一、整理单位

（一）本部门的发文

（二）各类研究生招生计划、录取名册

（三）授予博士硕士学位统计、登记表

授予博士硕士学位统计、登记表立为一卷；

（四）研究生毕（结）业审批材料、学位授予材料与论文

博士、硕士研究生以个人为单位，毕（结）业审批材料、学位授予材料与论文分别立卷；

二、文件材料排列顺序

（一）授予博士硕士学位统计、登记表排列顺序

按照授予博士硕士学位统计表、授予博士学位登记表、授予硕士学位登记表

（在职研究生、学位研究生等分别集中在一起）；

（二）博士、硕士研究生毕（结）业审批材料、学位授予材料排列顺序

按照论文摘要、学位申请表、业务鉴定、答辩审批表、论文评语、审查意见书、答辩情况表、论文评审表、记录簿、表决票、答辩决议、毕（结）业审批材料、学位授予材料及其他重要材料顺序排列；

三、检查与编写页号

（一）立卷前检查：核准研究生人数，检查审批手续是否完备，归档材料是否齐全，排列顺序是否正确；

（二）编写页号：凡有文字的页面都需用打号机依次打页号。正面打在右下脚距边20mm处，背面打在左下脚距边20mm处。

五、卷内目录及备考表的填写要求

（一）博士、硕士研究生档案卷内目录填写的主要内容：

1、序号：卷内排列材料的顺序号。一份材料一个序号，从1开始；

2、文件作者：研究生部；

3、文件标题：各材料的名称；

4、文件日期：各材料的形成日期；

5、文件所在页号：各材料首页的页号。

6、备注：需要说明的问题(如:附光盘、软盘等)。

（二）备考表填写的主要内容：

1、机关名称：西安工程科技学院；

2、组织单位名称：研究生部；

3、本卷内文件共 张：本卷的总页数；

4、说明：需要说明的问题；

5、立卷人：组织研究生档案的人员；

6、检查人：各部门主管。

六、装订

（一）博士、硕士研究生毕（结）业审批材料、学位授予材料等的装订：

去掉材料上的大头针、曲别针、订书针等金属物，按卷内目录、博士、硕士研究生文件排列顺序、备考表顺序排列，以左下方对齐，交综合档案室三点一线装订（塑料热装订的可二点），线在背面打结。

（二）博士、硕士研究生论文的装订：

纸张规格A₄，采用无线胶粘装订。

                                         综合档案室

                                         2009-4-28