发《关于进一步加强档案安全工作的意见》的通知（档发〔2016〕6号）；陕西省档案局关于转发《国家档案局办公室关于印发〈数字档案室建设评价办法〉的通知》的通知（陕档办发〔2016〕62号）；陕西省教育厅《关于对全省普通高校档案工作进行检查的通知》（陕教秘办〔2016〕12号）（含陕西省普通高等学校档案工作检查标准）；关于印发《西安工程大学关于加强和改进新时期档案工作的实施意见》的通知（西工程大党字〔2016〕70号）。

《档案工作文件汇编》的印发，将为提高我校管档治档水平，做好新形势下的档案工作，特别是做好陕西省教育厅对我校档案工作的全面检查工作，必将提供有力的政策支持和理论保障。（高建会）

学校专兼职档案员学习培训工作会议举行

学校专兼职档案员学习培训工作会议于3月9日下午在临潼校区教学A楼会议室举行，全校各单位、各部门专兼职档案员参加，档案馆馆长高建会主持。

会议组织重点学习了我校《关于加强和改进新时期档案工作的实施意见》和陕西省教育厅《关于对全省普通高校档案工作进行检查的通知》（陕教秘办〔2016〕12号）精神，传达了学校档案检查工作领导小组会议上吴轩第副校长就做好档案检查工作的讲话要求，解读了我校《档案工作检查实施方案》和《目标任务分解表》的内容和任务要求，安排了做好学校2013-2016年度档案材料自查和补充完善工作，就《校属各校属各单位和部门档案检查工作任务和时间安排》内容进行了说明。

会上，印发了《西安工程大学档案工作检查实施方案》及《西安工程大学档案工作检查目标任务分解表》（西工程大档字〔2017〕1号）文件，提供了《校属各单位和部门档案检查工作任务和时间安排》等工作资料。

会前，档案馆将涉及档案建设的有关文件、规范和要求，上传到学校档案群共享，供大家学习理解，指导工作。（张海轩）

校属各单位和部门档案检查工作任务和时间安排（摘录）

陕西省教育厅对我校档案检查的总体安排和任务详见《西安工程大学档案工作检查实施方案》及其附件《西安工程大学档案工作检查目标任务分解表》。（西工程大档字〔2017〕1号）

校属各单位和部门的具体任务和时间安排大体如下：

一、根据《关于做好学校2013-2016年档案材料自查和补充完善工作通知》，落实并上报本单位兼职档案员姓名及联系方式，对接档案馆同志开展立卷归档自查和归档任务。（3月10日前）

二、根据《工作方案》，上报各单位、各部门档案检查工作组成员，包括组长（可以是本单位分管档案工作的处级干部）、成员，联络员，联系方式。部门盖章、负责人签字同意。（3月15日前）

三、立卷归档材料自查并完成归档（主要为两个阶段）

1、2012年以前有未归档的材料，请自查并完成立卷归档。（4月20日前）

2、2013-2015年间的档案材料立卷归档完整性自查并完成。（4月20日前）

3、2016年的档案材料立卷归档并保证完整性，按照档案馆的安排正常立卷归档。（6月5日前）

4、办法：自查的同时，与档案馆同志共同核查立卷归档的完整性，做到应归尽归，一一对应（档案系统目录和档案材料，包括实物档案等）。

四、材料与自查自评（5月底前）

关键是部门立卷归档，保证档案材料完整性，最终生成大类目录和全总目录。

1、按照《任务分解表》所承担任务，完成支撑材料、档案材料、综述材料，交给牵头单位（或者按照牵头单位要求完成）。

2、按照《任务分解表》所列的内容，完成承担的具体任务。

3、牵头单位有两个层面的任务，一是本单位的自查任务，二是作为牵头单位所承担的任务。

4、牵头单位和责任单位的职责与任务见《工作方案》的第四部分。

五、自评情况简要报告（6月10日前）

包括的内容为：

1、总体情况：是否成立了检查组，明确了责任人；是否动员、召开会议安排、布置开展自评检查。

2、自查情况：重点说明完整性，是不是全部立卷归档。（没有归档的材料列出目录，说明原因和归档计划措施）

3、效果：对照《任务分解表》的内容，可以列举典型事例加以分析说明。

4、存在问题和建议意见，需要解决的问题。

5、领导签字、部门盖章，上交到办公室。

六、以上材料，在进行汇总、提炼后补充学校报告和材料。（6月12日前）

七、材料完善和专家组进校检查阶段（11月10日前）

根据具体需要安排，期间，主要是查缺补漏，补充完善支撑材料。

八、检查工作结束后，学校在积极落实整改的同时，将组织评选在档案建设和检查工作中做出突出成绩的先进集体和先进工作者，并进行表彰奖励。

近几年立卷归档完整性、这次档案检查工作中的自查情况、上交材料情况（包括时间和质量）都将作为重要考核内容，办公室将台账式记录管理，作为重要依据。

以上内容，仅供参考，最终以学校安排为准。

（档案馆整理）

2017.3.9

档案馆专题安排迎接省教育厅档案检查的工作任务

3月13日上午，档案馆在金花校区办公室召开全体成员会议，专题安排迎接省教育厅档案检查的工作任务。档案馆馆长高建会主持。

会上，首先传达学习了中央、省委省政府和我校关于加强和改进新时期档案工作的实施意见的文件精神，深刻领会陕西省教育厅《关于对全省普通高校档案工作进行检查的通知》（陕教秘办〔2016〕12号）精神及其对我校检查的安排和任务。二是传达了我校召开会议安排档案检查工作情况和学校主管领导要求深入细致做好档案检查工作的讲话精神。三是细化分解明确了《档案馆迎接省教育厅档案检查的工作任务》。四是明确了档案馆成员的任务分工。五是讨论解读了学校《档案工作检查目标任务分解表》检查内容的内涵。六是就全面做好学校档案检查工作提出了相关要求。

大家表示，要积极主动作为，按照教育厅和学校《方案》部署要求，扎扎实实，逐项推进，细致工作，为学校档案检查工作取得新成绩做出新贡献。

（档案馆）

牵头单位和责任单位的职责与任务

详见《西安工程大学档案工作检查目标任务分解表》。

（一）牵头单位

1. 检查材料。按时间、按要求完成《目标任务分解表》中要求的支撑材料、档案材料，并按材料明细要求分装材料盒。

2. 对责任单位提供的材料进行检查验收，督促整改，保证符合检查要求。

3. 撰写《目标任务分解表》中负责内容的综述材料，并进行自评打分，填报打分表，上报到办公室。

4. 定期向办公室上报档案工作检查进展情况。

5. 配合办公室做好检查准备及其检查期间的一系列工作。

（二）责任单位

1. 检查材料。按时间、按要求完成《目标任务分解表》中要求的支撑材料、档案材料，并按材料明细要求装袋，交给并接受牵头单位的检查验收，保证符合检查规范和要求。

2. 自查并检查完善近年本单位档案立卷归档情况，保证本单位档案全部归档，确保档案完整性。

3. 提交本单位档案检查工作的进展情况，按时间、按要求完成全部检查任务。

4. 按照办公室要求，做好检查准备及检查期间的一系列工作。

（档案馆摘录）

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