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对我校档案工作进行自查和集中检查的安排
2017-05-26 14:27   审核人:

西工程大档字〔20172              签发人:吴轩第

对我校档案工作进行自查和集中检查的安排

校属各单位、各部门:

   根据陕西省教育厅对我校档案检查的总体安排和我校《档案工作检查实施方案》及其《档案工作检查目标任务分解表》的要求,现对我校档案工作自查和集中检查的安排如下。    

   一、各单位、各部门进行自查的内容、要求和时间安排

   (一)本单位落实并上报兼职档案员,对接档案馆同志开展立卷归档自查和归档任务。(3月10日前完成)

   (二)上报了本单位档案检查工作组成员,并明确了职责任务。(3月15日前完成)

   (三)自查立卷归档材料并完成归档(主要为两个阶段)

   1. 2012年以前有未归档的材料,请自查并完成立卷归档。(4月20日前完成)

   2. 2013-2015年间的档案材料立卷归档完整性自查并完成。(4月20日前完成)

   3. 2016年的应归案材料预立卷并保证完整性。按期正常立卷归档。(6月5日前完成)

   4. 在自查的同时,与档案馆同志共同核查立卷归档的完整性,做到应归尽归,一一对应(档案系统目录和档案材料,包括实物档案等保持完整,要求完全一致)。

   (四)材料与自查自评(5月底前完成)

   1. 按照《任务分解表》所承担任务,完成支撑材料、档案材料、综述材料,交给牵头单位(或者按照牵头单位要求完成)。

   2. 按照《任务分解表》所列的内容,完成承担的具体任务。

   3. 牵头单位有两个层面的任务,一是本单位的自查任务,二是作为牵头单位所承担的任务。

   4. 牵头单位和责任单位的职责与任务见《工作方案》的第四部分。

   (五)自评情况简要报告(6月10日前完成)

自评情况简要报告包括的内容为:

   1. 总体情况:是否成立了检查组,明确了责任人;是否动员、召开会议安排、布置开展自评检查。

   2. 自查情况:重点说明完整性,是不是全部立卷归档。(没有归档的材料列出目录,说明原因和归档计划措施)

   3. 效果:对照《任务分解表》的内容,可以列举典型事例加以分析说明。

   4. 存在问题和建议意见,需要解决的问题。

   5. 领导签字、部门盖章,上交到办公室。

   二、学校进行集中检查的安排

   学校成立以主管档案工作校领导为组长的检查组,由档案馆专家馆员、党政办公室和档案馆负责人为各检查小组组长,开展集中检查。

   重点检查各单位、部门立卷归档的完整性,核查2016年以前的档案是否全部立卷归档。

   (一)检查组组成

   组长:吴轩第  副校长

   检查小组组长:高建会   殷永建   席天良    梁维国

                 许今燕

   成员:学校各单位、部门负责档案工作的处级干部、兼职档案员;档案馆全体成员

   检查组分组情况和安排由学校档案检查工作领导小组办公室(档案馆)单独另发。

   (二)检查的主要内容

   1. 核查2016年及以前的立卷归档档案卷内目录是否完整。

2. 馆藏档案案卷目录和全引目录的完整性(目录和档案内容一致。无错别字等相关情况。)

3. 对照目录,检查抽查档案实体是否完整归档;档案管理系统(南大之星档案管理系统)检索结果和档案实体、目录等保持一致。

   4. 实际归档的档案资料,是否存在不合格、不清晰、不规范、无落款、无日期、无印章、破损的现象。

   5. 数字化档案建设情况:包括目录和数字化档案信息的核实结果。检查组现场实时随机检索验证其真实性和工作服务效率。

6. 档案集中保存情况、馆藏档案案卷目录和全引目录纸质版和电子版、档案库房温湿度计使用记录及其温湿度调整记录、消防设施(干粉灭火器)配备情况、档案查询记录、档案利用记录等原始材料。(此项目只适用对档案馆的检查)

   7. 《任务书》中涉及的其他内容。

   (三)检查方式

   检查小组成员全部参加,档案馆成员负责通知各单位和部门。各组组长主持,集中共同进行检查。

   1. 听取相关单位和部门自查情况和结果汇报。自查情况和结果汇报的提纲按照上述(见:各单位、各部门自查的内容、要求和时间安排)要求进行,简明扼要,直述结果最好。

   2. 实际检查、抽查。按照上述检查的主要内容,进行实际查看、检查、验证。

   3. 接受询问、质询、建议和意见。检查过程中,检查组成员会随时进行询问和质询,所检查部门负责人、兼职档案员要认真回答,对发现的问题,要立行立改。对需要整改的,在规定时间内必须完成整改任务。

   4. 填写检查结果记录表

   检查结束后,检查组成员要分部门认真填写检查结果记录表,组长签名后交给每个小组档案馆成员,检查结果将做为整改的重要依据。

   5. 集中检查将在5月31日至6月7日之间进行,6月10日之前完成相关完善工作任务,具体由各组档案馆成员通知。

   三、有关要求

   (一)自查和集中检查,是迎接陕西省教育厅对我校档案工作检查的重要环节,是坚持问题导向,促进建设、促进管理、促进整改的必需环节,各单位和部门要高度重视,扎扎实实,按时完成自查和集中检查的各项任务。

   (二)要落实好责任制,做好档案事业这一基础性工作。各单位档案工作负责人和兼职档案员要以追赶超越的目标要求,全力以赴,团结一致,克服困难,共同做好自查和检查环节的各项任务。

   (三)及时整改。对检查中发现的问题,要采取有效措施,在暑假到来前,整改到位。以优异成绩,迎接陕西省教育厅对我校档案事业的大检查,力争取得新成绩。

   (四)西安工程大学档案工作集中检查安排表(教学单位)、西安工程大学档案工作集中检查安排表(机关单位)、西安工程大学档案检查结果记录表,由档案馆单独另发。

                     西安工程大学

2017年5月26日

 抄送:校领导

   发:校属各单位、各部门                           档(二)

 西安工程大学党政办公室                  2017年5月26日印发

 打印:吴  静            校对:刘  清              共印70份

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