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西安工程大学档案馆有关档案查询与盖章的补充规定
2014-07-11 00:00 佚名  档案馆 审核人:

根据学校实际和档案管理利用的现状,现就档案查询利用与盖章的有关事项作出如下补充规定。

一、基本原则

1、档案查询利用者原则上为学校职能部门委派的正式职工或者是和学校签订有劳动关系的职工。查询者需主动出示工作证件。

2、查询利用者需提供由部门领导签字并盖章的申请单,申请单需要注明查询内容、用途。需要加盖档案馆印章的必须填写盖章理由,履行审批程序后执行。

3、原则上不得跨部门、跨职责范围查询档案。凡是学校统一安排的项目查询,按照学校统一部署,由档案馆专门安排进行。

4、不论档案立卷由哪一个部门完成,档案馆只对接主管职能部门的查询申请。其他部门及个人如果有查询要求,请向主管职能部门提出查询申请,职能部门批准后,再提交给档案馆,按照程序办理。

5、查询登记时,签名必须为档案查询利用者本人,不得代签或者冒名顶替。

6、校内查询利用的档案资料,一律不盖印章。需要加盖印章的,按照加盖印章的程序办理。

7、严禁以任何理由,向个人或者组织提供查询不适于本人、或者超出本人利用范围、或者损坏学校权益的档案资料。

二、特别对艺术工程学院形成档案查询的规定

1、以上基本原则都适用于对艺术工程学院形成档案的查询利用。

2、凡是查询涉及艺术工程学院形成档案中有关人、财、物、构筑物、建筑物、动产、不动产、资产、财务、涉及2方以上组织利益等的档案资料,必须由学院提出上述申请、学院盖章、学院主要负责人签名,提交档案馆进行审批,决定是否履行查询利用程序。

3、虽然艺术工程学院的档案资料是由该学院立卷,按照学校管理要求和职能范围,该学院查询利用涉及本学院的档案资料,也要向学校职能部门提出申请,职能部门批准后,再提交给档案馆,按照程序办理。

三、加盖印章的程序办理

1、查询利用的档案资料,需要加盖档案馆印章的,需要注明详细用途,由档案馆履行审批手续。

2、加盖档案馆印章的程序:首先由档案管理员在查询时进行初审,问清楚是否加盖印章,档案管理员向办公室主任提出是否盖章的建议。再由办公室主任对照借(查)阅档案登记表和原始档案资料,逐一对照进行二次审核,同时填写盖章登记表,报由档案馆馆长审批同意后,方能够盖章。档案馆馆长无法确定的请示学校党政办或者主管校领导决定。

3、对涉及学生学籍、住房交款证明等完全针对个人事项的档案资料,办公室主任审批,可以加盖印章。

四、其他有关事项

1、档案库房为重要的涉密要害部位,非档案馆工作人员,未经允许,一律不得进入档案库房。

2、凡是委托查询个人档案事项(如学籍、学历、科研项目等)的,查询者要出具本人有效证件原件、委托人委托书及有效证件复印件。委托查询档案事宜依此办法执行。

3、档案馆印章对外具有法律效益,日常管理由办公室负责。一定要严格规范,高度负责,认真审查查档利用者所持《西安工程大学利用档案审批单》审批手序齐全,把好关口。

4、全体档案管理工作者,要提高思想认识,及时了解熟悉学校有关的政策措施,做好档案管理利用查询工作,为学校又好又快发展做出应有的贡献。

档案馆

2014.7.7

西安工程大学利用档案审批单

申请利用内容

申请利用用途

是否盖章及其理由

档案所属年度

档案编号

利用方式

[ ]调阅

[ ]复印

[ ]其他

利用单位(盖章)

负责人意见(签字)

申请人

(签字)

主管职能单位(盖章) 负责人意见(签字)

档案馆负责人

审批意见

签字:

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